文档类型
按人事业务需要分类。分类清楚，就能减少逐一打开文件才能找到资料的情况。
快速找到需要的员工资料
人事团队使用的资料包括入职文件、岗位变更记录等。文件散落在不同文件夹和聊天记录中时，查找正确资料就会耗费时间。
统一文件名称、明确对应员工并设置访问权限，能让档案更容易管理。选择系统时，也应结合团队平时保存和使用资料的方式。
相关员工
确认文件关联到正确的员工。同名或姓名相近时，可用员工编号区分。
文档版本
文件修改后，应标明当前采用哪个版本，避免因为名称相同而误用旧资料。
访问权限
并非每位用户都需要查看全部文件。应按工作职责明确谁可以查看、谁可以修改。
员工文档的存储和更新
收到岗位变更文件后，先确认对应员工、日期和保存位置。按统一方式记录，同事需要时也能找到同一份资料。
迁移前，请区分当前文件和历史版本。我们会协助配置Sigma HRIS或Forte HRIS中的文件分类与访问权限。
迁移前整理现有档案
可以从现有文件和工作流程开始。我们的团队会据此协助准备资料、设置权限并配置系统。
员工合同文件管理
您也可以在员工合同管理页面了解如何同时准备合同记录和相关文件。
需要时易于查找的员工文件
员工文件分散在邮件、共享文件夹和工作人员的设备中时，寻找最新版本或检查资料是否齐全都会耗费时间。可以先按员工和文件类型分类，再统一命名方式。目标是让使用者识别需要的资料，而不必反复打开无关文件。
需要迅速找到文件时，重复副本和不一致的名称尤其容易造成困扰。只有创建者才熟悉的文件夹结构，也会影响交接。应明确每份资料对应哪位员工、属于什么类型、是否仍是当前版本，让负责人更换后也能看懂。除了清理重复文件，还要检查缺少哪些资料。办理合同、调动或其他人事事务时，才能更快找到正确记录。
访问权限应与实际工作相符。检查资料是否齐全的人员，并不一定需要查看其他部门的全部文件。因此，整理档案时应同时确认查看和修改权限。演示可使用实际任务，例如查找最新任职文件或核对新员工资料，并检查旧版和当前版本是否容易区分。简单、一致的步骤比复杂的命名规则更便于长期维护。我们的团队会协助迁移前的整理，并指导用户操作。
注意文档版本和访问权限
例如，晋升通知应与最初的任职文件明确区分，同时确认谁有权查看或更新。演示时，可以搜索平时常用的资料，判断是否容易找到正确版本。提前统一处理方式，有助于在员工和文件数量增加后继续保持档案清晰。
档案整理也方便工作交接。新负责人不必猜测文件名称，或到处询问是谁最后保存了资料。可以先整理任职通知、岗位变更和相关证明等常用文件，再统一员工编号、文件类型和日期的记录方式。这样的结构更容易融入日常工作，也便于持续维护。
Sigma HRIS支持本地部署和私有云，Forte HRIS采用云端模式。两款产品均适用于中小企业和大型企业，可根据业务需求与IT政策选择。我们的团队协助梳理需求、准备数据并配置系统。请告诉我们您想改善哪些流程，我们会围绕相关案例进行演示。系统上线后，也会持续协助解答问题、处理使用中的困难。
按企业需求选择Sigma HRIS或Forte HRIS
Sigma HRIS和Forte HRIS均适用于中小企业至大型企业。两款产品的主要区别在于部署和运维方式。我们的团队会结合业务需求与IT政策，协助您选择合适的方案。
Sigma HRIS支持在企业自有服务器上本地部署，也支持私有云。我们的团队会根据人事流程和IT政策协助完成系统配置。
了解更多
Forte HRIS采用云端服务。我们的团队会协助选择模块、准备数据并指导用户操作，让系统适合企业的日常人事工作。
了解更多Sigma HRIS和Forte HRIS持续更新ESS、移动应用和AI功能，以满足实际使用需求。您可以通过演示，结合企业的业务场景了解具体操作方式。
比较两款产品HRIS实施与日常支持
Sigma Solusi Informatika拥有十多年的HR与薪资系统开发经验。凭借这些经验，我们的团队可以在短短几小时内梳理企业现有的业务流程，明确系统配置需求。
数据准备与系统配置
从企业现有的数据和工作流程开始即可。我们的团队会协助准备和迁移数据，并完成系统配置，让系统从一开始就符合实际业务需要。
上线后的日常支持
系统上线后，您仍可联系支持团队和项目经理。我们会解答操作问题、协助排查故障，为日常人事工作提供持续支持。
员工档案管理常见问题
需要准备什么文件？
请先准备合同、人事行政文件等日常使用的资料。去除保密内容的样本和分类清单，有助于确认存储方式及访问权限。
所有用户都应该能够打开文档吗？
不需要。应按工作职责和企业规定设置权限。咨询时请说明谁需要查看或维护哪些文件，以便确认配置。
如果文档仍然分布在许多文件夹中怎么办？
先将当前使用的文件分类，确认对应员工及最新版本。我们的团队会协助安排整理与迁移步骤。
如何区分有效文档和旧版本？
使用一致的文档类型、日期和版本标记。 确定参考文档，避免用户使用被替换的文件。
是否需要一次移动所有文件？
可优先准备日常业务需要的文件，再根据现有资料检查缺失项，确定迁移顺序。
谁可以打开员工文档？
根据工作要求和权限分配访问权限。 访问权限有限的文档只能由真正需要它们的各方使用。