勤怠データの取得元
打刻機など、社内で利用している勤怠データの取得元を確認します。社員番号を照合し、各記録が正しい従業員に紐づいていることを確かめましょう。
勤怠管理システム
勤務スケジュール、休暇、各種申請情報に基づいて従業員の勤怠を管理し、正確な勤怠レポートや給与計算データを作成しましょう。 Sigma HRISやForte HRISを導入すれば、同じデータを何度も集計し直すことなく、効率的に勤怠記録を管理できます。
勤怠データを整え、集計と給与計算をスムーズに
人事部門には、単なる出退勤時刻の記録以上の情報が必要です。 勤務スケジュール、各種申請、休暇、承認済みの変更事項などと照らし合わせてデータを検証する必要があります。 情報が散在していると、給与計算の前にそれらを照合・確認するだけで多くの時間を費やしてしまいます。
勤務スケジュール
出退勤時刻は、従業員の勤務スケジュールに基づいて読み取る必要があります。 シフトや勤務場所の違いも、設定における重要な要素となります。
打刻漏れなどの確認
データが不完全な場合や、確認が必要な箇所をチェックします。 記録がないからといって、直ちに「欠勤」とみなさないようにしましょう。
給与計算に向けた集計
検証結果を基に、社内規定に沿った給与計算データを作成します。
勤怠データとスケジュール・休暇・各種申請情報の照合
打刻データだけでは、実際の勤務状況を判断できないことがあります。シフト変更、休暇、打刻漏れなどの関連情報を確認し、実態に合った勤怠集計を行いましょう。
現在お使いの勤務スケジュールや勤怠集計表のサンプルをご用意ください。当社チームが休暇申請や勤怠確認の流れを伺い、業務に合った設定を一緒に整理します。
勤務シフト管理
従業員の勤怠を確認する際は、勤務スケジュールとシフトを出退勤時刻の基準として使用します。
勤怠レポート
確認した勤怠データを勤怠レポートにまとめ、人事業務や給与計算の準備に活用します。
勤怠時刻と従業員の勤務スケジュールを照合する
出退勤の記録だけでは、従業員の勤務状況を完全に把握できない場合があります。 人事担当者は、スケジュール、シフト変更、休暇、許可された欠勤、業務割り当てなどの情報と記録を照合する必要があります。 こうした背景情報がなければ、不完全に見える記録が「欠勤」と誤認される恐れがあります。 勤怠管理機能は、業務報告や給与計算にデータを使用する前に、差異を確認するのに役立ちます。
打刻機、拠点からの報告、上司による確認など、勤怠情報が複数の経路で集まる場合があります。社員番号やファイル形式が揃っていないと、人事担当者が手作業で照合する必要があります。システムを選ぶ際は、これらの情報をまとめて確認しやすいかを見てみましょう。勤怠区分や勤務スケジュールの基準を揃えることで、確認済みの記録と、追加確認が必要な記録を区別しやすくなります。
まず、人事担当者が対応に時間をかけているケースを整理しましょう。出勤の打刻はあるのに退勤の打刻がない、予定と異なるシフトで勤務した、といった例が挙げられます。勤務状況を確認するために必要な情報と、修正を承認する担当者を決めておくと、給与締め日前に未確認の記録が集中するのを防ぎやすくなります。デモでは自社の事例を使い、人事担当者や上司が無理なく確認できる流れかを確かめてください。
給与計算の前に打刻漏れを確認する
例えば、従業員が勤務したものの退勤の打刻を忘れてしまったケースなどです。 チームは、十分な確認を行わずに記録を即座に変更するのではなく、手順に従って説明や証拠を確認する必要があります。 給与計算直前になって集計結果が二転三転しないよう、修正の期限をあらかじめ決めておきましょう。 勤怠管理アプリのデモンストレーションでは、通常のスケジュール、シフト交代、不完全な記録などの例を用い、結果の追跡や確認が容易かどうかを評価してください。
勤怠集計が完了するまでに、人事担当者がどのような作業をしているか振り返ってみましょう。社員番号の照合、勤務スケジュールの確認、打刻がない理由の問い合わせに時間がかかっていないでしょうか。こうした事例と1期間分のデータをデモに使うことで、時刻の一覧を見るだけでは分からない使い勝手を確認できます。必要な設定や確認手順も、具体的に相談しやすくなります。
勤怠管理の要件について、Sigma Solusi Informatikaのチームとご相談いただけます。 「Sigma HRIS」はオンプレミスとプライベートクラウドの選択肢があり、「Forte HRIS」はクラウドベースです。 運用上のニーズや企業のITポリシーに合わせて最適なものをお選びください。 デモをより具体的にするため、普段お使いのスケジュール表や集計表のサンプルをご用意ください。 当社のチームがアプリケーションの準備とセットアップを支援し、システム稼働後のサポートも行います。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
勤怠管理に関するよくある質問
「勤怠記録」と「勤怠レポート」の違いは何ですか？
勤怠記録は、従業員一人ひとりの出退勤などを記録したものです。勤怠レポートは、その記録を一定期間ごとに集計したものです。勤務スケジュールや休暇・欠勤の情報と照合することで、集計内容を正しく確認できます。
相談の際に準備すべきことは何ですか？
現在お使いの勤務スケジュールや勤怠集計表のサンプルをご用意ください。当社チームが休暇申請や勤怠確認の流れを伺い、業務に合った設定を一緒に整理します。
Sigma HRISとForte HRISのどちらを選ぶべきですか？
Sigma HRISはオンプレミスおよびプライベートクラウドでの導入が可能です。 Forte HRISはクラウドベースです。 企業のニーズやITポリシーに合わせて選択でき、相談やデモの際には当社チームがサポートいたします。
なぜ出退勤の記録とスケジュールを照合する必要があるのですか？
スケジュールは従業員に適用される勤務時間を定めたものです。 これを出退勤記録と照合することで、人事担当者は遅刻やシフト変更の有無を正確に確認できます。
勤怠記録に不備がある場合はどうすればよいですか？
元の打刻データ、勤務スケジュール、従業員からの申告内容を確認します。修正する場合は社内の承認手順に従い、変更内容や理由を後から確認できるようにしておきましょう。
勤怠データは給与計算に使用できますか？
可能です。 確認済みの勤怠集計データは、社内規定に基づき給与計算に利用できます。 給与計算を行う前に、勤務スケジュール、休暇、欠勤・早退・遅刻などの承認済み申請データがすべて揃っていることを確認してください。