移す残日数と基準日を決める
作成日が違う残日数の帳票は、そのまま比較できない場合があります。有効期間や前期からの繰り越しも確認が必要です。日付や条件を付けずに数字だけを移すと、新システムの初期値を説明しにくくなります。
チームが休暇区分、対象期間、基準日を一緒に確認します。会社側で元になる帳票を確定してください。残日数の具体例を使い、移行前に必要な準備と設定を整理します。
休暇残日数を移す前に確認すること
システムを切り替える際は、休暇残日数の基準日を明確にします。帳票の値は新たな申請や承認によって変わるためです。Sigma Solusi Informatika は、新システムの初期値が合意した時点の状況を表すよう支援します。直前に承認された休暇も含め、従業員ごとの残日数を最新の帳票と照合します。
承認が終わっていない申請を確認
承認待ちの申請は、扱いを明確にしておきます。元の残日数に既に反映されているか、どのシステムで処理を完了するかを確認します。決めておかないと、申請の漏れや二重控除につながる恐れがあります。
人事担当者と、判断が必要な事項を整理します。旧システムで完了する申請と、新システムへ引き継ぐ申請を決めます。その内容を初期値の準備と利用者への説明の基準にします。
残日数の例と申請手順を確認
一人分だけでなく、残日数の条件が異なる従業員を確認します。休暇区分、有効期間、関連する申請を社内ルールと照合してください。従業員が申請を始める前に、差を見つけるための確認です。
チームが確認済みの元データと結果を照合します。残日数が合ったら、新システムの申請方法をご案内します。初期運用で質問があれば、サポートが確認と対応を支援します。
切り替え時の残日数を確認する例
例えば、切り替え日時点の残日数が 8 日で、承認待ちの 2 日分の申請があるとします。移行前に、表示されている 8 日がその申請を既に反映しているか確認してください。会社によって扱いは異なります。処理方法を記録することで、同じ申請を再度差し引くのを防げます。
基準日、社内ルール、処理中の申請が明確なら、移行を早く進められます。Sigma が形式の準備と結果の検証を支援するため、人事部門だけで対応する必要はありません。利用者に説明できる初期値をもとに、休暇業務を続けられます。
Sigma Solusi Informatika は Sigma HRIS または Forte HRIS の利用前に、残日数と処理中の申請を確認します。データ確定後は従業員セルフサービスの操作研修で申請手順をご案内します。移行後の残日数に関する質問も、人事担当者とサポートチームで確認できます。
休暇残日数の移行に関するよくある質問
休暇残日数の移行には何が必要ですか？
従業員番号、休暇区分、残日数、対象期間、基準日を、会社のルールと利用目的に合わせて確認します。
基準日を決めるのはなぜですか？
申請や承認によって残日数が変わるためです。何日時点の値を移し、その後の変更をどう引き継ぐかを明確にします。
承認待ちの申請はどう扱いますか？
申請状況と残日数への反映を確認します。切り替え時に申請を見落としたり、二重に差し引いたりしないためです。
前の期間からの繰り越しも相談できますか？
はい。繰り越しの条件と有効期限をご説明ください。確認した社内ルールに沿って設定を検討します。
移した残日数はすぐに使えますか？
まず残日数と申請手順を確認します。準備状況と合意した計画に合わせて利用を始めます。
残日数が合わないときは誰に相談できますか？
Sigma が基準の帳票や関連する申請と照合し、差の調査を支援します。結果は人事担当者と一緒に確認します。
正しい残日数で休暇申請を続ける
合意した基準日の残日数一覧と、承認待ちの申請をご用意ください。漏れや二重控除を防ぐため、チームが確認を支援します。