文件版本不一致
一份文件更新后，另一份可能仍保留旧信息。人事团队需要明确以哪份记录为准，避免使用错误资料。
员工信息管理系统
通过Sigma HRIS或Forte HRIS管理员工信息，为人事与薪资业务提供支持。结合实施指导和及时响应的服务，帮助人事团队使用最新的员工及任职信息，减少反复核对文件的工作。
管理员工信息，减少反复核对文件
姓名、雇佣状态、职位和工作地点是人事部门日常使用的信息。随着员工增加，资料仍需保持清晰、便于查找，才能避免影响工作进度。
当变更散落在电子表格、文档和聊天消息中时，人事团队就需要寻找最新文件、逐项比对，再向相关人员确认。临近薪资核算时，这些工作尤其耗时。
重复录入数据
反复录入同样的信息、寻找文件，会占用人事团队本可用于员工服务和其他工作的时间。
薪资核算准备
核算工资前，需要确认员工资料准确。如果职位、雇佣状态或工作地点的变化影响薪资，也应一并核对。
电子表格与HRIS的员工信息管理方式比较
资料较少时，电子表格能够满足不少记录需求。当同一组数据同时用于考勤、人事行政和薪资时，维持各文件内容一致就会成为额外工作。此时，企业需要更有条理的管理方式。
通过独立文件记录
电子表格适合简单记录。使用人数增加后，需要管理文件版本，并确保变更不会遗漏。
通过HRIS管理
HRIS将员工信息管理融入日常人事流程。根据各岗位职责，设置谁可以查看或修改相关资料。
根据人事业务设置字段和权限
员工信息管理系统应让人事工作更便捷。我们会协助确定需要保存的资料、可修改的人员，以及何时将信息用于薪资核算，让系统配置符合团队的实际工作方式。
将员工信息用于人事行政与薪资核算
Sigma HRIS和Forte HRIS帮助企业管理人事行政与薪资所需的员工信息。考勤和任职资料为员工所需的人事服务提供依据。
人事行政
资料整理清晰后，人事团队更容易办理行政事务，无需反复录入同样的信息。
考勤管理
员工编号和任职信息帮助人事团队将考勤记录关联到正确的员工及工作地点。
薪资管理
利用考勤和收入项目，按照公司规定准备薪资核算。
员工自助服务
员工可通过ESS查看自己的考勤，并在权限范围内使用人事服务。
Sigma HRIS和Forte HRIS持续更新，包括ESS和移动应用，不断改善使用体验。两款产品也引入AI技术，持续推进产品开发。
人事部门需要管理哪些员工信息
员工信息管理不只是把姓名录入系统，还需要检查资料是否完整，并及时记录变化。可以先从行政事务、员工服务和薪资核算实际使用的信息开始整理。
员工编号与职位信息
员工编号、职位和部门有助于记录每位员工的工作情况。使用统一格式，更便于检查来自不同文件的资料。
雇佣与任职信息
职位、部门、雇佣状态和工作地点反映员工当前的任职情况。发生变化时及时更新，避免人事团队继续使用旧记录。
薪资核算所需数据
处理薪资前，明确使用哪些资料以及更新截止时间，让人事与薪资团队按照同一依据开展工作。
明确员工信息的更新负责人
例如，员工调往其他分支机构时，人事团队需要更新工作地点，并通知使用该信息的部门。负责人明确，变更才不会只停留在消息或口头沟通中。
不同用户不一定需要相同权限。员工可能只需查看自己的考勤，而人事团队负责管理记录。访问权限应与公司的职责分工相匹配。
员工资料有条理，人事工作更顺畅
人事团队几乎每天都会使用员工资料。无论核对职位、办理跨分支机构调动，还是准备薪资，都需要准确、最新的信息。如果人事部门、主管和薪资团队使用不同记录，就必须先核对文件或再次确认，才能继续工作。员工信息管理系统帮助企业理顺这些步骤，让有权限的人员更容易查找、核对和使用所需信息。
员工越多，需要记录的变化也越多，例如部门调动、晋升、收款账户变更或到其他分支机构任职。如果只通过消息通知，其他部门可能遗漏更新。电子表格仍可用于特定工作，但团队必须知道哪份文件是最新版、由谁负责维护。因此，不仅要整理存储位置，也要明确如何接收、核对并传达每项变更。
先检查企业现有资料，找出重复记录、缺失项目和不统一的职位名称，再确定更新与确认的负责人。例如，人事部门收到授权主管的批准后，再修改任职记录。这样的分工无需增加过多步骤，却能让流程更清楚。员工和分支机构增加后，也可以沿用相同方式管理，避免工作过度依赖某一个人。
