ファイルごとに異なる情報
一つのファイルを更新しても、別のファイルには古い情報が残ることがあります。誤った情報を使わないよう、どの記録を参照するか明確にする必要があります。
従業員データ管理システム
Sigma HRISとForte HRISで、人事・給与業務に必要な従業員情報を管理。導入支援と迅速なサポートにより、所属や配属情報を最新の状態に保ち、ファイルの照合作業を減らせるよう支援します。
ファイルの照合に追われない従業員情報管理
氏名、雇用区分、役職、勤務地は、人事部門が日常的に使用する情報です。従業員が増えても業務を円滑に進められるよう、必要な情報を整理し、すぐに見つけられる状態に保つことが大切です。
変更内容がスプレッドシートや書類、メッセージに分散すると、人事担当者は最新のファイルを探して照合し、内容を再確認する必要があります。特に給与計算の前には、こうした作業が大きな負担になります。
繰り返される入力作業
同じ情報の入力や書類の検索に時間を取られると、従業員への対応や他の業務に使える時間が少なくなります。
給与計算前の確認
給与計算の前に従業員情報を確認します。役職、雇用区分、配属先の変更が給与に影響する場合は、その内容も確認が必要です。
スプレッドシートとHRISによる従業員情報管理の比較
情報量が少ない段階では、スプレッドシートが役立ちます。ただし、同じ情報を勤怠、人事事務、給与計算で使うようになると、ファイル間の整合性を保つ作業が増えます。業務の拡大に合わせて管理方法を見直すことが重要です。
個別ファイルでの管理
スプレッドシートは簡単な記録に適しています。利用者が増える場合は、ファイルの版管理と変更漏れを防ぐための運用が必要になります。
HRISでの管理
HRISでは、日常の人事業務と合わせて従業員情報を管理します。閲覧や更新の権限は、各担当者の業務に応じて設定します。
人事業務に合わせた項目と権限の設定
従業員データ管理システムは、人事担当者の仕事を進めやすくするためのものです。保存する項目、変更できる担当者、給与計算で使用するタイミングを整理し、現場の業務に合わせて設定します。
人事事務と給与計算に役立つ従業員情報
Sigma HRISとForte HRISは、人事事務と給与計算に必要な従業員情報の管理を支援します。勤怠情報や職務情報を、人事サービスの提供に活用できます。
人事事務
情報を整理することで、同じ内容を何度も入力せずに人事事務を進めやすくなります。
勤怠管理
社員番号や配属情報を使って、勤怠記録を正しい従業員と勤務地にひも付けます。
給与計算
勤怠情報や支給項目を使い、会社の規定に沿って給与計算を準備します。
従業員セルフサービス
ESSでは、従業員が権限の範囲内で勤怠情報を確認し、人事サービスを利用できます。
Sigma HRISとForte HRISは、ESSやモバイルアプリを含め、使いやすさを継続的に改善しています。両製品にはAI技術も取り入れ、開発を続けています。
人事部門が管理すべき従業員情報
従業員情報の管理は、氏名を登録するだけではありません。必要な項目がそろっているか確認し、変更があれば更新することも大切です。まずは、人事事務、従業員サービス、給与計算で使用している情報を整理します。
社員番号と職務情報
社員番号、役職、部門は、各従業員の職務を把握するための情報です。複数のファイルをまとめる場合も、形式を統一すると確認しやすくなります。
雇用・配属情報
役職、部門、雇用区分、勤務地から、現在の配属状況を確認できます。変更があった際は更新し、古い情報を使わないようにします。
給与計算に必要な情報
給与計算に使う項目と更新の締め切りを事前に決めます。人事担当者と給与担当者が、同じ基準で作業を進められます。
従業員情報を更新する担当者を決める
例えば、従業員が別の拠点へ異動する場合、人事担当者は勤務地を更新し、その情報を使う部門へ連絡します。担当者を明確にすれば、連絡だけで終わらず、必要な記録まで更新できます。
すべての利用者に同じ権限が必要とは限りません。従業員は自分の勤怠を確認し、人事担当者は情報を管理するなど、業務の分担に応じてアクセス権限を設定します。
従業員情報を整理して日々の人事業務を進めやすく
役職の確認、拠点間の異動手続き、給与計算の準備など、人事部門は毎日のように従業員情報を使用します。そのため、正確で最新の情報が欠かせません。人事、上司、給与担当者が別々の記録を使っていると、作業の前にファイルの照合や再確認が必要になります。従業員データ管理システムは、こうした手順を整理し、権限のある担当者が必要な情報を検索・確認・利用しやすくするために役立ちます。
従業員が増えると、部門異動、昇進、口座変更、別拠点への配属など、更新する情報も増えます。変更をメッセージだけで伝えると、他部門が古い情報を使い続けることがあります。スプレッドシートを使う場合も、最新のファイルと更新担当者を明確にしておく必要があります。保存場所だけでなく、変更を受け付け、確認し、関係者に共有する手順まで整理することが大切です。
まずは現在使っている情報から、重複、未入力、役職名の表記ゆれを確認します。そのうえで、更新担当者と承認・確認する担当者を決めます。例えば、権限を持つ上司の承認後に、人事担当者が配属先を変更する運用が考えられます。不必要な手順を増やさずに役割を明確にすることで、従業員や拠点が増えても同じ方法で管理でき、特定の担当者だけに業務が集中することを防ぎやすくなります。
