従業員番号を統一する
従業員番号は複数のデータを結び付けるために使います。一人に複数の番号があったり、二人が同じ番号を使っていたりすると、勤怠や給与の記録が別の従業員に結び付く恐れがあります。番号の変更や再入社の扱いも説明してください。
チームが既存データを確認し、判断が必要な箇所を整理します。正しい内容は会社側で元の記録から確認いただきます。基準が明確になると照合が進みやすくなり、取り違えや重複登録のリスクを減らせます。
従業員データを移す前に確認したいこと
従業員データは、多くの人事業務の基準になります。従業員番号、在籍状況、部門、所属に不整合があると、帳票や後続の処理にも影響します。移行前に、これらの情報の対応を確認することが大切です。Sigma Solusi Informatika が準備と検証を支援するため、人事部門だけで技術作業を進める必要はありません。
所属を会社の組織に合わせる
部門名や拠点名は、利用開始時の組織に合わせます。古いデータには、廃止された部署や異動前の所属が残っている場合があります。そのまま取り込むと、帳票が現在の状況を表さなくなる可能性があります。
組織、役職、基準日を一緒に確認します。異動の例を使い、現在の所属と必要な履歴を区別して準備します。これにより、従業員情報を使う業務の設定も進めやすくなります。
不足している情報と移行結果を確認
件数が一致していても、内容がすべて正しいとは限りません。異なる拠点や従業員区分のサンプルを確認し、利用に関わる在籍状況なども調べます。不足情報は、後の業務に支障が出る前に把握します。
チームが確定した元データとの照合を支援します。違いを記録して対応し、修正後に再確認します。移行後は、利用するモジュールに応じて人事管理、勤怠、給与計算を始められる初期データを整えます。
現在の所属と異動履歴を区別
拠点を異動した従業員について、現在の所属と過去の所属は用途が異なります。利用開始時の帳票で混同しないよう、基準日を決めます。全社の総人数だけでなく拠点別、在籍状況別の人数も確認すると、漏れや分類の誤りを見つけやすくなります。
例えば月初に拠点 A から B へ異動した従業員は、現在の一覧では B に所属します。一方、前月の帳票では異動前の情報が必要かもしれません。チームが必要な所属データと履歴を整理し、人事担当者が異動日と正しい元データを確認します。
Sigma Solusi Informatika は、Sigma HRIS または Forte HRIS へ切り替える際の従業員データ準備を支援します。人事担当者が元データを確認し、チームが照合と検証を進めます。移行後はHRIS 管理者研修を通じて、適切にデータを更新できるよう支援します。
従業員データの移行に関するよくある質問
どの従業員データを移す必要がありますか？
従業員番号、在籍状況、所属など、利用するモジュールによって異なります。チームが初期設定に必要なデータをご案内します。
ファイルによって従業員番号が違う場合はどうしますか？
違いを照合し、正しい番号を確認します。それぞれの記録が対象の従業員に結び付くよう、チームが確認を支援します。
退職した従業員のデータも必要ですか？
必要な履歴や帳票に応じて相談します。現在在籍する従業員の情報と過去の記録は区別して準備します。
データの正しさは誰が判断しますか？
会社側で元データに基づいて内容を確認いただきます。Sigma は違いを見つけ、移行の準備を支援します。
最新の所属も確認する必要がありますか？
はい。合意した基準日に合わせて拠点、部門、役職を確認します。利用開始時の状況が帳票へ正しく反映されるようにするためです。
準備を早く進めるにはどうすればよいですか？
元データを明確にし、内容を確認できる担当者を決めてください。チームが形式の調整、照合、結果の確認を支援します。
新システムに向けて従業員データを準備
従業員一覧のサンプルと、人事部門で使っている元データをお見せください。従業員番号、所属、在籍状況、移行結果の確認方法を一緒に整理します。