Jenis Pengajuan
Pisahkan pengajuan yang memiliki aturan berbeda, seperti cuti, koreksi absensi, dan perjalanan dinas. Setiap jenis pengajuan dapat memerlukan dokumen serta pihak pemeriksa yang berbeda.
Aplikasi Alur Persetujuan Karyawan
Atur alur persetujuan pengajuan karyawan melalui ESS agar keputusan dan tindak lanjut sesuai kewenangan perusahaan. Tentukan siapa yang memeriksa, informasi yang diperlukan, dan langkah berikutnya untuk setiap jenis pengajuan.
Arahkan Pengajuan kepada Pihak yang Berwenang
Pengajuan dapat tertahan ketika karyawan tidak mengetahui siapa yang harus memeriksa atau informasi apa yang belum lengkap. Alur persetujuan membantu perusahaan menetapkan urutan pemeriksaan dan kewenangan setiap pihak. Karyawan, atasan, dan HR dapat menggunakan acuan yang sama untuk menindaklanjuti kebutuhan tanpa mengandalkan pesan yang terpencar.
Pihak yang Berwenang
Tentukan atasan atau penanggung jawab sesuai kebijakan. Jalur persetujuan perlu ditinjau ketika penempatan atau peran karyawan berubah.
Keputusan dan Catatan
Sertakan alasan saat informasi perlu diperbaiki atau pengajuan tidak dapat dilanjutkan. Catatan yang jelas membantu karyawan memahami tindak lanjut.
Kondisi Khusus
Tentukan langkah ketika pemberi persetujuan sedang tidak tersedia atau pengajuan perlu diperbaiki, sesuai aturan perusahaan.
Bedakan Persetujuan dari Penyelesaian Proses Berikutnya
Klaim yang disetujui atasan masih dapat memerlukan pemeriksaan dan pembayaran oleh finance. Demikian pula, pengajuan lain dapat memiliki tahapan lanjutan setelah persetujuan. Penjelasan status membantu karyawan memahami apa yang sudah diputuskan dan apa yang masih menunggu tindak lanjut.
Petakan Proses
Tentukan jenis pengajuan, kelengkapan, dan urutan pemeriksaan.
Tetapkan Kewenangan
Tentukan tugas setiap pemeriksa dan cara menangani kondisi khusus.
Uji Contoh Pengajuan
Periksa alur normal, perbaikan data, dan perubahan penanggung jawab sebelum digunakan.
Alur Persetujuan Menjelaskan Siapa yang Perlu Bertindak
Workflow persetujuan membantu mengarahkan pengajuan kepada pihak yang memiliki kewenangan. Agar berjalan baik, perusahaan perlu mendefinisikan jenis transaksi, urutan pemeriksaan, dan kondisi yang membutuhkan keputusan tambahan. Struktur yang terlalu panjang bisa memperlambat pekerjaan, sedangkan alur yang tidak jelas menyulitkan pertanggungjawaban. Pemetaan kebutuhan membantu memilih tahapan yang memang diperlukan oleh perusahaan.
Alur persetujuan yang panjang belum tentu memberikan kontrol yang lebih baik. Setiap tahap sebaiknya memiliki alasan yang jelas dan pemeriksa yang memang dibutuhkan. Jika beberapa pihak memeriksa hal yang sama tanpa pembagian tugas, pengajuan bisa tertahan tanpa tambahan manfaat. Urutan workflow persetujuan perlu mengikuti proses dan pembagian tugas perusahaan. Jenis transaksi, struktur atasan, dan batas kewenangan menjadi bahan penting. Pengguna jadi tahu siapa yang perlu bertindak dan siapa yang bertanggung jawab memberikan keputusan.
Bahas juga kondisi ketika atasan berganti, pemberi persetujuan sedang cuti, atau informasi harus dilengkapi kembali. Tim kami membantu mengecek pengaturan yang sesuai dengan proses perusahaan. Saat demo, gunakan pengajuan yang pernah tertahan untuk melihat siapa yang perlu bertindak dan apa yang harus diselesaikan. Dengan alur yang jelas, karyawan lebih mudah mengikuti statusnya dan HR dapat menjelaskan langkah berikutnya tanpa harus mencari banyak percakapan terpisah.
Bahas Kondisi Pengajuan Dikembalikan atau Atasan Berganti
Misalnya, informasi belum lengkap sehingga pemeriksa meminta perbaikan. Pengguna perlu memahami bagian yang harus dilengkapi dan langkah selanjutnya. Pergantian atasan juga perlu dibahas saat menyiapkan pengaturan. Dalam demo aplikasi alur persetujuan, gunakan contoh tersebut untuk menilai kejelasan proses, sehingga pengajuan tidak hanya berpindah status tetapi memang bisa ditindaklanjuti.