給与計算の前に従業員情報の変更を確認
例えば、翌月から別拠点へ異動する従業員については、新しい勤務地、上司、異動日、支給項目の変更を確認します。給与担当者は、その給与期間に適用される情報を使用します。承認日と適用開始日を区別すれば、変更の早すぎる反映や反映漏れを防ぎやすくなります。デモではこのような具体例を使い、項目一覧を見るだけでなく、普段の業務に合う流れを確認してください。
導入効果を考える際は、現在最も時間がかかっている作業に注目します。変更書類の検索、従業員一覧の照合、記録の食い違いに関する問い合わせなど、いくつかの例をお聞かせください。当社チームが、その業務に合った使い方をご紹介します。単にファイルを新しい画面へ移すのではなく、必要な情報が見つかり、関係者が更新手順を理解できる運用を目指します。
Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドで利用できます。いずれも中小企業から大企業まで対応し、業務要件とIT方針に応じて選べます。Sigma Solusi Informatikaは、要件整理、データ準備、合意した業務に沿った設定を支援します。利用開始後もサポートチームが質問や問題に対応します。改善したい業務をお伝えいただければ、従業員情報から人事事務・給与計算まで、必要な範囲に絞ってデモを行えます。
自社の運用に合うシステムを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで利用できます。従業員数だけでなく、IT方針やシステムの管理方法に応じてお選びください。
日常業務を支えるHRIS・ESS・モバイルの継続的な開発
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発しています。Sigma HRISとForte HRISは、さまざまな業界で人事、IT、財務、従業員サービスを支えています。
10年以上ご利用いただいているお客様もいらっしゃいます。その間も、企業のニーズの変化に合わせて製品の改善と利用支援を続けています。
人事部門の事務負担を軽減
記録が整理されていれば、情報の検索や事務の準備が進めやすくなります。ファイル照合の時間を減らし、従業員への対応に時間を使えます。
従業員が利用しやすいサービス
ESSやモバイルアプリでは、従業員が会社の権限設定に従って情報を確認し、人事関連の申請を行えます。
導入から運用までチームをサポート
経験豊富なチームが、数時間で業務プロセスの整理を行います。使用する情報、社内規定、担当者の役割を確認し、初めから業務に合う設定を目指します。
スプレッドシートや他システムをご利用の場合は、現在のデータをご用意ください。移行後に使える状態にするため、形式と必要項目の確認を支援します。
必要な従業員情報の整理
人事部門が日常的に使う情報と、給与計算での利用方法をお聞かせください。その内容に合わせて設定を支援します。
データ準備とシステム設定
データの準備、移行、設定を支援します。要件を早い段階で確認することで、設定の不一致による手戻りを減らします。
迅速なサポート
利用開始後も、サポートチームとプロジェクトマネージャーが質問や問題への対応を支援します。
従業員データ管理に関するよくある質問
導入前にどのような情報を準備すればよいですか？
氏名、社員番号、雇用区分、役職、部門、勤務地など、現在人事部門で使用している情報をご用意ください。移行前に、必要な項目がそろっているか当社チームが確認を支援します。
従業員情報を最新の状態に保つにはどうすればよいですか？
情報を更新する担当者と、変更内容を確認する担当者を決めます。システムのアクセス権限も各担当者の業務に合わせて設定することで、継続して情報を管理しやすくなります。
従業員データ管理システムとは何ですか？
従業員情報の登録、更新、日常業務での利用を支援するシステムです。HRISでは、勤怠管理、給与計算、従業員セルフサービス（ESS）にもこれらの情報を活用します。
Sigma HRISとForte HRISで従業員情報を管理できますか？
はい。どちらも人事・給与業務の一環として従業員情報を管理できます。必要な項目の整理、アクセス権限の設定、社内業務に合わせたシステム設定を当社チームが支援します。
Sigma HRISとForte HRISの違いは何ですか？
Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドでの利用に対応します。いずれも中小企業から大企業まで利用でき、IT方針や業務上の要件に応じてお選びいただけます。
従業員はESSで自分の勤怠情報を確認できますか？
Sigma HRISとForte HRISのESSでは、従業員が勤怠情報を確認し、人事サービスを利用できます。閲覧できる情報や申請できる内容は、会社が設定する権限に従います。
現在スプレッドシートで管理している場合も導入できますか？
現在使用しているデータと業務の流れをお見せください。要件の整理、データの準備・移行、システム設定、操作支援まで対応します。経験豊富なチームが、数時間で業務プロセスの整理を行います。
従業員情報の管理をもっとスムーズに
従業員情報の管理でお困りのことをお聞かせください。要件を確認し、具体的な使い方とSigma HRIS・Forte HRISの選択肢をご説明します。