欠勤理由
記録を分かりやすくするため、会社で合意された分類（カテゴリ）を使用してください。 確認済みの情報と、説明待ちの情報を区別します。
欠勤・休暇申請管理システム
勤怠確認のため、理由、日付、承認ステータスを明確にして従業員の休暇や欠勤を管理します。 Sigma HRISおよびForte HRISは、休暇申請と日々の勤怠記録を紐付けることで、人事担当者の業務を支援します。
従業員の休暇および欠勤理由の記録
従業員が事前に連絡し、遅刻や早退などの承認を得ている場合があります。理由、日付、承認状況を記録し、実際の勤務状況に合った勤怠管理を行いましょう。打刻がない場合には、打刻忘れや端末データの未受信も確認する必要があります。
休暇の日付と期間
休暇が終日なのか、特定の時間帯なのかを明記します。 こうした詳細は、人事担当者が状況を正確に確認するのに役立ちます。
休暇に関する書類および補足説明
会社のニーズや規定に応じて、必要な情報を定めます。 書類へのアクセス権限は、関係者のみに制限する必要があります。
承認ステータスと休暇の集計
承認済みの最新情報に基づいて集計が行われるよう、確認結果を人事担当者が確実に把握できるようにします。
申請内容と打刻記録を照合する
例えば、上司がすでに遅刻を許可している場合、人事部門はその情報を出勤時刻の記録と併せて確認する必要があります。 そうすることで、これらを別々の事象として扱うのではなく、関連性のあるものとして把握できます。
社内で使っている申請区分、申請例、承認フローをご用意ください。当社チームが記録方法や設定を一緒に確認します。給与への反映は、確認済みの勤怠状況と適用される規定に基づいて行います。
欠勤理由を確認してから勤怠を確定する
承認済みの休暇、書類の確認が残っている病欠、理由がまだ分からない欠勤は、それぞれ状況が異なります。種類、日付、確認状況を記録しておくと、人事担当者が集計前に必要な対応を判断しやすくなります。上司も状況を把握できれば、不在の間の業務分担を調整できます。
従業員が上司に連絡していても、人事担当者には集計後に情報が届くことがあります。誰がどの方法で記録し、内容を確認するかを決めておきましょう。申請区分も分かりやすくすると、従業員が適切な種類を選び、必要な情報を提出しやすくなります。システムでは申請を集めるだけでなく、理由と確認状況を把握できる流れを確認してください。
欠勤の連絡が先になり、書類は後から提出される場合もあります。こうした場合に、どこまで確認できているか、残りの情報を誰が確認するかを明確にしておくと安心です。デモでは承認済みの申請と追加情報待ちの申請を比較してみましょう。状態を分けて管理すれば、人事担当者が未確認の記録を確定情報として扱うことを防ぎやすくなります。上司も把握できている情報をもとに業務を調整できます。
勤怠集計の前に欠勤の詳細を確認する
例えば、従業員が上司を通じて休暇を申請したものの、その記録が人事部（HR）にまだ伝達されていないケースがあります。 勤怠レポートで誤った結論が導き出されないよう、チームは情報を照合・確認する必要があります。 休暇や欠勤の申請について検討する際は、それぞれの状況に応じてどのような書類や確認が必要かを明確にしましょう。 給与計算への影響は、単なる勤怠記録上のラベルではなく、適用される規定やルールに基づいて決定されます。
情報が足りない申請と承認済みの申請は分けて管理しましょう。デモでは、上司への連絡が先に行われた場合や、書類が後日提出される場合など、自社で起こるケースを使って確認します。記録すべき内容と確認担当者を決めておくと、従業員も次に何をすればよいか分かりやすくなります。
休暇・欠勤管理についてSigma Solusi Informatikaにご相談ください。Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドで利用できます。よくある申請例と承認手順をもとに、業務に合った流れを確認します。データの準備と設定から、導入後の運用までサポートします。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
欠勤・休暇申請管理に関するよくある質問
勤怠記録がない場合、その従業員は欠勤ということになりますか？
必ずしもそうとは限りません。 休暇が承認済みである場合や、打刻を忘れた場合、あるいは勤怠管理システムにデータが取り込まれていない場合などが考えられます。 人事担当者は、出勤ステータスを確定する前に、これらの情報を照合する必要があります。
相談の際に準備すべきことは何ですか？
社内で使っている申請区分、申請例、承認フローをご用意ください。当社チームが記録方法や設定を一緒に確認します。給与への反映は、確認済みの勤怠状況と適用される規定に基づいて行います。
Sigma HRISとForte HRISのどちらを選ぶべきですか？
Sigma HRISはオンプレミスおよびプライベートクラウドでの導入が可能です。 Forte HRISはクラウドベースです。 企業のニーズやITポリシーに合わせて選択でき、相談やデモの際には当社チームがサポートいたします。
なぜ休暇の種類を区別する必要があるのですか？
休暇の種類を区別することで、人事担当者は欠勤の理由や期間を把握しやすくなります。 明確なカテゴリ分けにより、書類の確認や承認、および勤怠への影響の把握が容易になります。
欠勤の詳細はどのように記入しますか？
最終ステータスを確定する前に、スケジュール、勤怠記録、申請内容、および添付書類を確認してください。
欠勤すると、直ちに給与から控除されますか？
必ずしもそうとは限りません。 人事担当者はまず欠勤の理由を確認する必要があります。 給与への影響は、確認結果および適用される規定に基づいて決定されます。
休暇・欠勤管理についてご相談ください
効率化したい業務や、現在お困りの点をお聞かせください。当社チームが機能をご紹介し、設定から日々の運用までサポートします。