残業申請の計画と理由
日付、業務内容、対象となる従業員を明記します。 事前の情報は、上司が申請の必要性を理解するのに役立ちます。
残業管理システム
Sigma HRISまたはForte HRISを使用して、給与計算に向けた従業員の残業申請と実績を管理します。 給与計算チームが確定データを使用できるよう、業務内容、実施時間、承認状況を記録します。
給与計算に向けた残業申請と実績データの管理
退社時間が遅いという記録が、必ずしも承認された残業を意味するわけではありません。 人事部門は、給与計算用データを準備する前に、勤務スケジュール、申請内容、実施時間、上司の判断を把握する必要があります。
上司による承認
誰が承認権限を持つかを決定します。 人事部門が処理可能な申請を把握できるよう、判断基準を明確にする必要があります。
実施された残業時間
申請した時間と実際に働いた時間を比較します。差がある場合に誰が確認するかも決めておきましょう。
給与計算用残業データ
給与計算に向けて、確認済みのデータを用意します。 計算ルールは、適用される規定および社内方針に従う必要があります。
残業の計画と実績の差異を確認する
例えば、作業が予定より早く終了し、残業計画が変更される場合があります。 単に当初の計画に基づくデータを使用するのではなく、申請内容と実施状況の情報を照合して確認する必要があります。
残業のワークフローや、人事担当者がその結果を確認する手順の例をご用意ください。 当社のチームが、アプリケーションの設定や、スケジュール・勤怠・給与計算との連携について検討をサポートします。
勤務シフト管理
従業員の勤怠を確認する際は、勤務スケジュールとシフトを出退勤時刻の基準として使用します。
勤怠レポート
確認した勤怠データを勤怠レポートにまとめ、人事業務や給与計算の準備に活用します。
残業計画と実際の労働時間を比較する
残業申請には予定している業務と時間を、実績には実際に行った内容を記録します。予定と実際の時間が異なることもあるため、給与計算の前に人事担当者と上司が理由、時間、承認状況を確認する必要があります。関連情報をまとめておくと、確定した時間と、まだ確認が必要な記録を区別しやすくなります。
残業が必要になる理由には、締め切りや業務量の増加、通常の勤務時間内に終えられない作業などがあります。申請時に理由と予定業務を記録し、実績と照合できるようにしましょう。残業管理システムは、こうした情報と承認状況を整理するのに役立ちます。残業が続く場合も、合計時間だけで判断せず、記録の背景を確認しながら業務分担や人員配置を検討できます。
申請者と承認者が、同じ基準で残業時間を確認できることも大切です。退勤時刻だけでは、どのような業務を行ったかは分かりません。デモでは予定より早く終わった作業や延長した作業を例に、差をどのように確認するかを見てみましょう。根拠と確認手順が明確であれば、適用される規定に沿って給与データを準備しやすくなり、人事担当者も問い合わせに説明しやすくなります。
残業時間と承認状況の確認
作業が早く終わった場合や延長が必要だった場合は、その理由と実際の時間を確認してから給与計算に反映します。打刻記録だけでなく、業務内容や社内手順もあわせて確認しましょう。デモでは計画と実績が異なる例を使い、修正と確認の流れを見てみてください。
給与担当者へ渡す前に、残業時間と承認状況を確認します。承認待ちの申請は、確定済みの記録と分けて管理しましょう。デモには予定どおりの事例と時間が変わった事例を用意すると、誰が差を確認し、いつ給与計算に使える状態になるかを具体的に相談できます。
残業管理についてSigma Solusi Informatikaにご相談ください。Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドで利用できます。申請例や現在の確認手順をもとに、実際の業務に沿ったデモを行います。データの準備と設定から導入後の運用までサポートします。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
残業管理に関するよくある質問
定時を過ぎて退社した場合、常に残業として計算されますか？
必ずしもそうではありません。 人事担当者は、退社時刻を勤務スケジュール、残業申請、および承認状況と照合する必要があります。 給与計算に使用されるデータは、適用される規定に基づいて処理されます。
相談の際に準備すべきことは何ですか？
残業のワークフローや、人事担当者がその結果を確認する手順の例をご用意ください。 当社のチームが、アプリケーションの設定や、スケジュール・勤怠・給与計算との連携について検討をサポートします。
Sigma HRISとForte HRISのどちらを選ぶべきですか？
Sigma HRISはオンプレミスおよびプライベートクラウドでの導入が可能です。 Forte HRISはクラウドベースです。 企業のニーズやITポリシーに合わせて選択でき、相談やデモの際には当社チームがサポートいたします。
残業の「計画」と「実績」の違いは何ですか？
「計画」は申請された業務内容や時間を指します。 「実績」は、給与計算に使用する前に、実際の実施状況や承認内容と照らし合わせて確認する必要があります。
残業処理の際、なぜ勤務スケジュールや勤務日を確認する必要があるのですか？
人事部門は、残業が所定労働時間外に行われたのか、あるいは休日に行われたのかを把握する必要があります。 計算設定は、適用される規定や社内プロセスに従う必要があります。
給与計算処理の時点で未承認の残業がある場合、どのように対応しますか？
期限とフォローアップの担当者を決定してください。 承認待ちのデータと確定データを混在させないようにします。