従業員情報
契約が適切な従業員と紐付いていることを確認してください。 氏名や従業員番号を整合させることで、人事部門が書類と社内データを照合しやすくなります。
雇用契約管理システム
Sigma HRISやForte HRISで、雇用契約の期間と更新書類を管理できます。記録と担当者を明確にし、契約満了前に次の手続きを準備できるよう支援します。
契約期間の確認と更新手続きの準備
雇用契約には、従業員の在職中に人事部門が使用する重要な情報が含まれています。 従業員数が増加するにつれ、使用する文書の正確性を確保し、契約期間を明確に記録・管理することが求められます。
ファイルが散在していると、最新の契約書を再検索したり、過去の決定事項を確認したりする手間が生じがちです。 適切に管理されたデータがあれば、次のステップを決定する前の協議をスムーズに進めることができます。
契約期間
該当する書類に基づき、開始日と終了日を記録します。 データ確認時の誤認を防ぐため、署名日と実際の就業期間を区別してください。
現在有効な契約書類
変更や後続の書類がある場合は、どれを基準とするかを明確にします。 チームが古いバージョンを使用しないよう、十分な情報を保存・管理してください。
契約状況の確認
契約の状況を確認する担当者と、決定事項を伝える担当者を決めます。システムへの登録だけで契約更新が決まるわけではなく、権限を持つ担当者の判断に従います。
契約更新前に確認すべきデータ
契約について相談する際は、対象期間、関連書類、判断する担当者を確認します。必要な情報をすぐに見つけられれば、ファイル探しに時間をかけずに準備できます。
決定事項や承認済み書類に基づき、契約データを更新します。 人事部門がプロセスを容易に把握できるよう、期間や書類、アクセス権限の記録・設定をサポートします。
契約管理のデータ準備とワークフロー
人事チームが既に運用しているワークフローやファイルを使用します。 その上で、適切なデータ準備、アクセス権限の割り当て、アプリケーションの設定を支援します。
従業員契約の関連書類
契約と一緒に使う書類の整理方法は、従業員文書管理のページでもご紹介しています。
契約満了に向けた更新・終了等の手続き準備
雇用契約の管理には、書類の保存だけでなく、契約期間、関連書類、次の確認を担当する人の把握が必要です。満了直前に相談を始めると、人員の必要性を確認して書類を準備する時間が足りなくなることがあります。情報を整理しておけば、優先して確認する契約を選び、必要な資料をそろえて上司へ相談できます。
契約書と人事部門の管理記録が一致しないと、判断を誤る原因になります。新しい書類ができていても、一覧には古い満了日が残っている場合があります。更新予定を承認済みと勘違いすることもあります。デモでは、氏名・社員番号、契約期間、確認状況、担当者をどう記録するか確認しましょう。これらが分かれば、特定の担当者の記憶に頼らず、早めに準備を進められます。
人事部門は、対応が近い契約から確認できます。上司が人員の必要性を説明し、権限を持つ担当者が判断や書類作成を行います。役割を決めておくと、各段階の担当が明確になります。新しい契約が適用されたら、チームが使う記録も更新します。デモには現在の書類や管理区分の例をご用意ください。承認済みの情報と判断待ちの情報を、どう区別するか一緒に確認できます。
更新手続き中と承認済みを区別する
更新書類を作成していても、まだ承認されていない場合があります。現在有効な契約とは区別し、確認済みの日付と書類を使って記録を更新します。デモでは、未完了の作業を確認し、関連書類を探す手順をご覧ください。契約に関する判断は、権限のある担当者が行います。
人事担当者がすぐに把握したいのは、対応が必要な契約と、その担当者です。一覧で確認できれば、すべての書類を開かなくても優先順位を決めやすくなります。デモでは、有効期間中、判断待ち、更新済みの契約を例に、現在の業務に合う管理方法を確認します。別の一覧を重複して作る手間を減らし、確認から更新までを追いやすくすることが目的です。
Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドでの利用に対応します。どちらも中小企業から大企業まで、業務要件やIT方針に応じて選べます。当社チームが要件整理、データ準備、システム設定を支援します。改善したい業務をお聞かせいただければ、関連する例を使ってデモを行います。導入後も、ご質問や利用上の問題に対応します。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
雇用契約管理に関するよくある質問
デモの前に何を準備すればよいですか？
機密情報を除いた契約書のサンプル、開始日・終了日の例、現在の確認手順をご用意ください。これらをもとに、必要なシステム設定をご案内します。
契約を登録すると、契約は自動的に更新されるのでしょうか？
いいえ。 契約の更新は、会社の方針および関連文書に基づいて行われます。 本アプリケーションは、そのプロセスで使用される情報の整理を支援します。
誰が契約データを管理すべきですか？
契約の管理・確認を実際に担当するユーザーを決定してください。 アクセス権限は、担当業務および会社の方針に従って設定する必要があります。
契約期間と在籍期間の違いは何ですか？
契約期間は個々の契約で定めた期間です。在籍期間は、その従業員が会社に在籍している期間を指します。書類や社内規定に基づいて、区別して記録します。
契約満了が近づいている契約をどのように確認すればよいですか？
満了日、担当者、確認の進捗を整理し、期限前に相談できるようにします。デモでは、必要な情報をどのように確認するかをご覧いただけます。
契約が更新された場合、古い文書も保管する必要がありますか？
文書の履歴は、変更内容を把握するのに役立ちます。 有効なバージョンを特定し、文書の保管およびアクセスに関する会社の方針を定めてください。
雇用契約をもっと管理しやすく
現在の契約管理の流れとお困りの点をお聞かせください。相談とデモを通じて、Sigma HRIS・Forte HRISの利用方法をご案内します。