Mulai dari Contoh Proses yang Sedang Berjalan
Ketika HR mengatakan rekap absensi terlalu lama, penyebabnya perlu diperjelas. Apakah data datang dari banyak lokasi, ada koreksi yang belum disetujui, atau format laporan berbeda? Setiap kondisi membutuhkan pembahasan yang berbeda dan tidak cukup diselesaikan dengan menambah satu menu.
Tim kami meninjau sumber data, urutan pekerjaan, dan hasil yang diperlukan. Siapkan contoh laporan atau ceritakan proses satu periode. Dari contoh tersebut, kebutuhan dapat ditulis lebih konkret, seperti pihak yang memeriksa koreksi kehadiran sebelum data digunakan untuk payroll.
Pastikan Kebijakan dan Kewenangan Sudah Dipahami
Proses yang terlihat sama dapat memiliki aturan berbeda antarperusahaan. Pengajuan cuti, lembur, atau perubahan komponen gaji mungkin memerlukan persetujuan pihak tertentu. Jika kewenangan belum jelas, konfigurasi aplikasi dapat mengikuti asumsi yang tidak sesuai dengan pekerjaan sebenarnya.
Kami membantu membahas kebijakan yang berlaku, pengguna yang terlibat, dan pengecualian yang sering terjadi. Libatkan pihak yang dapat mengonfirmasi aturan agar hasil mapping dapat dijadikan acuan. Keputusan yang belum selesai dicatat untuk ditindaklanjuti, bukan langsung dianggap sebagai konfigurasi final.
Hubungkan Kebutuhan dengan Data dan Laporan
Perusahaan terkadang meminta laporan tanpa mengetahui apakah data sumbernya sudah tersedia. Sebagai contoh, laporan biaya per cabang memerlukan penempatan karyawan dan komponen biaya yang konsisten. Kebutuhan laporan perlu dibahas bersama informasi yang akan digunakan untuk menyusunnya.
Tim kami membantu mengidentifikasi data awal, sumber update, serta format hasil yang dibutuhkan. Konfigurasi yang tersedia ditinjau lebih dahulu sebelum membahas integrasi atau enhancement. Pendekatan ini membantu perusahaan memahami persiapan dan mengurangi revisi karena kebutuhan baru diketahui setelah aplikasi mulai digunakan.