行った操作と表示された結果を伝える
問題が起きる前に何をしていたかをお知らせください。例えば、ある期間のレポートを開いたところ、想定と異なる数値が表示されたという説明です。対象の操作と結果が分かると、調べる範囲を絞りやすくなります。
担当者が操作手順や想定していた結果を確認します。画面やメッセージも必要に応じて使います。報告を完成させるためだけに、不慣れな操作を繰り返す必要はありません。その後の確認は担当者と相談しながら進めます。
HRISの問題を調べるために必要な情報
具体的な説明があれば、サポート担当者は確認すべき箇所を把握しやすくなります。ただし、利用者が専門用語を覚えたり、原因を突き止めたりする必要はありません。Sigma Solusi Informatikaは、実際の業務例から状況を整理します。分かる範囲の情報から調査を始め、必要な内容を一緒に確認します。
業務への影響を伝える
一件の申請だけでなく、多くの利用者が使う業務に影響する問題もあります。進められない仕事や、給与計算などの期限をお知らせください。担当者が実際の業務状況を把握するために役立ちます。
アプリケーションスペシャリストが影響範囲と必要な対応を整理します。メニュー名だけでなく、利用時の状況も確認します。上位担当者へ引き継ぐ場合も、業務への影響を共有して対応を調整します。
解決を確認するまで状況を共有する
調査が始まった後に、追加情報が必要になることがあります。同じ操作例を使うと、双方が同じ状況を確認できます。案内や修正の後は、担当者の説明に沿って元の作業を再度試します。
確認できた内容を踏まえて対応し、お客様と結果を確かめます。問題が残っている場合は調査を続け、必要に応じて上位担当者へ引き継ぎます。問い合わせを受け付けるだけでなく、解決まで支援します。
実際の結果と想定した結果を分けて説明する
行った操作、表示された内容、社内手順ではどうなるはずだったかをお知らせください。例えば、申請を送ったのに承認先の上司に表示されないという状況です。原因がデータ、設定、アプリケーションのどれにあるかを判断してから相談する必要はありません。
専用WhatsApp番号やサポートグループから、アプリケーションスペシャリストにご連絡いただけます。状況を調べ、対応し、作業を再開できるかを一緒に確認します。Sigma HRIS・Forte HRISでは、問題が解決するまで支援することをお約束しています。
Sigma Solusi Informatikaは、Sigma HRIS・Forte HRISのお客様と問題を調べ、結果を確認するまで対応します。返信しただけで解決済みにはしません。専任担当者やサポートチームと問題解決の進捗確認を行えます。
HRISの不具合・操作相談に関するよくある質問
問い合わせ前に技術報告書を用意する必要はありますか？
いいえ。行っていた作業と起きた現象をお知らせください。担当者が必要な情報を一緒に整理します。
最初の確認にはどのような情報が役立ちますか？
実行した操作、表示された結果、想定していた結果、業務への影響をお知らせください。
スクリーンショットは必須ですか？
いいえ。メニュー名、操作手順、結果を説明いただくだけでも相談できます。エラーメッセージや想定と異なる数値がある場合は、その画面があると状況を把握しやすくなります。
影響を受ける業務の期限も伝えた方がよいですか？
はい。例えば、当日中に終える給与計算が進められない場合は、その旨をお知らせください。影響を把握し、関係者と対応を調整するために役立ちます。
問題が毎回起きるわけではない場合はどうしますか？
いつ、どのような状況で起きたかをお知らせください。具体例を確認し、必要な追加情報を伺います。
案内や修正を受けた後は何を確認しますか？
担当者と実際の結果を確認します。問題が残っていれば、解決するまで調査と対応を続けます。
具体的な操作例を添えてご相談ください
行った操作、表示された結果、進められない業務をサポート窓口へお知らせください。技術的な調査とその後の対応は当社チームが支援します。