業務の目的に合うレポートを選択
人事部には勤怠集計、給与担当者には給与項目の内訳が必要になることがあります。何を確認したいかを先に整理すれば、すべてのレポートを開かなくても適切なものを選べます。
必要な情報の例と、利用モジュールのレポートを照らし合わせて説明します。表示項目と対象データを理解し、希望する形式が異なる場合は、既存機能での対応や調整の必要性を検討します。
人事・給与レポートを選び、読み解く
同じレポートでも、対象期間や抽出条件が異なれば数値は変わります。比較したり誤りを疑ったりする前に、対象範囲を確認することが大切です。Sigma Solusi Informatikaは、必要なレポートの選択から結果の確認まで、自社の人事・給与業務に沿って説明します。
対象期間と抽出条件を確認
レポートを比較するときは、条件をそろえる必要があります。拠点、従業員グループ、在籍状況、期間によって表示内容は変わります。条件の違いに気づかないと、計算には問題がない差の調査に時間を使うことになります。
普段使っているレポートをもとに、確認の手順を説明します。数値の違いを詳しく調べる前に、期間と抽出条件を確認する習慣を身につけます。
一致しない数値の原因を確認
想定と異なる結果が出たときは、確認したい箇所を具体的に示します。件数、特定の給与項目、比較資料などが調査の手がかりになります。「レポート全体が違う」だけでは、どこを調べるべきか判断しにくくなります。
問い合わせ時に用意する情報を説明します。サポートチームは、元データ、抽出条件、操作手順、システムの問題の有無を確認します。具体例を共有することで、同じ説明を繰り返さずに調査を進めやすくなります。
データの差と抽出条件の差を見分ける
二つのレポートが合わない場合は、対象期間、拠点、在籍状況、データの更新時点を確認します。在籍者のみの一覧と退職者を含む一覧は、そのまま比較できません。条件をそろえたうえで、異なる行や項目を調べます。
研修では「月末時点で拠点Aに在籍する従業員は何人か」といった実際の質問を使います。参加者がレポートと抽出条件を選び、表示された人数を説明します。人事部の資料と合わなければ、集計に含まれた人・含まれなかった人を一緒に確認します。
Sigma Solusi Informatikaは、Sigma HRIS・Forte HRISのレポートの見方と旧システムとの違いを説明します。追加の情報が必要な場合は、HRISレポート・ダッシュボードの調整で検討できます。日常業務での結果確認も、サポートチームにご相談いただけます。
人事・給与レポートの活用研修に関するよくある質問
どのレポートを扱いますか？
勤怠集計や給与明細など、利用モジュールと業務に必要なレポートを扱います。
すべてのレポートを学ぶ必要がありますか？
いいえ。主な業務で使うレポートから始め、必要に応じて範囲を広げます。
対象期間や抽出条件を確認するのはなぜですか？
全拠点の集計と一拠点の集計では結果が異なります。数値を比べる前に、期間、拠点、在籍状況をそろえ、条件の違いによる差を除きます。
独自の帳票形式も相談できますか？
はい。まず既存機能で対応できるかを確認し、必要な場合は調整内容を説明します。
結果が合わない場合は何を伝えればよいですか？
レポート名、対象期間、抽出条件、異なる箇所の具体例、比較に使った資料をお知らせください。
閲覧権限によって表示内容は変わりますか？
レポートは設定と権限に従って表示されます。研修では、各担当者が確認できる情報の範囲も説明します。
自社で使うレポートを実務に活用
普段のレポートと確認したい内容をお知らせください。対象期間や抽出条件の選択から、数値を調べる方法までご案内します。