仮払いが必要な費用
申請の際は、予算および支払方法を基準としてください。 会社が直接支払済みの費用は含めないようにしてください。
出張仮払金管理システム
Sigma HRISまたはForte HRISを使用して、出張仮払金および費用の精算を管理します。 受領した資金と承認済み費用を記録することで、従業員と財務部門双方が、精算すべき残額を把握できるようにします。
仮払金を記録して出張後の精算を円滑にする
仮払金は、従業員が出張費用を全額立て替えずに済むよう、事前に支給する資金です。出張後は承認された実際の費用と照合します。記録が明確であれば、人事や経理担当者は精算待ちの金額、返金額、追加支給額を確認しやすくなります。
承認と支払い
申請額、承認額、実際の受領額を分けて記録し、支払状況を明確にします。
出張の参照情報
仮払金の記録を該当する出張と従業員に関連付けます。同じ時期に複数の出張があっても、対象を確認しやすくなります。
差額の精算
受領した資金と承認された費用を照合します。 その差額に基づき、財務部門の規定に従って返金または追加支給の必要性を判断します。
承認済みと支払済みの仮払金を区別
人事部や上司による承認は、必ずしも従業員への資金入金を意味しません。 財務部門は、支払い完了を確認できる情報が必要です。 出張終了後、実際に受領した金額を照合の基準とすることで、誤った数値に基づく差額計算を防ぎます。
必要額の確認
仮払金の申請額が、予算と従業員が支払う費用に合っているか確認します。
支払完了の確認
参照情報および財務部門による支払いステータスを記録します。
仮払金と実際の費用を照合
事務処理を完了させる前に、費用証憑を確認し、差額を精算します。
出張の仮払金を支給から精算まで管理する
仮払金は、出張前や出張中に必要な費用を賄うものです。対象の出張、承認額、受領額、精算内容を記録します。仮払金と最終的な費用の合計は異なるため、経理担当者は領収書などを確認し、返金や追加支給が必要か判断します。
仮払金は、支給後に使い道を報告する必要があります。支払いの記録だけでは、未精算の案件を把握しにくくなります。各支払いを出張、受領者、経費報告と関連付けて管理しましょう。デモでは、支払いは済んでいても領収書がまだそろっていない例を使えます。状況が明確であれば、従業員は不足書類を準備でき、経理担当者も未完了の精算を確認できます。
残金がある場合と、承認された費用が仮払金を上回る場合をそれぞれ確認します。設定の検討前に、社内の処理手順と精算完了に必要な書類や入出金の確認方法をお聞かせください。デモでは、仮払金の状況や費用の内訳、出張後に残る手続きを従業員と経理担当者が理解しやすいか確認できます。
仮払金と領収書を照合
承認された費用が仮払金より少なければ、社内手順に従って残額を返金します。費用が多ければ、確認後に追加支給が必要になる場合があります。デモでは両方の例を使い、従業員が提出する情報と、経理担当者が未精算案件を確認する方法を検討してください。
経理担当者には未精算の仮払金、従業員には不足している領収書や確認事項が分かることが大切です。支給済みの仮払金と経費報告の例をご用意いただき、精算までの流れをデモで確認しましょう。情報を整理することで、同じ問い合わせを繰り返す負担を減らし、社内手順に沿った精算を進めやすくします。
Sigma HRISはオンプレミスおよびプライベートクラウドに対応しており、Forte HRISはクラウドベースです。 貴社の運用ニーズやITポリシーに合わせてお選びください。 デモの際には、実際の出張や経費精算の事例をご用意いただければ、人事・経理部門に適したプロセスについて具体的にご提案できます。 導入時の準備や設定を支援するほか、導入後のサポートも提供いたします。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
出張仮払金管理に関するよくある質問
出張仮払金とは何ですか？
出張仮払金とは、業務遂行に必要な資金を事前に支給するものです。 出張終了後、実際の使用額と承認済み費用を照合し、返金または追加支給の有無を決定します。
実際の費用が仮払金より少ない場合はどうなりますか？
差額を確認し、財務規定の手順に従って返金処理を行います。 精算を完了させるには、返金の記録が必要です。
承認済み費用が仮払金を超える場合はどうなりますか？
規定に基づく確認と承認を経て、不足分を追加支給として処理することができます。
仮払金と立替経費の精算は同じですか？
いいえ。仮払金は支出前に渡す資金です。立替経費の精算は、従業員が先に支払った費用を会社が後から払い戻す手続きです。
未精算の仮払金を確認するにはどうすればよいですか？
出張の参照番号、支給額、精算ステータスを使用して、今後の対応を判断します。
アプリケーションが直接資金を振り込むのですか？
実際の支払いは、財務システムおよびプロセスに従って行われます。 システム連携や支払状況の確認については、企業の運用環境に合わせて検討する必要があります。
出張時の仮払いに関するご要望を、当社のチームにご相談ください
効率化したい業務や、現在お困りの点をお聞かせください。当社チームが機能をご紹介し、設定から日々の運用までサポートします。