経費申請の詳細
費用の種類、日付、金額、および支出目的を記録します。 詳細を明確にすることで、度重なる確認の手間を省くことができます。
経費申請・精算システム
Sigma HRISまたはForte HRISを使用し、費用の詳細、証憑、承認プロセスを含めた出張費の請求・精算を管理します。 審査中、承認済み、支払い済みの申請を明確に区別し、従業員と経理担当者の業務をサポートします。
申請内容をそろえて確認と支払いを円滑にする
従業員が旅費の一部を立て替え払いし、その後、会社に精算を申請することができます。 経費精算を行うには、企業側で支出の目的や証憑（しょうひょう）、および仮払金やその他の支払いとの関連性を把握する必要があります。 経費申請・精算の管理を行うことで、申請額、承認額、支払額を区別し、各ステータスを容易に把握できるようになります。
関連書類
規定に基づいた証憑を準備し、関連する出張案件と紐付けます。 追加説明が必要な費用については、備考などを記載してください。
確認と承認
費用が規定に合っているか、仮払金で支払っていないかを確認します。金額を調整する場合は、従業員に理由を説明します。
精算ステータス
「承認済み」と「支払い済み」のステータスを区別してください。 経理部門による確認を行うことで、従業員は正確な支払い情報を確実に把握できます。
精算額を決める前に仮払金を確認
従業員に仮払金を支給している場合は、その金額を考慮して精算します。会社がすでに支払った費用を重ねて払い戻さないよう、支払状況を確認する必要があります。領収書と関連する出張記録を使うと、費用の区分を把握しやすくなります。
証憑を準備する
規定に従い、費用および出張関連情報を漏れなく記載してください。
支払元を確認する
従業員の立替払い、仮払金の利用、会社の直接支払いを区別します。
支払いを調整する
承認済みの申請を、社内手順に従って経理担当者へ引き継ぎます。
必要な情報をそろえて経費申請を確認しやすくする
精算とは、会社の規定を満たす支出を払い戻すプロセスです。 申請時には、費用の目的、日付、金額、および関連する証憑を明記する必要があります。 情報が揃っていれば、審査担当者は追加情報を何度も求めることなく申請を評価できます。 また、従業員は「申請中」「承認済み」「支払い済み」の各ステータスの違いを理解しておく必要があります。
経費申請は、出張に同行していない担当者にも支出の理由が伝わることが大切です。購入目的、日付、関連する業務を記載すると、経理担当者が確認しやすくなります。費用の区分と必要書類は申請前に従業員へ案内してください。システムを検討する際は、差し戻しの理由を従業員が理解できるかも確認しましょう。対応方法が分かれば、不足情報をそろえやすくなり、人事への繰り返しの問い合わせも減らせます。
デモでは、確認状況が異なる複数の費用を含む申請を使えます。例えば、交通費の領収書はそろっていても、ホテルの請求書には修正が必要なケースです。項目ごとの状況、確認担当者、承認後の手順を検討します。承認だけでは入金完了にならないことも明確にしてください。過去の支払いとの照合方法も確認すると、同じ費用を二重に処理することを防ぎやすくなります。
同一経費の二重計上を防ぐ
例えば、出張時の仮払金ですでに精算済みの経費があるとします。 チームは、その経費を別途精算対象として登録する前に、既存の記録と照合・確認を行う必要があります。 申請内容をチェックする際は、経費、証憑、支払元の関連性がわかる具体例を用いるとよいでしょう。 明確なフローがあれば、人事や経理部門は整然と申請を処理でき、従業員への説明もスムーズになります。
申請が確認待ちなのか、承認済みなのか、支払済みなのかを従業員に分かりやすく示します。デモでは、書類がそろった例と追加情報が必要な例を比較してください。確認後の対応担当者と支払いを確認する担当者を決めておくと、従業員は次の手順を把握でき、人事や経理への問い合わせも減らせます。
Sigma HRISはオンプレミスおよびプライベートクラウドに対応しており、Forte HRISはクラウドベースです。 貴社の運用ニーズやITポリシーに合わせてお選びください。 デモの際には、実際の出張や経費精算の事例をご用意いただければ、人事・経理部門に適したプロセスについて具体的にご提案できます。 導入時の準備や設定を支援するほか、導入後のサポートも提供いたします。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
経費申請・精算に関するよくある質問
経費申請と立替経費の精算はどう違いますか？
「経費申請」とは審査のために費用を申請することであり、「立替経費の精算」とは従業員が既に負担した費用の払い戻しを受けることです。 支払いは、社内規定に基づく審査と承認を経て行われます。
すべての請求に領収書が必要ですか？
必要な証憑（証明書類）の種類は、費用の項目や社内規定によって異なります。 申請前に規定を確認しておく必要があります。
承認された請求は、すでに支払い済みということですか？
必ずしもそうとは限りません。 承認と支払いは別々の段階であり、経理プロセスに従って確認する必要があります。
請求金額が修正された場合はどうなりますか？
従業員が決定理由を理解したり、必要な情報を補足したりできるよう、修正の理由と詳細を明記してください。
出張以外の費用についても相談できますか？
その他の請求ニーズについては、デモの際にカテゴリー、規定、適切なフローを確認しながらご相談いただけます。
再申請にはどのように対応しますか？
明確な参照情報を利用し、以前の申請状況を確認して、同じ費用が二重に処理されないようにしてください。
経費申請と精算についてご相談ください
効率化したい業務や、現在お困りの点をお聞かせください。当社チームが機能をご紹介し、設定から日々の運用までサポートします。