レポートで知りたいことを決める
「従業員数」にもさまざまな意味があります。人事は現在の配置を知りたくても、経営側は期間ごとの比較を求めるかもしれません。定義が一致していないと、数値自体が正しくても受け取り方が異なります。
目的、利用者、期間、集計単位を確認します。形式の例や、レポートを使って判断したいことをお知らせください。その目的に合う列と絞り込み条件を選びます。
日々の業務に使いやすいHRISレポートへ
必要なのはレポートの数ではなく、特定の情報であることがあります。その情報がそろえば、複数のファイルを加工し直す作業を減らせます。まず何を確認したいかを明らかにし、既存設定を活用して、必要な追加開発の優先順位を決めます。
数値の元データと意味を明確にする
レポートは、記録され、継続して更新される情報に基づきます。例えば部門別集計には、正確な従業員配置が必要です。元データが古いままでは、見た目を変えても情報は正確になりません。
利用者と元データや計算ルールを確認します。在籍状態の定義、基準日、例外をそろえ、結果を説明できるようにします。誰に表示するかも、役割とアクセス権限に合わせます。
業務に合う詳しさで表示
ダッシュボードは全体を把握するために、詳細レポートは個別の記録を調べるために使います。概要を見る場面と内訳を確認する場面を分け、一つの集計値だけで判断しないようにします。
まず既存のレポート設定を確認します。必要な表示や計算に対応していない場合は、追加開発を検討できます。日常業務で使う前に、サンプル結果を元データと照合します。
グラフを選ぶ前に数値の定義をそろえる
ダッシュボードは重要な情報をまとめた画面です。グラフを選ぶ前に、数値の意味を確認します。月末時点の在籍人数と、その月に一度でも在籍した人の総数は異なります。基準日と対象の状態を決め、人事と経営側の読み取り方をそろえます。
毎回加工し直しているレポートや、まだ得られない情報をお知らせください。設定と追加開発を検討し、読みやすく、数値を検証でき、人事と経営の業務に役立つレポートを目指します。
Sigma Solusi Informatikaは、会社が知りたい情報に合わせてSigma HRIS・Forte HRISのレポートを確認します。切り替えの検討では、旧システムの形式も参考にできます。人事・給与レポートの活用研修で結果の読み方を学び、利用後の疑問もサポートへ相談できます。
HRISレポート・ダッシュボードの調整に関するよくある質問
レポートの形式は調整できますか？
既存の設定で必要な形式に対応できるかを確認します。足りない部分は追加開発を検討できます。
相談前に何を用意すればよいですか？
レポートの例と、利用者、目的、必要な列、絞り込み条件、対象期間をお知らせください。
ダッシュボードがあれば詳細レポートは不要ですか？
いいえ。ダッシュボードは拠点別の人数などをまとめて示します。集計に含まれた従業員を確認するには、詳細レポートが必要です。
必要な元データがまだない場合はどうしますか？
どこから情報を取得し、どのように記録するかを先に決めてから、レポートを計画します。
数値が正しいかはどう確認しますか？
合意した期間、在籍状態、計算ルールを使い、サンプル結果と元データを照合します。
アクセス権限も確認しますか？
はい。レポートやダッシュボードを使う人の業務と権限に合わせて、表示内容を確認します。
知りたい情報に合わせてレポートを整える
レポートの例、必要な列と期間、判断に使いたい内容をお知らせください。元データ、設定、追加開発の要否を確認します。