打刻記録と確認済みの集計を区別
端末のファイルには打刻時刻が記録され、人事の集計表には勤務予定と照合した結果が含まれる場合があります。両者を同じものとして扱うと処理結果に差が出ます。確認済みの内容と、まだ集計が必要な内容を区別します。
チームがサンプルを確認し、必要な形式をご案内します。会社側では取得元と修正状況をご確認ください。ファイルをただ集めるのではなく、データの種類を明確にすることで準備を早く進められます。
HRIS の切り替えに向けた勤怠データ準備
勤怠データの取得元には、端末、アプリケーション、人事部門で確認済みの集計表などがあります。それぞれに含まれる情報は異なります。出勤時刻だけの記録と、勤務予定や修正を反映した結果は同じではありません。Sigma Solusi Informatika が違いを整理し、新システムで必要なデータの準備を支援します。
従業員番号と対象期間を照合
端末に登録された従業員 ID が、人事部門の番号と異なる場合があります。記録を正しい従業員に結び付けるため、対応を確認します。準備中も旧システムに記録が増える場合は、どの期間まで移すかも重要です。
チームが番号の対応と対象期間を確認します。以後のデータを継続して受け取るための同期は、過去データの移行とは別に検討します。端末ごとの接続方法や形式を確認し、移行後に記録を取得する方法を明確にします。
給与計算前に勤怠集計を確認
サンプルの勤怠を、関連する勤務予定や修正内容と照合します。日付をまたぐ夜勤や勤務地の変更がある従業員は、特に確認が必要です。件数が合っているだけで正しい結果と判断しないようにします。
チームが結果の確認と、見つかった差の調査を支援します。勤怠が給与に影響する場合は、確認済みの状態のデータを使います。共通の理解をもとに、人事部門が次の業務へ進めるよう支えます。
夜勤と後から届く記録を確認
夜に出勤し、翌日に退勤する従業員の例を使って確認します。二つの打刻が正しい一勤務として扱われるかを見ます。最初のデータ取得後に届く記録も、漏れや重複を防げるよう取り込み方法を決めます。
取得元の確認から結果の検証まで支援するため、人事部門が技術要件を推測する必要はありません。運用に必要な期間のデータを整理して準備します。切り替え後も、継続的なデータ連携や操作上の相談を Sigma と進められます。
Sigma Solusi Informatika は Sigma HRIS または Forte HRIS への勤怠移行を支援し、今後の取得元も一緒に確認します。既存端末を使い続ける場合は、機種に応じて勤怠端末との連携を検討します。給与計算に使う集計を人事担当者が確認する際も、支援を続けます。
勤怠データの移行に関するよくある質問
勤怠端末のデータを移行元にできますか？
出力データのサンプルをもとに検討できます。まず形式、従業員番号、利用目的を確認します。
打刻記録と勤怠の集計結果は同じですか？
必ずしも同じではありません。集計結果には勤務予定や修正が反映されている一方、端末の記録には打刻時刻だけが含まれる場合があります。
端末の従業員 ID と HRIS の番号が違う場合はどうしますか？
チームが端末の従業員 ID と HRIS の従業員番号を照合します。人事担当者が対応を確認してから勤怠記録を移します。
データを移すと、端末も継続して接続されますか？
いいえ。過去のデータ移行と継続的な同期は別の作業です。端末の対応状況や接続方法を確認する必要があります。
切り替え準備中に追加された記録はどう扱いますか？
最初に移す期間と、その後の記録を取り込む方法を決めます。漏れや二重登録を防ぐための確認です。
給与計算に使う前に結果を確認しますか？
はい。勤怠が給与計算の基になる場合は、処理前に集計結果と確認状況を一緒にチェックします。
切り替え前に勤怠履歴を準備
勤怠の取得元、必要な期間、集計のサンプルをお知らせください。端末の打刻、修正済みの結果、給与計算に使うデータを一緒に整理します。