部門および業務ユニットの構成
部門名や部署間の関係性は、従業員が社内での自身の立ち位置を理解する助けとなります。 また、名称に一貫性を持たせることで、人事部門がデータを準備する際の手間も省けます。
組織構成管理システム
Sigma HRISやForte HRISで、部門、役職、報告先を管理できます。新しい部門の設置や上司の交代があった場合も、その情報をもとに配属や業務分担を更新できます。
社内の部門、役職、上司との関係を明確化
企業の成長に伴い、部門や役職も増えていくのが一般的です。 従業員は、自身の上司が誰か、どのチームが業務を担当しているか、誰と連携すべきかを把握する必要があります。 組織構造を明確にすることは、こうした関係性を理解する助けとなります。
チーム構成が更新頻度の低いファイルにのみ保存されていると、古い情報がそのまま使われ続ける可能性があります。 その結果、従業員は申請や他部署への連絡の際に改めて確認しなければならなくなります。 また、人事部門も、現在誰がどの役職に就いているかを再確認する必要が生じます。
組織構造の更新
新しい部署の設置や上司の交代などがあった場合、組織構成を更新する必要があります。 情報が実態と乖離しないよう、誰が更新を担当するかを明確に決めておきましょう。
組織構造における部門・役職・従業員の関係
組織図は社内の構成を示すのに役立ちますが、人事の実務においては、その背景にある詳細な情報も必要となります。 例えば、「財務（Finance）部門」に「財務スーパーバイザー」という役職があり、そこに特定の従業員が就いている場合、人事部門がチーム構成や上司を把握できるよう、これら3つの情報をすべて記録しておく必要があります。
組織構成管理システムを選ぶ際は、現在の組織と人事業務で使う情報を確認することが大切です。当社チームが資料を確認し、貴社に合う管理方法をご案内します。
部門および業務ユニット
部門は、財務、人事、業務（オペレーション）など、業務内容ごとにグループ化された組織単位です。 その配下にユニット（小規模なチームや課など）がある場合は、チーム間の関係性を明確に記録しておく必要があります。
役職と担当者
例えば、担当者が別の支店へ異動しても、「倉庫スーパーバイザー」という役職自体は存続します。 人事部門は後任者を記録するだけで済み、役職に伴う職務内容はそのまま基準として維持されます。
組織図の作成に必要な情報
ご相談の前に、すべてをゼロから作成しておく必要はありません。 現在お使いの組織図、部署一覧、または関連ファイルをご持参ください。 すでに明確になっている部分と、今後補足が必要な情報を整理するお手伝いをいたします。
上司と部下の関係
各役職の報告先（指揮命令系統）を明確にしてください。 部署によって業務上の関係性が異なる場合は、適切な構成を検討できるよう、その旨をお伝えください。
支店および勤務地
1つの部署の従業員が複数の拠点に配置されるケースもあります。 組織構造を分かりやすくするため、勤務地と報告関係を区別して整理する必要があります。
部署名および役職名
合意された部署名と役職名を使用してください。 同じ部門に対して異なる名称を使用すると、データの照合が困難になる可能性があります。
更新担当者
組織変更を記録する担当者と、それを確認する担当者を決定してください。 このシンプルなフローにより、情報を常に最新の状態に保つことができます。
新しい部門の開設に伴う組織図の更新
例えば、新しいサービス部門を設ける場合は、所属先、責任者、必要な役職を確認します。これらが明確であれば、人事担当者は報告先をその都度確認することなく、配属や事務手続きを準備できます。
組織情報は、アクセス権限や承認フローを決める際にも参考になります。ただし、申請の承認者が必ず直属の上司とは限りません。社内ルールをお聞かせいただき、報告先と承認者を区別して設定を確認します。
役職情報の整備
チーム構成が明確になったら、役職管理アプリケーションのページで、業務や役割の管理方法を確認してください。
従業員データとの紐付け
従業員データ管理を通じて、従業員名、役職、配属先が正確であることを確認してください。 複数の拠点がある場合は、マルチ拠点対応HRISも併せて参照してください。
組織構成を明確にして部門間の連携をスムーズに
組織構成は、部門同士の関係とそれぞれの責任を示すものです。組織図が見やすくても、報告先が実際の業務と異なれば、日々の仕事には活用しにくくなります。部門、役職、担当する従業員を区別して管理することが大切です。例えば、倉庫責任者が交代しても、その役職の業務は変わりません。人事担当者は新しい担当者を登録し、関係部門へ変更を案内できます。
