一つの業務を最初から最後まで確認
作業順に説明すると、業務を理解しやすくなります。残業なら、申請者、確認者、承認の時点、給与担当者への結果の受け渡しまでを確認します。具体例があると、各担当者のつながりを推測せずに把握できます。
設定に影響する点は弊社から質問します。上司の不在や従業員の拠点異動など、通常と異なる場合も確認します。確定した内容は基準として記録し、未決定の事項には確認が必要なことを明記します。
要点を絞った確認で設定ミスを防ぐ
人事・給与業務の整理では、設定前に会社の仕事の進め方を確認します。Sigma Solusi Informatika は 10 年以上の導入経験をもとに、数時間で要件整理を支援できます。仕様書を一から作る必要はありません。実際の作業例、ルール、解決したい問題から始め、準備に使える情報をまとめます。
共通ルールと例外を分ける
拠点、従業員区分、対象期間によってルールが異なることがあります。最初に確認しないと、別の処理が必要な業務に同じ設定を使ってしまいます。後からの修正は、利用者と導入担当者の双方に負担をかけます。
共通のルールと例外を一緒に整理します。堅い説明書を新しく作る必要はなく、普段使っている書類や帳票をご用意ください。会社が確認できるルールに基づいて設定を決めることが目的です。
設定に使うルールを確定
短い打ち合わせでも、業務、利用者、データの取得元、必要な結果を明確に記録します。共通の基準があれば、人事から給与や IT へ伝える際に内容が変わるのを防ぎやすくなります。
確認した内容を設定とテストの例に反映します。追加開発を検討する前に、既存機能で対応できるかを確認します。会社側も準備する内容を把握でき、運用に影響が出る前に認識の違いを修正できます。
設定とテストに使える確認結果を残す
業務整理の結果をアプリケーションの設定につなげます。例えば残業については、次の点を明確にします。
- 誰が申請し、誰が承認するか
- どの勤怠データ、対象期間、計算ルールを使うか
- 給与計算に反映する前に、人事が何を確認するか
利用に直接関わる事項に絞って話し合うことで、数時間の要件整理でも準備を進めやすくなります。社内判断や技術確認が残る事項は、後の対応のために記録します。分かりやすい進め方を保ちながら、誤ったルールで設定しないための情報を押さえます。
Sigma Solusi Informatika は、HRIS の選定や切り替え時にこの基準作りを支援します。確定した要件をHRIS の設定に使い、未決定事項は記録します。Sigma HRIS または Forte HRIS のテストと初期運用でも支援を続けます。
人事・給与業務の整理に関するよくある質問
要件整理の打ち合わせにはどれくらいかかりますか？
実際の業務と社内ルールをもとに、主な要件を数時間で確認できます。社内判断や技術確認が必要な事項は、後で確認できるよう記録します。この時間は要件整理の工程を指し、導入全体ではありません。
会社側で仕様書を作る必要がありますか？
必要ありません。業務の流れを一緒に確認し、合意した情報をもとに設定の基準をまとめます。
打ち合わせには誰が参加すればよいですか？
業務を理解し、会社のルールを確認できる人事・給与担当者にご参加いただきます。技術的な要件がある場合は IT 担当者にも参加いただきます。
すべての確認が終わるまで設定は始められませんか？
内容が明確な部分は計画に沿って進められます。未決定の事項は記録し、確定したルールと混同しないようにします。
早く導入したい場合も要件整理は必要ですか？
必要です。設定の誤りを防ぐため、短時間でもルールを明確にしておくと、運用後の修正を減らせます。
人事と給与でルールの説明が違う場合はどうしますか？
違いを記録し、判断権限のある担当者に確認します。計算例や申請例を使うと、認識を合わせやすくなります。該当部分は合意後に設定の基準とし、ほかの確認済みの作業は進められます。
人事・給与業務の流れをお聞かせください
技術仕様書は不要です。一つの業務と担当者、会社のルールから始め、必要な設定を一緒に整理します。