業務の割り当て
業務内容、作業場所、期待される成果を明確にします。 これらの情報は、活動状況を確認する際、従業員と上司の双方にとって重要な背景情報となります。
社外業務の活動管理システム
「Employee Activity」を活用し、社外での従業員の活動、業務の進捗、現場での課題を把握します。 個別のメッセージのやり取りに頼ることなく、上司が業務成果を理解し、必要なサポートを判断できるよう支援します。
社外での活動も明確な業務記録として残す
現場担当者は、複数の場所で訪問、サービス提供、または運用業務を行います。 上司が適切なサポートを行うには、業務内容、作業状況、進捗の把握が不可欠です。 「Employee Activity」は、割り当て、業務成果、対応が必要な課題に焦点を当て、社外活動の記録とモニタリングを円滑にします。
活動の進捗状況
合意されたプロセスに基づき、活動内容や業務ステータスを記録します。 状況を更新することで、上司は進行中の業務や支援が必要な業務を把握できます。
成果と課題
成果の概要と現場での課題を記載します。 業務上の必要性や社内規定に応じて、証拠となる資料などを添付します。
上司によるフォローアップ
活動の状況に応じて、次のステップを決定します。 有益なモニタリングとは、単に記録を集めるだけでなく、調整や連携に役立つものです。
「出勤・在席」と「実際の業務内容」を区別する
出勤記録があるからといって、必ずしも訪問や業務成果の記録があるとは限りません。 「Employee Activity（従業員活動記録）」機能は、社外での訪問目的、業務成果、直面した課題などを記録するのに役立ちます。 時間や位置情報の記録を行う場合は、その適用範囲、目的、アクセスルールなどを、社内プロセスに沿って従業員に説明する必要があります。
活動情報の記録内容について合意する
割り当てられた業務、ステータス、記録すべき成果などを明確にします。
更新方法を定める
更新頻度、時間や位置情報の要否、情報へのアクセス権限などについて話し合います。
業務調整に活用する
課題や次のステップについて、従業員と上司が共に確認・検討します。
社外業務の進捗・成果・課題を記録する
「Employee Activity」は、従業員が社外での活動を記録し、上司がその成果を把握するのを支援します。 訪問目的、実施業務、成果、課題などが記録されていれば、その情報はより有益なものとなります。 単なる位置情報や時間情報だけでは、業務への貢献度を十分に把握できません。 業務上の必要性に見合った報告となるよう、企業として記録の目的や必要な情報について合意しておく必要があります。
社外で働くチームには、報告の負担を増やしすぎずに進捗を共有できる仕組みが必要です。顧客訪問や現場作業など、実際の業務を例に記録内容を決めましょう。管理職が成果を確認し、支援が必要な点を把握できる情報に絞ることが大切です。各項目を記録する目的も説明すれば、従業員は必要な情報を分かりやすく報告できます。
「活動の証拠」と「業務の成果」の違いに留意してください。 訪問自体は完了していても、他部署によるフォローアップが必要な場合があります。 明確な記録を残すことは、活動終了後の連携を円滑にします。 デモンストレーションの際は、業務上の責任範囲に応じた報告の必要性や利用ルールについて説明してください。 また、誰がその情報を閲覧できるかについても説明する必要があります。 単一の指標だけで従業員の生産性や貢献度を判断するのではなく、適切なアプローチをとることで、現場の活動内容をチーム全体で理解しやすくなります。
記録を活用して連携を強化する
例えば、従業員が顧客を訪問したものの、他部署からの確認待ちが必要になるケースがあります。 上司は単に訪問の事実を知るだけでなく、報告書を活用してフォローアップを支援できます。 従業員向け活動管理アプリについて説明する際は、自社の実際のフィールドワークの例を挙げてください。 また、報告プロセスへの理解を深め、チームの連携を促進するために、利用ルールについても従業員に説明しましょう。
活動報告は、上司によるサポートやフォローアップの判断に役立つものであれば、より有意義なものとなります。 デモでは実際のフィールドワークの例を用い、真に必要な情報を選択してください。 明確なメリットのない報告作業にならないよう、記録の目的を従業員に説明しましょう。 活動内容は、成果や直面した課題と併せて確認する必要があります。 単一の訪問記録だけでは、その人の業務全体や貢献度を十分に説明できない場合があるからです。
Sigma HRISとForte HRISは、ESSとモバイルアプリを継続的に改善しています。Sigma HRISはオンプレミスとプライベートクラウド、Forte HRISはクラウドで利用できます。デモでは実際の従業員の手続きを使ってご確認ください。当社チームが準備と操作案内を行い、利用開始後も従業員や人事担当者の困りごとをサポートします。
自社の運用に合うSigma HRIS・Forte HRISを選ぶ
Sigma HRISとForte HRISは、中小企業から大企業まで幅広く対応します。主な違いは、システムの設置場所と運用方法です。業務上の要件やIT方針に合わせて、当社チームが製品選びをお手伝いします。
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Forte HRISはクラウドで利用する人事・給与システムです。必要なモジュールの選定、データの準備、操作方法のご案内まで、当社チームがサポートします。
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2つの製品を比較するHRISの導入・運用サポート
Sigma Solusi Informatikaは、10年以上にわたり人事・給与システムを開発してきました。その経験を活かし、当社チームが数時間で業務フローや必要な設定を整理します。
データの準備とアプリケーションのセットアップ
現在お使いのデータや業務フローをもとに導入を進めます。当社チームがデータの準備・移行とシステム設定を支援し、貴社の業務に合った運用を整えます。
導入後の運用サポート
運用開始後も、サポートチームやプロジェクトマネージャーにご相談いただけます。操作に関するご質問やトラブルに対応し、日々の人事業務を支えます。
社外業務の活動管理に関するよくある質問
「従業員アクティビティ」機能の役割とは？
社外での業務内容や進捗、課題を記録する機能です。管理職が状況を把握し、必要な支援や次の対応を判断するのに役立ちます。
「従業員アクティビティ」とモバイル勤怠管理の違いは何ですか？
勤怠管理は出退勤の記録を行うものですが、「従業員アクティビティ」は業務遂行中のタスクや作業状況に焦点を当てています。
「従業員アクティビティ」では、常に位置情報を追跡するのですか？
「従業員アクティビティ」は、外出先での業務活動の把握に重点を置いています。 位置情報の利用や記録の頻度は、従業員に説明された機能および会社の方針に従います。
活動記録だけで人事評価が自動的に決まりますか？
いいえ。 記録はあくまで検討材料であり、成果の質、業務の背景、および合意された基準と照らし合わせて確認する必要があります。
従業員の活動状況を閲覧できるのは誰ですか？
アクセス権限は、直属の上司や権限を持つ運用担当者など、業務上の役割に応じて付与されます。 利用範囲については、従業員に対して明確に説明する必要があります。
デモでは何を見せる必要がありますか？
プロセスの適合性を検討するため、現場業務の具体例、活動報告、所要時間や場所の情報、および上司による結果確認の方法などを提示してください。
従業員活動管理に関するご要望を当社チームにご相談ください
効率化したい業務や、現在お困りの点をお聞かせください。当社チームが機能をご紹介し、設定から日々の運用までサポートします。