计算工资前核对员工信息变更
例如，某员工下个月调往另一分支机构。人事团队需要核对新地点、主管、生效日期及随之变化的收入项目，薪资团队再使用对应期间有效的信息。区分批准日期与生效日期，有助于避免过早或过晚调整薪资。产品演示时，可以用这类实际案例检查所需流程，而不只是浏览字段列表。
评估系统价值时，可以先看哪些工作最占用团队时间。人事部门是否经常寻找变更文件、比对员工名单，或解释记录不一致的问题？咨询时提供几个案例，我们就能展示符合实际需求的使用方式。目标不只是将原有文件搬到新界面，而是让资料容易找到，让相关人员都理解更新流程，并真正改善日常工作。
Sigma HRIS提供本地部署和私有云方案，Forte HRIS采用云端模式。两款产品均服务于中小企业和大型企业，选择取决于业务需要与IT政策。Sigma Solusi Informatika协助梳理需求、准备数据，并按已确认的流程配置系统。上线后，支持团队仍会协助解答问题、处理使用障碍。告诉我们您希望改善的流程，演示就能围绕员工信息、人事行政和薪资之间的实际业务展开。
选择适合企业运营方式的系统
Sigma HRIS和Forte HRIS均适用于中小企业与大型企业。除了员工规模，还应考虑IT政策和企业希望采用的系统管理方式。
持续完善HRIS、ESS与移动应用，支持日常工作
Sigma Solusi Informatika拥有超过10年的人事与薪资系统开发经验。Sigma HRIS和Forte HRIS应用于多个行业，支持人事、IT、财务及员工服务。
部分客户已使用我们的系统超过10年。在此期间，我们持续更新产品，并随着企业需求变化提供使用支持。
减轻人事行政负担
资料整理清晰后，查找信息和准备行政事务更加方便。减少文件比对时间，让团队能更专注于员工服务。
方便员工自助办理
ESS与移动应用帮助员工自主使用人事服务。员工可按照公司授予的权限查看信息并提交申请。
为团队提供实施与运营支持
经验丰富的团队可在数小时内完成业务流程梳理。我们会了解现有资料、公司规则和职责分工，帮助系统从一开始就符合业务需要。
如果您使用电子表格或其他系统，请准备现有数据。迁移前，我们会协助检查格式和完整性，确保迁入的信息能够使用。
梳理员工信息管理需求
告诉我们人事团队日常使用哪些资料，以及这些资料如何用于薪资核算，我们会据此协助配置系统。
准备数据与配置系统
我们支持数据准备、迁移和系统配置。提前核对需求，有助于减少因设置不合适而产生的返工。
及时响应的支持服务
系统投入使用后，支持团队和项目经理仍会协助解答问题，处理用户遇到的困难。
员工信息管理常见问题
使用系统前需要准备哪些资料？
请准备人事部门目前使用的资料，例如姓名、员工编号、雇佣状态、职位、部门和工作地点。数据迁移前，我们会协助检查所需信息是否完整。
如何保持员工信息及时更新？
明确由谁更新信息、由谁核对变更，并根据各岗位职责设置访问权限。流程清晰后，团队更容易持续维护准确、最新的记录。
什么是员工信息管理系统？
员工信息管理系统帮助人事部门登记、更新和使用日常工作所需的员工资料。在HRIS中，这些信息也用于考勤、薪资和员工自助服务。
Sigma HRIS和Forte HRIS可以管理员工信息吗？
可以。两款产品均将员工信息管理纳入人事与薪资业务。我们的团队会协助确定所需字段、设置访问权限，并根据企业流程配置系统。
Sigma HRIS和Forte HRIS有什么区别？
Sigma HRIS支持本地部署和私有云部署，Forte HRIS采用云端模式。两款产品均适用于中小企业和大型企业，可根据IT政策与业务需求选择。
员工可以通过ESS查看自己的考勤吗？
Sigma HRIS和Forte HRIS的员工自助服务（ESS）支持员工查看考勤信息并自助办理人事业务。可查看的信息和可提交的申请以企业设置的权限为准。
我们仍在使用电子表格，可以迁移吗？
可以先向我们展示现有资料和工作流程。我们会协助梳理需求、准备与迁移数据、配置系统并指导使用。经验丰富的团队可在数小时内完成业务流程梳理。