Deskripsi Tugas Jabatan
Nama jabatan perlu disertai penjelasan tugas. Dengan begitu, atasan dan karyawan memiliki pemahaman yang sama tentang pekerjaan yang diharapkan.
Aplikasi Pengelolaan Jabatan
Kelola jabatan, tanggung jawab, level, dan karyawan yang menempatinya melalui Sigma HRIS atau Forte HRIS. Saat terjadi pergantian karyawan atau promosi, HR dapat mengupdate penempatan tanpa membuat ulang data jabatan.
Perjelas Tugas dan Tanggung Jawab
Setiap Jabatan
Dalam perusahaan, satu sebutan jabatan bisa digunakan di beberapa departemen atau cabang. Agar tidak menimbulkan kebingungan, HR perlu mengetahui tugasnya, posisi dalam tim, dan siapa yang mengisinya.
Informasi yang tersebar di dokumen lama sering membuat HR harus bertanya ulang. Saat ada karyawan baru atau pergantian posisi, penjelasan tugas pun bisa berbeda. Data jabatan yang rapi membantu perusahaan memiliki acuan yang lebih jelas.
Daftar Jabatan untuk Administrasi HR
Daftar jabatan yang konsisten membantu HR mencocokkan posisi dengan departemen dan karyawan. Perubahan pun lebih mudah dibicarakan bersama tim terkait.
Data Jabatan Tetap Tercatat Saat Karyawan Berganti
Jabatan adalah peran dalam perusahaan. Karyawan adalah orang yang menjalankan peran tersebut. Sebuah jabatan bisa tetap ada meskipun karyawannya pindah, mendapat promosi, atau meninggalkan perusahaan.
Dalam memilih aplikasi pengelolaan jabatan, perusahaan perlu menjelaskan informasi apa yang digunakan setiap hari. Tim kami membantu mempelajari daftar jabatan dan hubungannya dengan proses HR agar setup aplikasi sesuai kebutuhan.
Data Jabatan
Nama posisi, departemen, tanggung jawab, dan hubungan kerja menjelaskan kebutuhan peran dalam organisasi. Informasi ini menjadi acuan saat membahas susunan tim.
Data Karyawan
Nama, identitas, dan penempatan menjelaskan siapa yang saat ini mengisi posisi tersebut. Updatenya perlu mengikuti keputusan perusahaan.
Informasi Jabatan
yang Perlu Disiapkan
Mulailah dari daftar yang sudah digunakan HR. Periksa apakah nama jabatan konsisten, departemennya jelas, dan tugas utamanya mudah dipahami. Tidak harus panjang, yang penting informasi tersebut membantu pekerjaan setiap hari.
Nama dan Departemen
Cantumkan nama jabatan serta bagian tempat posisi itu berada. Jika nama yang sama dipakai di beberapa unit, berikan konteks agar tidak tertukar.
Tugas dan Tanggung Jawab
Tuliskan pekerjaan utama yang diharapkan dari posisi tersebut. Penjelasan yang jelas membantu atasan dan karyawan memahami pembagian tugas.
Hubungan Kerja
Jelaskan atasan langsung dan bagian yang sering berkoordinasi dengan posisi tersebut. Hubungan ini tidak selalu sama dengan jalur approval aplikasi.
Level Jabatan
Jika perusahaan memakai level atau grade, gunakan susunan yang sudah disepakati. Penjelasan tiap level membantu HR menempatkan jabatan secara konsisten.
Update Data Jabatan
Saat Karyawan Mendapat Promosi
Contohnya, karyawan dipromosikan dari staf menjadi supervisor. HR perlu mengetahui jabatan baru, departemen, dan tanggal mulai berlakunya. Jika ada perubahan tanggung jawab atau penghasilan, informasi tersebut perlu diperiksa sesuai keputusan perusahaan.
Perubahan jabatan dapat disertai penyesuaian gaji, tetapi tetap mengikuti keputusan perusahaan. HR perlu mencatat komponen yang berubah dan tanggal berlakunya sebelum mengupdate payroll.
