共通のデータとルールを決める
拠点名の表記や従業員の所属が不統一だと、帳票の集約が難しくなります。本社には一貫した情報、拠点には現地業務に合う設定が必要です。両方を最初から確認しましょう。
共通のデータ基準とルールを確認し、例外を記録します。各拠点の情報を確定できる担当者を決めると、連絡を進めやすくなります。合意した内容を設定に使い、認識の違いによる修正を減らします。
複数拠点への HRIS 導入準備
複数拠点では、共通ルールと各地の要件を分けて整理します。基本方針が同じでも、勤務日程、担当者、承認手順は異なる場合があります。Sigma Solusi Informatika は要点を絞って確認し、合意済みの情報を共有して、拠点ごとに準備を一からやり直す負担を減らします。
本社と拠点の役割を明確に
本社で行う仕事と拠点で行う仕事を分けます。例えば、勤怠修正は拠点で確認し、給与計算は本社で行うケースです。役割が曖昧だと、確認が遅れたり、複数の担当者が同じ作業をしたりすることがあります。
アクセス権限、承認、情報の受け渡しを、拠点をまたぐ具体例で確認します。従業員の異動時にも、現在の業務に合う権限が使われるよう見直します。
準備と利用開始を調整
データや利用者の準備状況は拠点によって異なります。誰が情報を準備し、誰が確認し、いつ確定するかを決めましょう。本社も、どの拠点のデータを処理できるか把握しやすくなります。
導入範囲に沿って準備、実務例の確認、操作説明を支援します。優先順位と各拠点の準備状況に応じて利用を計画できます。開始後も、拠点担当者とサポートチームを通じて質問を整理し、対応を進めます。
主要な業務を試せる先行拠点を選ぶ
段階的に導入する場合、データが最も単純な拠点ではなく、重要な業務を試せる拠点を選びます。例えば、現地でシフトと承認を管理し、本社で給与計算を行う拠点です。その確認結果を次の拠点の参考にしつつ、各地の違いも個別に確認します。
本社と拠点の両方に合う設定と、利用者が理解できる役割分担を整えます。IT 方針に応じて、オンプレミス・プライベートクラウドの Sigma HRIS、またはクラウドの Forte HRIS を検討できます。弊社が各地の要件を調整し、同じ準備の繰り返しを減らします。
Sigma Solusi Informatika は、Sigma HRIS または Forte HRIS への切り替えで本社と拠点の調整を支援します。HRIS のアクセス権限設定と担当業務の説明を行い、利用開始後も Application Specialist とサポートチームが質問に対応します。
複数拠点へのHRIS導入に関するよくある質問
すべての拠点で同じルールを使う必要がありますか？
必要ありません。共通のルールと拠点ごとの違いを確認し、会社の要件に合う設定を検討します。
多くの拠点の準備を早く進めるにはどうすればよいですか？
共通のデータ基準を使い、担当者を決め、ルールの違いを整理します。確認済みの情報をもとに、設定を調整します。
すべての拠点が打ち合わせに参加する必要がありますか？
各地の要件を理解する代表者に参加いただけます。重要な違いを確認しながら、同じ説明を全拠点で繰り返さずに済むよう調整します。
本社と拠点のアクセス権限はどう決めますか？
実際の担当業務と権限に基づいて検討し、業務の例をテストして設定が合っているかを確認します。
すべての拠点が同時に利用を始める必要がありますか？
拠点間の業務のつながりを考慮し、優先順位とデータ・利用者の準備状況に応じて開始時期を決めます。
拠点で起きた問題にはどう対応しますか？
拠点の担当者と Application Specialist を通じて対応を進めます。必要に応じて上位の担当者へ引き継ぎ、解決まで支援します。
本社と拠点の HRIS 導入を一緒に計画
共通ルールと各地の違いをお知らせください。データ準備、役割分担、拠点利用者への支援を計画します。