Lihat pengajuan yang paling sering tertahan dan cari tahu penyebabnya. Bisa karena informasi kurang lengkap atau pengguna belum tahu siapa yang harus bertindak. Gunakan kasus tersebut saat demo untuk membahas alur yang sesuai. Setiap tahap perlu punya tujuan dan pemeriksa yang jelas. Dengan cara ini, perusahaan bisa menjaga proses persetujuan tetap tertib tanpa menambah langkah yang hanya membuat pengguna menunggu lebih lama.
Sigma HRIS dan Forte HRIS menyediakan layanan ESS yang terus dikembangkan bersama aplikasi mobile. Sigma HRIS tersedia untuk on premises dan private cloud, sedangkan Forte HRIS berbasis cloud. Gunakan contoh kebutuhan karyawan saat demo agar Anda bisa melihat proses yang sesuai. Tim kami membantu persiapan penggunaan, pengenalan aplikasi, dan support ketika karyawan atau tim HR mengalami kendala.
Pilih Sigma HRIS atau Forte HRIS Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Sigma HRIS dan Forte HRIS melayani UMKM hingga perusahaan besar. Perbedaannya ada pada pilihan pengelolaan sistem. Tim kami membantu Anda memilih sesuai kebutuhan operasional dan kebijakan IT.
Pilih Sigma HRIS untuk implementasi on premises di server sendiri atau private cloud. Tim kami mendampingi setup agar aplikasi sesuai dengan proses HR dan kebijakan IT perusahaan.
Pelajari Lebih Lanjut
Pilih Forte HRIS untuk penggunaan berbasis cloud. Tim kami membantu menentukan modul, menyiapkan data, dan mendampingi pengguna sesuai kebutuhan operasional HR.
Pelajari Lebih LanjutSigma HRIS dan Forte HRIS terus diupdate mengikuti kebutuhan pengguna, termasuk ESS, aplikasi mobile, dan dukungan teknologi AI powered. Lihat cara kerjanya melalui demo dengan contoh proses perusahaan Anda.
Bandingkan Pilihan ProdukPendampingan Implementasi
dan Support Aplikasi HRIS
Sigma Solusi Informatika telah mengembangkan sistem HR dan payroll selama lebih dari 10 tahun. Dengan pengalaman ini, tim kami dapat menyelesaikan mapping business process hanya dalam beberapa jam untuk memahami cara kerja perusahaan Anda.
Persiapan Data dan Setup Aplikasi
Cukup mulai dari data dan alur kerja yang sudah digunakan. Tim kami membantu persiapan, migrasi, dan setup agar aplikasi sesuai dengan proses perusahaan sejak awal.
Support Aplikasi Setelah Implementasi
Setelah aplikasi digunakan, tim support dan project manager tetap siap dihubungi. Kami membantu menjawab pertanyaan dan menangani kendala agar pekerjaan HR berjalan lancar.
Seputar Alur Persetujuan
Apakah semua pengajuan harus melewati atasan yang sama?
Tidak selalu. Pengajuan cuti, koreksi absensi, dan perjalanan dinas dapat memiliki jalur persetujuan berbeda. Perusahaan menentukan pihak yang berwenang untuk setiap proses.
Apakah alur persetujuan harus identik dengan struktur organisasi?
Tidak harus. Struktur organisasi menunjukkan siapa atasan karyawan. Namun, pengajuan tertentu juga dapat memerlukan persetujuan HR atau finance sesuai aturan perusahaan.
Bagaimana jika pihak yang menyetujui sedang tidak tersedia?
Tentukan mekanisme pengganti atau eskalasi sesuai kebijakan. Kebutuhan pengaturannya dapat dibahas saat pemetaan proses.
Apakah pengajuan yang disetujui berarti seluruh proses selesai?
Belum tentu. Pembayaran, pencatatan, atau proses administrasi berikutnya dapat tetap memerlukan tindak lanjut.
Mengapa catatan penolakan atau perbaikan diperlukan?
Catatan membantu karyawan memahami alasan keputusan dan informasi yang harus dilengkapi.
Apa yang perlu disiapkan saat demo approval?
Bawa contoh jenis pengajuan, urutan persetujuan, batas kewenangan, dan kondisi khusus yang sering terjadi.
Diskusikan Kebutuhan Alur Persetujuan
Bersama Tim Kami
Ceritakan pekerjaan yang ingin dipermudah dan kendala yang tim Anda hadapi. Kami siap menunjukkan cara kerja aplikasi, membantu setup, dan mendampingi penggunaannya.