Posisi Jabatan dalam Struktur Organisasi
Lihat hubungan antarbagian pada halaman Aplikasi Struktur Organisasi Perusahaan agar posisi setiap jabatan lebih jelas.
Administrasi Mutasi dan Promosi Karyawan
Pelajari administrasi perubahan posisi pada halaman Mutasi dan Promosi Karyawan, termasuk data yang perlu diupdate.
Data Jabatan untuk Rekrutmen dan Promosi Karyawan
Pengelolaan jabatan membantu HR mencatat tugas, atasan, dan tanggung jawab setiap posisi dengan jelas. Nama jabatan yang sama bisa memiliki lingkup tanggung jawab berbeda antarcabang, sementara pekerjaan yang serupa kadang menggunakan nama berbeda. Menyepakati deskripsi, level, dan hubungan pelaporan akan memudahkan pembahasan kebutuhan tenaga kerja. Acuan ini juga berguna saat perusahaan menyiapkan kriteria rekrutmen, menilai kompetensi, atau merencanakan pengembangan karier.
Data jabatan sering menjadi penghubung antara perencanaan organisasi, rekrutmen, dan pengembangan karyawan. Jika definisinya tidak rapi, satu posisi bisa dicatat dengan nama yang berbeda pada lowongan, data HR, dan laporan manajemen. Dampaknya bukan sekadar perbedaan istilah. Tim bisa kesulitan membandingkan kebutuhan kompetensi atau menjelaskan tanggung jawab suatu peran. Pengelolaan jabatan yang baik dimulai dari tujuan posisi tersebut di dalam organisasi. Perusahaan kemudian bisa merinci tanggung jawab utama, hubungan kerja, dan tingkat kewenangan yang relevan, sehingga informasi bisa digunakan bersama tanpa harus dijelaskan ulang oleh setiap bagian.
Pemetaan tidak harus menghasilkan deskripsi yang panjang untuk setiap jabatan. Fokuskan informasi pada hal yang membantu pengambilan keputusan, seperti pekerjaan utama, hasil yang diharapkan, dan pihak yang menjadi atasan. Jabatan yang serupa di beberapa cabang bisa menggunakan acuan bersama, dengan penjelasan tambahan jika ada kebutuhan lokal. Ketika tugas berubah, HR dan kepala departemen dapat mengecek apakah deskripsi jabatan masih sesuai. Cara ini membantu perusahaan menjaga data tetap relevan dan menghindari penambahan nama jabatan tanpa definisi yang jelas. Untuk memilih aplikasi, periksa bagaimana kebutuhan tersebut bisa disusun dan dipahami oleh pengguna yang berwenang.
Jelaskan Tugas dan Kewenangan Setiap Jabatan
Ketika membuka posisi supervisor, misalnya, perusahaan perlu menjelaskan ukuran tim, keputusan yang menjadi kewenangannya, dan hasil kerja yang diharapkan. Informasi ini lebih membantu daripada hanya mencantumkan nama posisi. Saat menyiapkan aplikasi pengelolaan jabatan, rapikan istilah yang digunakan antardepartemen terlebih dahulu. Dengan begitu, data jabatan lebih mudah dipahami oleh HR, atasan, dan karyawan yang membutuhkan kejelasan mengenai perannya.
Jabatan yang sudah didefinisikan dengan baik bisa dipakai sebagai dasar saat membuka lowongan atau membahas promosi. HR tidak perlu menyusun ulang penjelasan tentang peran yang sama setiap kali ada kebutuhan baru. Mulailah dari posisi yang paling sering digunakan, lalu rapikan nama dan tanggung jawabnya. Saat demo, bandingkan beberapa jabatan yang terlihat mirip. Perbedaan tugas dan kewenangannya akan membantu tim menentukan data yang memang perlu dicatat di aplikasi.
