分かりやすい職務記述書
役職名には、業務内容の説明を付記する必要があります。 これにより、上司と従業員の間で、期待される業務内容について共通の認識を持つことができます。
職務・役職管理システム
Sigma HRISやForte HRISで、役職、担当業務、等級を従業員の配属情報と合わせて管理できます。異動や昇進の際は配属先を更新し、役職の業務内容や要件は引き続き利用できます。
各役職の業務内容と責任を明確にする
企業内では、一つの役職名が複数の部署や拠点で使われることがあります。 混乱を避けるため、人事担当者はその役職の業務内容、チーム内での位置づけ、そして誰がその職務を担っているかを把握しておく必要があります。
古い文書に情報が分散していると、人事担当者は内容を何度も確認することになります。採用や異動の際に、同じ役職について異なる説明をしてしまうこともあります。役職情報を整理すれば、上司と従業員が同じ内容を参照できます。
人事業務で使う役職一覧
一貫性のある職務リストは、人事部門が職務、部署、従業員を適切にマッチングするのに役立ちます。 また、変更が必要な場合も、関連チームと円滑に協議できます。
担当者が変わっても役職情報を引き継ぐ
「職位（ポジション）」とは、企業内における役割のことです。 その役割を担うのが「従業員」です。 職位は、従業員の異動、昇進、退職などがあっても存続し続けるものです。
まずは、人事部門が日常的に使っている役職情報を確認します。当社チームが一覧や業務との関係を整理し、必要な情報を管理できるよう設定を支援します。
職位データ
職位名、所属部署、責任範囲、業務上の関係性は、組織内における役割の要件を定義するものです。 これらの情報は、チーム構成を検討する際の指針となります。
従業員データ
氏名、社員番号、配属先から、現在その役職を担当する従業員を確認できます。承認された人事異動の適用日に合わせて更新します。
役職管理に必要な情報
まずは人事部門が現在使用しているリストから始めましょう。 職位名の表記に一貫性があるか、部署が明確か、主な業務内容が理解しやすいかを確認します。 詳細な記述である必要はありませんが、日常業務の役に立つ情報であることが重要です。
職位名と部署
役職名と所属部門を記録します。同じ名称を複数の部門で使う場合は、部門や拠点も明記して区別できるようにします。
業務と責任
その職位に期待される主な業務を記載します。 明確な説明は、上司や従業員が業務分担を理解する助けとなります。
業務上の関係性
直属の上司や、その職位と頻繁に連携する部署を説明します。 ここでの関係性は、必ずしもアプリケーション上の承認ルートと一致するとは限りません。
職務レベル
等級制度がある場合は、社内で定めた基準を使用します。各等級の定義を明確にすると、人事部門が同じ基準で役職を管理できます。
採用および昇進のための職務データ
役職情報を管理すると、各役職の業務、報告先、責任を明確にできます。同じ名称でも拠点によって業務が異なる場合や、似た仕事に別の名称が使われる場合があります。職務記述書や等級を統一しておけば、その違いを説明しやすくなります。採用条件、能力評価、キャリア開発を検討する際も、人事担当者と管理職が同じ情報をもとに話し合えます。
役職情報は、人員計画、採用、従業員育成に共通して使います。説明が曖昧だと、求人票、人事記録、経営層への報告で、同じ役職に別の名称が使われることがあります。その結果、必要な能力を比較したり、担当範囲を説明したりするのが難しくなります。まず、その役職が何のためにあり、どの仕事を担当するかを明確にしましょう。主な業務、報告先、判断できる範囲を整理すると、各部門が繰り返し説明しなくても情報を共有できます。
職務記述書は、必ずしも長文にする必要はありません。主な業務、期待する成果、報告先を分かりやすく記載します。複数拠点で似た役職がある場合は、共通の説明を使い、異なる業務だけ補足できます。業務が変わったら、人事担当者と部門長が内容を確認します。これにより、実態に合う記録を保ち、内容が曖昧なまま役職名だけが増えることを防ぎやすくなります。デモでは、情報の整理方法と、権限のある利用者が必要な内容を確認する手順をご覧ください。
各職務の業務内容と権限を明確にする
新しくスーパーバイザーを配置するなら、担当チームの人数、判断できる範囲、期待する成果を記録します。役職名だけよりも、仕事の内容が伝わりやすくなります。システム設定の前に部門間で用語を統一しておけば、人事担当者、上司、従業員が同じ説明を参照できます。
役職情報が整理されていれば、求人募集や昇進の検討に活用できます。担当者が変わるたびに、同じ説明を一から作る必要はありません。よく使う役職から名称と責任を確認しましょう。デモでは似た役職を比較すると、業務や権限の違いから、システムに記録すべき項目が見えてきます。
Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドでの利用に対応します。どちらも中小企業から大企業まで、業務要件やIT方針に応じて選べます。当社チームが要件整理、データ準備、システム設定を支援します。改善したい業務をお聞かせいただければ、関連する例を使ってデモを行います。導入後も、ご質問や利用上の問題に対応します。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
職務・役職管理に関するよくある質問
職務・役職管理システムとは？
職務・役職管理システムは、役職名、業務内容、所属部署、業務上の関係性などを記録するのに役立ちます。 これらのデータは、その役職に就く従業員が交代しても、引き続き参照情報として活用できます。
「職務・役職」と「従業員」の違いは何ですか？
「職務・役職」は企業内における役割やポジションを指し、「従業員」はそのポジションを担う個人を指します。 担当者が交代しても、職務・役職そのものは存続します。
職務・役職にはレベルや等級を設定する必要がありますか？
必須ではありません。等級を使うかどうかは、会社の制度によって異なります。すでに運用している場合は、その仕組みをお聞かせください。必要な設定を一緒に確認します。
役職の変更に伴い、給与も自動的に変更されますか？
必ずしもそうとは限りません。 給与の変更は、会社の規定や決定に基づきます。 給与計算にデータを使用する前に、調整が必要かどうかを人事（HR）チームが確認する必要があります。
デモの前に何を準備すればよいですか？
現在運用している役職、部署、主な業務内容、および上司との関係（指揮命令系統）のリストを準備してください。 会社でレベルや等級を使用している場合は、それらも含めてください。
複数の拠点で同じ役職名が使われている場合はどうすればよいですか？
役職名と拠点をセットで記録してください。 例えば、ジャカルタ拠点とバンドン拠点の「倉庫スーパーバイザー」は、業務内容は同じでも、担当する従業員は異なります。