受け渡すデータを決める
まず繰り返している作業を確認します。例えば、人事が給与計算を終えており、財務が部門別の人件費を必要としている場合です。送る情報、対象期間、結果を確認する担当者を決め、その目的に必要なデータを受け渡します。
実際の業務例と必要な形式を確認します。どのシステムを元データとして扱うかも決め、両方で無関係に変更しないようにします。部門コードがシステムごとに異なる場合は、連携前に対応関係を整理します。
HRISの連携で同じ情報の再入力を減らす
人事、財務、日常業務で別々のアプリケーションを使う企業は少なくありません。データの受け渡しが決まっていないと、一方にある情報を別のシステムへ入力し直すことになります。Sigma Solusi Informatikaは利用者とIT部門から業務を伺い、どの作業を連携で改善できるかを確認します。
業務に合う連携方法を選ぶ
受け渡し方法は双方のシステムの機能によって変わります。ファイルで対応できる場合もあれば、APIが必要な場合もあります。送信頻度も業務に合わせます。期間末にだけ必要な情報を、変更のたびに送る必要があるとは限りません。
Sigma HRIS・Forte HRISは、会社の業務に合わせて柔軟に設定できます。まず既存の設定と連携機能を確認します。追加機能が必要なら、作業範囲、接続先に必要な対応、役割、日程を合意して追加開発を計画します。
受信したデータを正しく使えるか確認
送信に成功しても、受信先がすべての項目を正しく扱っているとは限りません。例えば、総額は一致していても、コードの対応が違えば部門別の配分は異なります。次の業務で使う結果までテストします。
関係チームとテスト用の例を準備します。送信が遅れた場合やデータを修正した場合の扱いも確認します。利用者が確認する項目と、問題発生時の連絡先を明確にします。
運用開始後も確認できる連携にする
元データ、送信項目、日程、受信確認の方法を決めます。通信が切れた場合や再送信の扱いも検討します。例えば、同じ給与集計を二度送ったときに、別々の取引として二重計上されないかを確かめます。
業務例、使用中のアプリケーション、必要な結果をお知らせください。すべてを新規開発と考えるのではなく、既存の設定で対応できる範囲を確認します。Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドで提供し、選んだ製品と環境に合わせて連携を検討します。
HRISの切り替えでは、Sigma Solusi InformatikaがIT部門と必要な接続を確認します。形式と既存機能を調べ、標準設定で足りない部分は追加開発とテスト範囲を相談します。必要に応じてHRISのAPI連携も検討でき、運用開始後もサポートチームが連携して対応します。
HRISのシステム連携に関するよくある質問
HRISを切り替えると、既存のシステム連携はどうなりますか？
引き続き必要な接続を、IT部門と各システムの担当者と確認します。データ形式、アクセス方法、テスト内容を調べたうえで連携方法を決めます。既存の接続をそのまま使えるとは限らないため、新システムとの適合性を確認します。
HRISを他のシステムと連携する目的は何ですか？
データを受け渡すことで同じ情報の再入力を減らし、次の業務に必要な情報を利用できるようにします。
どのアプリケーションでもすぐに接続できますか？
各システムの対応機能を確認する必要があります。データ形式、アクセス方法、受け渡し方法を調べてから判断します。
連携には必ずAPIが必要ですか？
いいえ。業務要件と接続先の機能に応じて、ファイルの受け渡しやAPIなどを検討します。
連携には追加開発が必要ですか？
まず既存の設定と機能で対応できるかを確認します。足りない機能がある場合に、追加開発を計画します。
打ち合わせには誰が参加するとよいですか？
業務の利用者、IT部門、接続先システムの担当者です。業務と技術の両面から要件を確認できます。
連携結果はどのように確認しますか？
サンプルデータを送信元から受信先まで確認します。項目の欠落、コード、対象期間、受信後の業務で使う結果を検証します。
HRISと連携したいシステムをご相談ください
送信元、受信先、現在繰り返している作業をお知らせください。連携方法と追加開発の要否を一緒に確認します。