現在の業務を具体例で確認
勤怠集計に時間がかかる場合は、原因を詳しく確認します。複数拠点からデータが届くのか、修正が承認待ちなのか、拠点ごとに形式が違うのか。状況によって必要な対応は異なり、メニューを一つ追加するだけでは解決しないことがあります。
データの出所、作業の順番、必要な結果を一緒に見ていきます。レポートの例や、一期間の処理方法をお聞かせください。給与計算に使う前に誰が勤怠修正を確認するかなど、具体的な条件として整理できます。
日々の業務からHRISの要件を明確にする
要件整理は、アプリケーションで何を実現するかを明確にする作業です。「機能が充実したシステムが欲しい」だけでは、設定の基準として具体性が足りません。業務の流れ、関係者、困っていることを説明すると、必要な条件が見えてきます。当社はさまざまな企業への導入経験を生かし、数時間で要件を整理する支援を行います。
社内ルールと判断する担当者を確認
似た業務でも、会社によってルールは異なります。休暇申請、残業、給与項目の変更には、指定された担当者の承認が必要な場合があります。権限が曖昧だと、実際の業務ではなく推測に基づいて設定してしまうおそれがあります。
現行ルール、利用者、よくある例外を確認します。ルールを確定できる方にも参加いただき、結果を設定の基準にします。未決定の項目は確認事項として残し、最終的な設定とは区別します。
レポートと必要なデータを一緒に検討
レポートを希望していても、その元となる情報がまだ整っていない場合があります。例えば、拠点別の費用集計には、従業員の所属と費用項目を統一して管理する必要があります。欲しい結果と、その作成に必要なデータを一緒に確認しましょう。
初期データ、今後の更新元、出力形式を整理します。システム連携や機能追加の前に、既存の設定で対応できるかを確認します。準備する内容が明確になり、利用開始後に新たな要件が分かって手戻りが起きることを減らせます。
利用者の困りごとを具体的な要件にする
問題ごとに、行っている作業、困る点、期待する結果を一行でまとめます。例えば、毎月五つの拠点の勤怠を手作業でまとめており、その手間を減らしたいという例です。「何でもできるアプリケーション」という要望より、必要な対応を検討しやすくなります。
整理した内容を、モジュール、設定、データ準備、デモの検討に使います。文書は長くなくても構いませんが、合意した流れと未確認の点は明確にします。短時間の要件整理でも、社内ルールと利用者の業務を正しく反映するための結論が必要です。
Sigma Solusi Informatikaは、Sigma HRISやForte HRISへの切り替え前に要件を確認します。現在うまく運用できている部分も踏まえ、改善したい課題を検討します。その結果は、HRISのデモやユーザー向け研修の計画にも活用できます。
HRIS要件整理に関するよくある質問
HRISの要件整理は何のために行いますか?
設定と導入を始める前に、アプリケーションで扱う業務、ルール、ユーザー、データ、レポートを明確にするためです。
相談前に要件書を用意する必要はありますか?
必要ありません。現在の業務や困っていることを具体例でお聞かせください。話し合いながら、必要な要件を一緒に整理します。
要件整理にはどれくらいかかりますか?
経験豊富なチームが、数時間で要件を整理するお手伝いをします。社内の判断や追加の技術確認が必要な事項は記録し、後から確認を進めます。
誰が参加するとよいですか?
主な人事・給与担当者と、社内ルールを確認できる方の参加をおすすめします。インフラやシステム連携を検討する場合は、IT担当者にもご参加いただきます。
どのような資料があると役立ちますか?
レポート、申請の流れ、計算ルール、繰り返し起きる問題の例が役立ちます。会社が優先して改善したい内容をご用意ください。
話し合いの途中で要件を変更できますか?
はい。検討が進むと要件が具体化することがあります。変更を記録して合意し、設定と作業範囲で共通の基準を使えるようにします。
時間のかかる人事業務から相談する
レポートの例を一つご用意いただくか、遅れがちな作業をお聞かせください。実際の課題をもとにアプリケーションの要件を整理します。