企業が成長すると、新しいチームの設置、部門の統合、一人の管理職による複数部門の兼務などが発生します。組織図を更新しなければ、すでに担当を離れた人へ連絡してしまうこともあります。誰が業務を担当し、誰に報告し、どの部門と連携するのか。組織情報は、こうした具体的な疑問に答えられるものである必要があります。関係を整理しておくと、新入社員がチームを理解しやすくなり、部門間の協力や事業拡大に伴う役割分担にも役立ちます。
組織情報をシステムへ登録する前に、実際の業務体制を確認しましょう。正式な所属と一時的な担当業務が異なる場合は、それぞれの責任と権限を明確にします。部門名も、役職や従業員の情報と統一する必要があります。組織変更の際は、適用開始日と確認担当者を決め、いつから新体制で動くかを関係者に伝えます。デモでは、こうした情報の管理方法に加え、変更に伴って承認フローの見直しが必要かどうかも確認できます。
チーム変更時の部門および上司情報の更新
複数部門の従業員を集めて新チームを作る場合は、責任者、適用開始日、元の部門との連携方法を確認します。従業員は報告先を把握でき、人事担当者は承認者の変更が必要か判断できます。デモでこのような組織再編の例を使うと、図の見た目だけでなく、実務に必要な変更手順まで確認できます。
分かりやすい組織図は、新入社員がチームを理解し、他部門が適切な担当者を見つける助けになります。組織再編時も、誰に何を伝えるか整理しやすくなります。デモでは現在の組織図をご用意いただき、質問が多い箇所をお知らせください。一人の管理職が複数部門を担当する場合など、具体例をもとに、貴社の業務に合った使い方をご説明します。
Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドでの利用に対応します。どちらも中小企業から大企業まで、業務要件やIT方針に応じて選べます。当社チームが要件整理、データ準備、システム設定を支援します。改善したい業務をお聞かせいただければ、関連する例を使ってデモを行います。導入後も、ご質問や利用上の問題に対応します。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
Sigma HRISは、自社サーバーへのオンプレミス導入やプライベートクラウドでの運用に対応します。人事業務やIT方針に合わせた設定を当社チームが支援します。
詳しく見る
Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
詳しく見るSigma HRISとForte HRISは、利用者のニーズに合わせてESS、モバイルアプリ、AI機能を継続的に改善しています。デモでは、貴社の業務に沿った例を使って操作方法をご確認いただけます。
2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
組織構成管理に関するよくある質問
組織構成管理システムとは何ですか？
部門、役職、報告先を人事部門が管理するシステムです。従業員の所属や直属の上司を確認でき、人員配置や部門間の連携に役立ちます。
組織構成管理と役職管理の違いは何ですか？
組織構成管理では、部門の配置や部門間の関係を整理します。役職管理では、各役職の業務と責任を扱います。両方の情報を管理することで、組織全体と個々の役割を把握しやすくなります。
デモの前に何を準備する必要がありますか？
現在運用されている部門、役職、上司の氏名、勤務地をまとめた図やリストをご用意ください。 検討を始める段階では、シンプルなファイルでも十分です。
承認ルートは組織構造と一致させる必要がありますか？
必ずしも一致する必要はありません。申請内容によっては、直属の上司以外が承認する場合もあります。社内の承認ルールをお聞かせいただければ、必要な設定を一緒に確認します。
組織構造が変更された場合はどうなりますか？
誰がデータを更新するのか、いつから新しい体制を適用するのかを決定します。 貴社の計画に合わせて、必要な設定について当社チームが検討をサポートいたします。
複数のチームを兼務する従業員への対応はどうすればよいですか？
主な所属先と兼務（追加業務）を区別します。 組織構造や承認フローに混乱が生じないよう、責任者となる上司や必要なアクセス権限について明確にしてください。
組織構成の管理をもっとスムーズに
現在のチーム構成や人事管理でお困りのことをお聞かせください。相談とデモを通じて、貴社に合った管理方法やシステム設定をご案内します。