採用の決定
採用の決定内容と承認された役職・ポジションが明確であることを確認します。 「採用の決定」と「入社日の確定」は区別して扱います。
新入社員情報管理システム
採用決定後は、役職、配属先、入社日などの確定情報をもとに入社手続きを準備します。人事部門と上司に必要な情報を共有し、初出社を円滑に迎えられるようにします。
採用決定後の新規従業員データの準備
候補者の採用決定後も、事務手続きを開始する前に確認すべき情報があります。 人事部門は、決定事項に基づいた本人確認情報、役職、配属先、入社日を必要とします。 こうした準備を行うことで、再入力の手間や部門間での情報の不整合を減らすことができます。
入社までにそろえる情報
従業員管理に使用する候補者情報を確認します。 社内プロセスに従い、必要なデータを補完してください。
配属先と上司
役職、部署、勤務地、および新入社員の受け入れ上司を確認します。 この情報は、初日を迎える前の調整に役立ちます。
勤務開始日
関係者と合意済みの開始日を使用してください。 スケジュールの変更は、人事部および該当部署に連絡する必要があります。
初日の準備チームへの採用情報の共有
特定の拠点での採用が決まった候補者の開始日が変更された場合、採用チームは人事部と上司に通知し、最新のスケジュールに合わせて事務手続きの準備を進める必要があります。 準備されたデータは、その後のオンボーディング・プロセスの基礎となります。
決定事項の確認
合意された役職、勤務地、開始日を確認します。
入社手続きの準備
アプリケーション内でのデータ移行や入力の必要性について、当社のチームと協議します。
オンボーディングへの移行
人事部、上司、および関連部署と連携し、初日の準備を調整します。
初出社までに新入社員の情報を整える
候補者が入社を承諾したら、人事部門は入社手続きに必要な情報を整えます。役職、部署、勤務地、上司、入社日は、備品や業務環境を準備する各担当者の判断材料になります。共有前に内容を確認し、すべての部署が同じ情報を使えるようにしておくことが大切です。採用時にそろえた書類や決定事項を引き継ぐことで、確認のやり直しも減らせます。
応募時の情報と、最終的な採用条件が一致するとは限りません。応募した拠点とは別の拠点への配属が決まったり、選考中に役職や入社日が変わったりすることもあります。採用担当者は、合意した内容を関連書類とともに人事部門へ引き継ぎます。人事部門が不足や相違を確認してから登録することで、入力ミスや繰り返しの確認依頼を減らせます。
入社時に必要な準備は、職種や勤務地によって異なります。拠点勤務では現地の責任者との調整が必要になる一方、本社勤務では本社の担当部署が準備を進める場合があります。配属先が確定したら、備品、システムの利用権限、オリエンテーションの日程などを整えます。デモでは実際の採用事例をもとに、情報の引き継ぎ方と必要な設定をご相談ください。システムで対応できる業務を当社チームと確認できます。
受け入れ準備を担当する部署に最新情報を共有する
入社日や勤務地が変わった場合は、人事部門、上司、受け入れ準備の担当者に変更を伝えます。新入社員の情報管理では、採用に関する情報を正確にそろえることが中心です。オンボーディングでは、その情報をもとにチーム紹介や業務説明などを進めます。両方の担当者が連携することで、入社前から一貫した案内ができます。
入社前に、役職、勤務地、上司、入社日を最終確認します。不足情報をそろえる担当者と、変更を連絡する担当者も決めておきましょう。役割が明確であれば、人事部門は未確認の事項を早めに把握し、初出社までに対応できます。準備を計画的に進めることで、受け入れ担当者の直前の作業を減らせます。
貴社の採用ニーズについて、Sigma Solusi Informatikaのチームとご相談いただけます。 「Sigma HRIS」はオンプレミスおよびプライベートクラウドに対応しており、「Forte HRIS」はクラウドベースです。 貴社の業務スタイルやITポリシーに合わせてお選びください。 デモの際は、具体的な職種や選考プロセスの例をご用意いただくと、よりニーズに即したご提案が可能です。 導入準備のサポートに加え、運用開始後のサポートも提供いたします。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
新入社員情報管理に関するよくある質問
新規採用者の事務手続きとオンボーディングの違いは何ですか？
事務手続きは、候補者の採用決定後にデータを整備するものです。 一方、オンボーディングはそれに続き、チームへの紹介、業務内容の説明、業務開始に必要な準備などを行います。
応募者のデータはすべて、従業員データとして登録する必要がありますか？
人事管理に必要な情報を選定します。 データの種類や利用方法は、企業のニーズや方針に従います。
デモではどのような点を話し合うべきですか？
受け入れフロー、人事部門（HR）が必要とするデータの一覧、および採用担当とオンボーディング担当間の役割分担を準備します。
初出社日までに確認すべきデータは何ですか？
承認された採用決定に基づき、本人確認情報、入社日、役職、配属先、上司を確認します。
入社日が変更になった場合はどうしますか？
変更内容を人事部門、上司、および事務手続き担当者に伝え、共通のスケジュールで準備が進められるようにします。
なぜ従業員番号を確認する必要があるのですか？
一貫した識別情報を使用することで、新規の事務手続きと後続の人事プロセスを円滑に連携させ、二重登録を防ぐことができます。