申請の種類
休暇、勤怠の修正、出張など、それぞれ異なるルールが適用される申請を区別します。 申請の種類によって、必要な確認者や添付すべき情報が異なる場合があります。
承認フローシステム
ESS（従業員セルフサービス）を通じて従業員の申請承認ワークフローを設定し、企業の権限規定に沿った決定と対応が行われるようにします。 申請の種類ごとに、確認者、必要な情報、および次のステップを定義します。
適切な承認者のもとへ申請を届ける
誰が確認すべきか、あるいは何の情報が不足しているかが不明な場合、申請が滞ることがあります。 承認ワークフローを導入することで、確認の順序や各担当者の権限を明確にできます。 従業員、上司、人事担当者は共通の基準に基づいて対応を進めることができ、断片的なメッセージのやり取りに頼る必要がなくなります。
承認権限者
規定に基づき、上司や担当者を設定します。 従業員の配置や役割が変更された際には、承認ルートを見直す必要があります。
判断結果とコメント
情報の修正が必要な場合や申請を進められない場合は、その理由を明記してください。 明確な備考は、従業員がその後の対応を理解する助けとなります。
例外時の対応
承認者が不在の場合や、プロセスを修正する必要がある場合の対応について検討します。 その仕組みは社内規定に準拠している必要があります。
「承認」と「後続プロセスの完了」を区別する
上司の承認を得た申請であっても、財務部門による確認や支払いが必要な場合があります。 同様に、承認後にさらなる段階を要する申請もあります。 ステータスを明確に説明することで、従業員は何が決定済みで、何が今後の対応待ちであるかを理解できます。
業務の流れを整理する
申請の種類、必要な情報、確認の順序を決めます。
担当者の権限を決める
各担当者の確認内容と、例外時の対応方法を決めます。
申請事例のテスト
運用開始前に、通常のフロー、データの修正、担当者の変更などのケースを確認します。
承認フローは「誰が対応すべきか」を明確にする
承認ワークフローは、申請を適切な権限者へと導く役割を果たします。 円滑に運用するには、取引の種類、確認の順序、追加の決定を要する条件を定義する必要があります。 フローが長すぎると業務が遅延し、不明確なフローは責任の所在を曖昧にします。 要件をマッピングすることで、企業にとって真に必要な段階を選択できるようになります。
承認段階が多ければよいとは限りません。それぞれの段階で何を確認し、誰が判断するかを明確にします。複数の担当者が役割を分けずに同じ内容を確認すると、申請が遅れる原因になります。申請の種類、上司との関係、権限の範囲に合わせて手順を整理すると、従業員も次に誰の対応を待っているか分かりやすくなります。
上司の変更、承認者の休暇、不足情報による差し戻しなども確認します。当社チームが社内手順に合う設定を一緒に検討します。デモでは、以前に処理が止まった申請を例に、誰が何をすれば進められるか確認してください。流れが明確であれば、従業員は状況を把握しやすく、人事担当者も個別のやり取りを探し直さずに次の手順を案内できます。
差し戻しや承認者変更時の対応を決める
申請が差し戻された場合、どの情報を直し、次に何をすればよいかを従業員が確認できることが大切です。承認する上司が変更された場合も併せて検討します。デモでは両方の例を使い、各状況で必要な操作が明確か確認してください。
滞留しやすい申請を特定し、その原因を探ります。 情報不足や、誰が対応すべきか不明確であることなどが原因として考えられます。 デモではこうした事例を取り上げ、適切なフローについて議論しましょう。 各段階において、目的と承認者を明確にする必要があります。 そうすることで、ユーザーを不必要に待たせるような手順を増やすことなく、秩序ある承認プロセスを維持できます。
Sigma HRISとForte HRISは、ESSとモバイルアプリを継続的に改善しています。Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドで利用できます。デモでは実際の従業員の手続きを使ってご確認ください。当社チームが準備と操作案内を行い、利用開始後も従業員や人事担当者の困りごとをサポートします。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
承認フローに関するよくある質問
すべての申請は、同じ上司の承認を通す必要がありますか？
必ずしもそうではありません。 休暇申請、勤怠修正、出張申請など、それぞれ異なる承認ルートを設定可能です。 各プロセスにおける承認権限者は、企業が決定します。
承認フローは組織構造と完全に一致させる必要がありますか？
その必要はありません。 組織図は従業員の上司が誰であるかを示していますが、社内規定によっては、特定の申請に人事部や財務部の承認が必要となる場合もあります。
承認者が不在の場合はどうすればよいですか？
ポリシーに基づき、代理承認やエスカレーション（上位者への回付）の仕組みを定めてください。 具体的な設定については、プロセスをマッピングする際に検討可能です。
申請が承認された時点で、プロセス全体が完了したことになりますか？
必ずしもそうとは限りません。 支払い、記録、あるいはその後の事務処理において、引き続き対応が必要となる場合があります。
なぜ却下や修正に関する記録が必要なのですか？
記録を残すことで、従業員は決定の理由や、不足している情報を把握しやすくなります。
承認機能のデモを行う際、何を用意すべきですか？
申請の種類、承認の順序、権限の範囲、および頻繁に発生する特殊なケースの具体例を用意してください。