基準にするファイルを決める
同じ情報でも、ファイルによって更新状況が違う場合があります。例えば拠点のファイルには異動が反映されていても、本社の一覧は古いままかもしれません。移行前に、情報の種類ごとにどのファイルを正しい基準とするか確認します。
チームがファイルのサンプルを確認し、担当者に確認が必要な違いを整理します。人事部門ではデータの内容を理解する方に参加いただければ十分です。早めに元ファイルを決めることで、古い情報を使ったことによる修正を減らせます。
Excel からの移行をチームと一緒に準備
従業員情報、勤怠、給与項目を Excel で管理する会社は少なくありません。ファイルが増えると、作業のたびに最新版を探して内容を照合する必要が出てきます。HRIS への移行では、こうした情報を共通のアプリケーションで使えるよう整理します。Sigma が準備を支援するため、人事部門だけで形式や移行手順を決める必要はありません。
項目を対応付けて内容を確認
列の見出しだけでは、内容を判断できないことがあります。「勤務地」という列に拠点名、作業エリア、社内コードが混在しているかもしれません。日付や従業員番号の形式もファイルによって違うため、取り込み前にそろえます。
チームが各列をアプリケーションの項目と対応付け、必要な形式をご説明します。重複や空欄は、確認が必要な箇所として整理します。実際のサンプルを使って進めるため、説明なしで全ファイルを作り直す必要はありません。
移行後の仕事の進め方を確認
Excel から切り替えると、情報の更新方法や確認方法も変わります。各自が別のファイルを使い続けると、アプリケーションが整っていても再び情報に差が生じます。どこへ変更を記録し、誰が確認するのかを利用者に伝えます。
取り込んだデータのサンプルを確認し、主な操作をご案内します。従業員の所属変更など、簡単な業務を一つ試すと手順を理解しやすくなります。初期運用もサポートし、新しい仕事の進め方に慣れるまで支援します。
従業員番号と日付の形式を確認
移行に使う Excel ファイルでは、次の点をチームと一緒に確認してください。
- 00125 のように先頭のゼロを残す必要がある従業員番号は、文字列として保存します。
- 日付の形式を統一し、表のタイトルとデータの行を分けます。
- 従業員番号、拠点、在籍状況は別々の列に分け、項目を対応付けやすくします。
今あるファイルをもとに、Sigma と一緒にアプリケーションで使える形式へ整えます。使用する元ファイルを決め、結果を共同で確認すると移行が進みやすくなります。目的はファイルを移すことだけでなく、人事の日常業務で使えるデータにすることです。
Sigma Solusi Informatika は Excel のサンプルを確認し、Sigma HRIS または Forte HRIS 向けの準備を支援します。移行後は変更を記録する場所をご案内し、複数の版を管理する作業に戻らないよう支えます。移行データの検証と継続的なサポートも、切り替えを円滑に進めるための取り組みです。
ExcelからHRISへの移行に関するよくある質問
今使っている Excel ファイルから始められますか？
はい。ファイルのサンプルをお見せください。データの取得元、各列の内容、必要な準備を確認します。
Excel の数式も自動的に移せますか？
数式で使っている計算ルールをご説明ください。そのルールに合うアプリケーション設定を確認します。数式がそのまま自動で移るわけではありません。
ファイル形式の調整は誰が支援しますか？
Sigma が項目の対応付けを支援し、必要な形式をご案内します。会社側ではデータの内容と取得元をご確認ください。
データが複数のファイルに分かれている場合はどうしますか？
情報の種類ごとに、基準とするファイルを決めます。チームが統合の必要性や、確認が必要な相違点を一緒に整理します。
移行結果は一緒に確認できますか？
はい。合意した基準に沿って、件数とデータのサンプルを利用開始前に確認します。
HRIS を使い始めるときも支援を受けられますか？
はい。Excel から切り替えた後の仕事の進め方が分かるよう、操作説明と初期サポートの内容を相談します。
お使いの Excel ファイルから始めましょう
従業員情報、勤怠、給与計算で使っているファイルのサンプルをご用意ください。項目、形式、移行手順を一緒に確認します。