Mapping Proses HR dan Payroll

Cukup beberapa jam untuk memahami kebutuhan utama

Ceritakan alur kerja yang digunakan perusahaan. Tim kami membantu menyusun acuan konfigurasi dengan cepat agar sistem mengikuti kebutuhan HR dan payroll sejak awal.

Diskusikan Kebutuhan AndaLihat Pembahasan

Mapping yang Ringkas untuk Menghindari Setup yang Tidak Sesuai

Mapping proses HR dan payroll membantu tim memahami cara perusahaan bekerja sebelum menyiapkan aplikasi. Dengan pengalaman implementasi lebih dari 10 tahun, Sigma Solusi Informatika dapat membantu pembahasan kebutuhan dalam beberapa jam. Pengguna tidak perlu menyusun spesifikasi dari awal. Kita mulai dari contoh pekerjaan, aturan yang berlaku, dan kendala yang ingin diselesaikan agar hasil pembahasan langsung dapat digunakan untuk persiapan sistem.

Ceritakan Satu Proses sampai Selesai

Penjelasan akan lebih mudah dipahami jika mengikuti urutan pekerjaan. Misalnya, siapa mengajukan lembur, siapa memeriksa, kapan keputusan diberikan, dan bagaimana hasilnya diterima payroll. Dari contoh ini, tim dapat mengetahui kebutuhan pengguna tanpa harus menebak hubungan antarbagian.

Kami membantu menanyakan hal yang memengaruhi konfigurasi, termasuk kondisi yang berbeda dari proses biasa. Contohnya, atasan sedang tidak tersedia atau karyawan berpindah lokasi. Jawaban yang relevan dicatat sebagai acuan, sedangkan kebutuhan yang belum diputuskan ditandai untuk konfirmasi.

Bedakan Aturan yang Sama dan yang Berbeda

Perusahaan dapat memiliki ketentuan berbeda antar cabang, kelompok karyawan, atau periode. Jika perbedaan ini tidak dijelaskan sejak awal, satu pengaturan bisa diterapkan pada proses yang seharusnya berbeda. Koreksi kemudian akan menyita waktu pengguna dan tim implementasi.

Tim kami membantu mengelompokkan aturan yang berlaku bersama serta pengecualiannya. Gunakan contoh dokumen atau laporan yang sudah dipakai, bukan membuat penjelasan baru yang terlalu formal. Tujuannya memastikan keputusan setup mengikuti kebijakan yang dapat dikonfirmasi perusahaan.

Konfirmasi Aturan yang Akan Digunakan saat Setup

Pembahasan yang cepat tetap perlu menghasilkan catatan yang jelas. Catatan tersebut menjelaskan proses, pengguna, sumber data, dan hasil yang dibutuhkan. Tanpa acuan bersama, informasi bisa berubah ketika diteruskan dari HR kepada payroll atau IT.

Hasil mapping digunakan untuk menyiapkan konfigurasi dan contoh pengujian. Tim meninjau fitur aplikasi yang tersedia sebelum membahas kebutuhan enhancement. Dengan cara ini, perusahaan mengetahui apa yang akan disiapkan dan dapat mengonfirmasi perbedaan lebih awal, sebelum memengaruhi pekerjaan operasional.

Hasil Mapping yang Bisa Dipakai untuk Setup dan Pengujian

Mapping menghubungkan cara kerja perusahaan dengan pengaturan aplikasi. Untuk satu proses lembur, misalnya, hasil pembahasannya perlu menjawab:

  • Siapa yang mengajukan lembur dan siapa yang memberi persetujuan.
  • Data kehadiran, periode, dan aturan perhitungan mana yang digunakan.
  • Hasil apa yang diperiksa HR sebelum lembur masuk ke perhitungan payroll.

Mapping dalam beberapa jam membantu mempercepat persiapan karena tim langsung membahas hal yang berpengaruh pada penggunaan aplikasi. Keputusan internal atau pemeriksaan teknis yang masih diperlukan dicatat untuk tindak lanjut. Struktur pembahasan tetap sederhana, tetapi cukup jelas untuk mengurangi risiko sistem disiapkan dengan aturan yang keliru.

Sigma Solusi Informatika membantu menyusun acuan tersebut saat perusahaan memilih atau mengganti HRIS. Kebutuhan yang sudah jelas digunakan untuk konfigurasi sistem HRIS, sedangkan keputusan yang belum selesai dicatat. Tim tetap mendampingi saat konfigurasi dicoba dan ketika pengguna mulai bekerja di Sigma HRIS atau Forte HRIS.

Konfigurasi Sistem HRISKonfigurasi Perhitungan Payroll

Kenali proses HR yang dapat dibahas dalam konsultasi, persiapan aplikasi, dan pendampingan pengguna pada layanan ini.

Aplikasi Payroll

Kelola payroll karyawan, komponen gaji, pajak, dan potongan dengan Sigma HRIS atau Forte HRIS, didukung tim implementasi dan support.

Pengelolaan Lembur

Kelola pengajuan dan realisasi lembur karyawan sebagai dasar persiapan payroll, dengan data serta persetujuan yang jelas.

Alur Persetujuan

Atur alur persetujuan pengajuan karyawan melalui ESS agar keputusan dan tindak lanjut sesuai kewenangan perusahaan.

Pertanyaan tentang Mapping Proses HR dan Payroll

Berapa lama sesi mapping kebutuhan HRIS?

Pembahasan kebutuhan utama dapat dilakukan dalam beberapa jam dengan contoh proses dan kebijakan perusahaan. Hal yang memerlukan keputusan internal atau pemeriksaan teknis dicatat untuk dibahas berikutnya. Waktu ini untuk mapping, bukan keseluruhan implementasi.

Apakah perusahaan harus menyusun blueprint sendiri?

Tidak. Tim kami membantu memahami alur kerja dan menyusun acuan kebutuhan berdasarkan informasi yang dikonfirmasi bersama.

Siapa yang perlu ikut dalam mapping?

Libatkan perwakilan HR dan payroll yang memahami proses serta berwenang mengonfirmasi aturan. IT dilibatkan jika ada kebutuhan teknis.

Apakah semua pembahasan harus selesai sebelum setup?

Bagian yang sudah jelas dapat ditindaklanjuti sesuai rencana. Keputusan yang belum selesai dicatat agar tidak dianggap sebagai aturan final.

Mengapa mapping tetap diperlukan jika ingin cepat?

Mapping membantu mencegah setup yang tidak sesuai. Waktu singkat untuk memperjelas aturan dapat mengurangi koreksi setelah aplikasi digunakan.

Bagaimana jika HR dan payroll memiliki penjelasan aturan yang berbeda?

Tim mencatat perbedaannya dan meminta konfirmasi dari pihak perusahaan yang berwenang. Contoh perhitungan atau pengajuan membantu memperjelas aturan. Bagian tersebut baru dijadikan dasar setup setelah keputusan disepakati, sementara pekerjaan lain yang sudah jelas dapat dilanjutkan.

Ceritakan Alur HR dan Payroll yang Anda Gunakan

Tidak perlu membuat spesifikasi teknis dari awal. Mulai dari satu proses, siapa yang menjalankannya, dan aturan perusahaan; tim kami membantu menyusun kebutuhan setup.

Jadwalkan MappingLihat Sigma HRIS dan Forte HRIS