役割ごとの業務を確認する
利用者の名前だけでは、必要なアクセス権限は分かりません。従業員データの更新、勤怠の確認、給与計算など、担当する業務を明確にします。一人が複数の業務を担当する場合は、それぞれの責任も整理します。
当社が役割ごとの要件をまとめ、利用できる設定を確認します。そのうえで社内の責任者に内容をご確認いただきます。役職名から推測するのではなく、実際の業務を基準にすることで、設定を進めやすくなります。
実際の担当業務に合わせてアクセス権限を整理
給与担当者、上司、従業員では、HRISを使う目的が異なります。利用するメニューや操作権限も、その責任に合わせる必要があります。Sigma Solusi Informatikaは、役割ごとに必要な操作を整理し、設定と確認を支援します。実際の業務例を使うことで、役職名だけに頼らず、分かりやすく効率的に設定を進められます。
データの閲覧と申請の承認を分けて考える
レポートを閲覧できても、その元データの変更や申請の承認が認められるとは限りません。それぞれの権限を区別して設定します。複数拠点がある場合は、担当する拠点の範囲も確認します。
普段使っている申請やレポートを例に、誰が受け取り、確認し、判断するかを整理します。当社は、必要な操作と権限の範囲外となる操作の両方を確認し、設定に反映するための検討を支援します。
担当業務が変わったら権限を見直す
上司の交代、異動、担当業務の変更によって、必要なアクセス権限も変わります。以前の設定を見直さないと、不要になった権限が残ったり、新しい業務に必要な操作ができなくなったりすることがあります。
変更を承認する人と適用日を確認してください。当社は、設定の調整方法と確認事項をご説明します。運用開始前に対象の役割で業務を試し、合意した担当範囲と権限が一致するかを確認します。
役割を一覧にまとめ、操作権限を検証する
役割、必要なメニュー、担当拠点、許可する操作を簡単な表にまとめます。テストでは、できるべき操作と制限すべき操作の両方を確認します。例えば、上司には部下の申請を確認する権限を付与しても、給与計算を実行する権限は付与しない場合があります。
設定の根拠を記録しておくと、担当が変わった際にも確認しやすくなります。操作方法の質問やアクセスの問題は、サポート窓口にご相談いただけます。利用者が影響を把握しないまま設定を試す必要はありません。
HRISを切り替える際も、Sigma Solusi Informatikaは現在の担当業務に合わせてアクセス権限を確認します。以前の設定は参考にしつつ、そのまま引き継がず内容を見直します。続いてHRISの動作・結果検証で設定を確かめます。Sigma HRISまたはForte HRISの稼働後も、操作や問題へのサポートを継続します。
HRISアクセス権限の設定に関するよくある質問
アクセス権限の設定前に何を準備すればよいですか？
利用者の役割、主な業務、担当する拠点、設定内容を承認する社内責任者を整理してください。
役職名だけでアクセス権限を決めてよいですか？
いいえ。同じ役職でも担当業務が異なる場合があります。実際の責任と権限を確認して決めます。
データを閲覧できる人は申請も承認できますか？
閲覧、編集、承認は別の権限です。必要な操作をそれぞれ整理し、アプリケーションの機能に合わせて設定を確認します。
一人で複数の拠点を担当する場合はどうしますか？
担当する拠点と業務をお伝えください。当社が設定方法を検討し、実際の業務例を使って必要な権限を確認します。
異動時にはアクセス権限の見直しが必要ですか？
はい。担当業務や勤務先が変わると、必要な権限も変わる場合があります。新しい担当範囲に合わせて再確認してください。
設定が適切かどうかは、どのように確認しますか？
役割ごとの代表的な業務を試し、運用開始前に社内の承認権限を持つ方と結果を確認します。
利用者ごとに必要なアクセス権限を整理しましょう
管理者、上司、従業員の業務と担当拠点をお知らせください。閲覧、編集、承認の権限を、それぞれの役割に合わせて確認します。