文書の種類
人事部門のニーズに合わせて文書を分類しましょう。 分かりやすく分類されていれば、一つひとつファイルを開かなくても必要な文書をすぐに見つけられます。
従業員書類管理システム
従業員と書類の種類ごとに資料を整理し、必要なアクセス権限を設定します。当社チームが、Sigma HRISやForte HRISへの移行準備と運用を支援します。
必要な従業員書類をすぐに見つける
人事部門では、新規採用者の書類から異動・昇進に関する文書まで、多岐にわたる文書を扱います。 ファイルが多数のフォルダやチャットのやり取りに散在していると、目的の文書を探すのに多くの時間を費やしてしまいかねません。
一貫した命名規則、文書の管理責任者の明確化、そして適切なアクセス権限の設定は、文書の整理・管理に役立ちます。 従業員関連の文書管理ツールは、チームが日常的にどのように情報を保存・活用しているかに合わせて選定する必要があります。
対象となる従業員
文書が正しい従業員と紐付けられているか確認してください。 同姓同名の人がいる場合は、社内で使用している従業員IDなどで区別する必要があります。
文書のバージョン
改訂が行われた際は、どの文書が最新の基準となるかを明確にしましょう。 ファイル名が同じだからといって、古いファイルを誤って使用しないように注意が必要です。
アクセス権限
すべての文書を全ユーザーに公開する必要はありません。 業務内容に応じて、誰が文書を閲覧・管理できるかを検討しましょう。
従業員関連文書の保管と更新
例えば、人事部門が役職変更に関する文書を受け取ったとします。 その際、対象となる従業員、文書の日付、そして取り決めた保管場所をチーム内で共有する必要があります。 こうした簡単な手順を踏むことで、必要な時に同僚が同じ情報にアクセスできるようになります。
移行を行う前に、現在使用しているファイルと古いバージョンを分けておきましょう。 アーカイブを管理しやすくするために、Sigma HRISやForte HRIS上での文書フォーマットやアクセス権限の設定を当社のチームがサポートします。
移行前に書類を整理する
人事チームが既に運用しているワークフローやファイルを使用します。 その上で、適切なデータ準備、アクセス権限の割り当て、アプリケーションの設定を支援します。
従業員契約書の管理
契約情報と関連書類を一緒に準備する方法は、雇用契約管理のページでもご紹介しています。
必要な時にすぐ見つかる従業員関連文書
書類がメール、共有フォルダ、担当者の端末に分かれていると、最新の版を探したり、必要な資料がそろっているか確認したりするのに時間がかかります。まずは従業員と書類の種類で分類し、分かりやすいファイル名を決めましょう。関係のない書類を何度も開かずに、必要なものを見つけられる状態を目指します。
急ぎで資料が必要なときほど、重複ファイルや不統一な名前が負担になります。作成者しか分からないフォルダ構成では、他の担当者が引き継ぐのも難しくなります。誰の書類か、何の書類か、現在も有効かを確認し、担当者が変わっても理解できる整理方法にしましょう。重複だけでなく、不足する書類も確認します。契約更新、異動手続き、日常の人事事務で、適切な資料を見つけやすくなります。
アクセス権限は、利用者の仕事に合わせて設定します。書類の不足を確認する担当者が、他部門のすべての資料を見る必要はありません。ファイル整理と同時に、誰が何を扱うかを決めましょう。デモでは、最新の配属通知を探す、新入社員の書類を確認する、といった普段の作業を試します。古い版と現在使う版を見分けられるかも確認してください。複雑な命名規則より、簡単で一貫した手順の方が続けやすくなります。当社チームが移行前の整理と操作のご案内を支援します。
文書のバージョンとアクセス権限に注意する
例えば、昇進通知は最初の配属通知と区別できるようにします。それぞれを誰が閲覧・更新できるかも確認しましょう。デモで普段の検索を試すと、適切な版を見つけやすいか判断できます。手順をそろえておくことで、従業員や書類が増えても管理を続けやすくなります。
書類が整理されていれば、担当者の交代時も引き継ぎやすくなります。後任者がファイル名を推測したり、最後に保存した人を探したりする必要が減ります。まずは配属通知、役職変更、関連する証明書など、よく使う書類から整理しましょう。社員番号、書類の種類、日付の付け方を決め、日常業務の中で維持できる構成にすることが大切です。
Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドでの利用に対応します。どちらも中小企業から大企業まで、業務要件やIT方針に応じて選べます。当社チームが要件整理、データ準備、システム設定を支援します。改善したい業務をお聞かせいただければ、関連する例を使ってデモを行います。導入後も、ご質問や利用上の問題に対応します。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
従業員書類管理に関するよくある質問
どのような書類を準備する必要がありますか？
雇用契約書や従業員の管理書類など、人事部門が日常的に使用する書類から始めます。 保管やアクセスの要件を明確にするため、カテゴリーのリストや、機密情報を含まないフォーマットのサンプルをご用意ください。
すべてのユーザーが書類を開けるようにする必要がありますか？
いいえ。担当業務と社内規定に合わせて権限を設定します。相談時に、誰がどの書類を閲覧・管理するかをお聞かせください。
書類が多くのフォルダに散らばっている場合はどうすればよいですか？
現在使っているファイルを分類し、対象の従業員と最新の版を確認します。当社チームが整理と移行の進め方をご案内します。
有効な書類と古いバージョンをどのように区別すればよいですか？
書類の種類、日付、バージョン番号などの表記ルールを統一してください。 ユーザーが古い（置き換えられた）ファイルを使用しないよう、参照すべき最新の書類を明確に定めてください。
すべてのファイルを一度に移行する必要がありますか？
日常業務で必要な書類から優先して準備します。不足している資料の確認や移行の順序を、現在の状態に合わせて相談できます。
誰が従業員の書類を閲覧できますか？
業務上の必要性と権限に基づいてアクセス権を設定します。 アクセスが制限されるべき書類は、それを必要とする担当者のみが利用できるようにします。