Sigma HRIS tersedia untuk on premises dan private cloud, sedangkan Forte HRIS berbasis cloud. Keduanya melayani UMKM hingga perusahaan besar, sesuai kebutuhan dan kebijakan IT terkait. Tim kami membantu mapping kebutuhan, persiapan data, dan setup aplikasi. Ceritakan proses HR yang ingin Anda perbaiki agar demo lebih sesuai dengan pekerjaan tim. Setelah implementasi, support tetap tersedia untuk membantu pertanyaan dan kendala penggunaan.
Pilih Sigma HRIS atau Forte HRIS Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Sigma HRIS dan Forte HRIS melayani UMKM hingga perusahaan besar. Perbedaannya ada pada pilihan pengelolaan sistem. Tim kami membantu Anda memilih sesuai kebutuhan operasional dan kebijakan IT.
Pilih Sigma HRIS untuk implementasi on premises di server sendiri atau private cloud. Tim kami mendampingi setup agar aplikasi sesuai dengan proses HR dan kebijakan IT perusahaan.
Pelajari Lebih Lanjut
Pilih Forte HRIS untuk penggunaan berbasis cloud. Tim kami membantu menentukan modul, menyiapkan data, dan mendampingi pengguna sesuai kebutuhan operasional HR.
Pelajari Lebih LanjutSigma HRIS dan Forte HRIS terus diupdate mengikuti kebutuhan pengguna, termasuk ESS, aplikasi mobile, dan dukungan teknologi AI powered. Lihat cara kerjanya melalui demo dengan contoh proses perusahaan Anda.
Bandingkan Pilihan ProdukPendampingan Implementasi
dan Support Aplikasi HRIS
Sigma Solusi Informatika telah mengembangkan sistem HR dan payroll selama lebih dari 10 tahun. Dengan pengalaman ini, tim kami dapat menyelesaikan mapping business process hanya dalam beberapa jam untuk memahami cara kerja perusahaan Anda.
Persiapan Data dan Setup Aplikasi
Cukup mulai dari data dan alur kerja yang sudah digunakan. Tim kami membantu persiapan, migrasi, dan setup agar aplikasi sesuai dengan proses perusahaan sejak awal.
Support Aplikasi Setelah Implementasi
Setelah aplikasi digunakan, tim support dan project manager tetap siap dihubungi. Kami membantu menjawab pertanyaan dan menangani kendala agar pekerjaan HR berjalan lancar.
Seputar Pengelolaan Jabatan
Apa itu aplikasi pengelolaan jabatan?
Aplikasi pengelolaan jabatan membantu HR mencatat nama posisi, tugas, departemen, dan hubungan kerja. Data ini tetap menjadi acuan meskipun karyawan yang mengisi jabatan tersebut berganti.
Apa perbedaan jabatan dan karyawan?
Jabatan adalah peran atau posisi dalam perusahaan, sedangkan karyawan adalah orang yang mengisinya. Jabatan dapat tetap ada saat orang yang menjalankannya berganti.
Apakah jabatan harus memiliki level atau grade?
Tidak harus. Penggunaan level atau grade mengikuti kebijakan setiap perusahaan. Jika digunakan, jelaskan susunannya saat konsultasi agar kebutuhan pengaturan aplikasi dipahami.
Apakah perubahan jabatan otomatis mengubah gaji?
Tidak selalu. Perubahan gaji mengikuti kebijakan dan keputusan perusahaan. Tim HR perlu memastikan apakah ada penyesuaian sebelum data digunakan dalam payroll.
Apa yang perlu disiapkan untuk demo?
Siapkan daftar jabatan, departemen, tugas utama, dan hubungan atasan yang digunakan saat ini. Sertakan level atau grade jika perusahaan menggunakannya.
Bagaimana jika nama jabatan yang sama digunakan di beberapa cabang?
Catat nama jabatan beserta cabangnya. Contohnya, Supervisor Gudang di cabang Jakarta dan Bandung dapat memiliki tugas yang sama, tetapi ditempati karyawan yang berbeda.
Rapikan Data Jabatan
Mulai dari Kebutuhan Tim Anda
Bawa daftar jabatan yang digunakan saat ini. Kami membantu melihat kebutuhan pengelolaannya dan menunjukkan pilihan aplikasi melalui demo.