Perencanaan Implementasi HRIS

Tentukan Prioritas, Jadwal, dan Tim Pelaksana

Mulai implementasi dengan urutan pekerjaan yang jelas. Tim kami membantu menentukan modul yang digunakan lebih dulu, data yang perlu disiapkan, dan jadwal training sebelum aplikasi mulai dipakai.

Diskusikan Kebutuhan AndaLihat Pembahasan

Persiapan agar Implementasi HRIS Berjalan Cepat dan Terarah

Implementasi HRIS dapat berjalan cepat ketika kebutuhan dan persiapannya jelas. Persiapan data dan keputusan yang tepat membantu mengurangi pekerjaan ulang. Perusahaan cukup mengetahui aturan yang digunakan, data yang perlu disiapkan, serta pihak yang mengonfirmasi hasil. Tim Sigma Solusi Informatika membantu mapping dalam beberapa jam berdasarkan pengalaman implementasi, kemudian menyusun tindak lanjut sesuai lingkup dan kesiapan perusahaan.

Sepakati Prioritas dan Penanggung Jawab

Pekerjaan dapat tertunda ketika keputusan sederhana harus menunggu banyak pihak yang belum ditentukan. Contohnya, tim perlu mengonfirmasi aturan persetujuan atau komponen gaji, tetapi belum mengetahui siapa yang berwenang memberi jawaban. Kejelasan penanggung jawab membantu menghindari komunikasi berulang.

Tetapkan perwakilan HR, payroll, dan IT sesuai kebutuhan. Tim kami membantu mencatat keputusan yang diperlukan dan urutan pekerjaan yang relevan. Modul prioritas dibahas terlebih dahulu agar perusahaan tidak harus menyiapkan seluruh proses sekaligus sebelum mulai menggunakan aplikasi.

Siapkan Data Sesuai Kebutuhan Penggunaan

Data awal perlu diperiksa agar konfigurasi dan proses dapat dicoba menggunakan informasi yang sesuai. Kesalahan penempatan cabang atau saldo awal yang belum dikonfirmasi dapat menambah pekerjaan koreksi. Sepakati format file, tanggal data, dan siapa yang memeriksa sebelum data dikirim untuk setup.

Kami membantu membahas format, sumber data, dan kebutuhan validasi. Jika perusahaan berpindah sistem, tentukan data yang dibutuhkan agar pekerjaan HR dan payroll tetap berjalan. Proses persiapan dapat dikoordinasikan bersama pembahasan konfigurasi agar waktu digunakan secara efektif.

Uji Proses dan Latih Pengguna sebelum Go Live

Pengguna perlu memahami pekerjaan utamanya sebelum aplikasi dipakai dalam operasional. Pemeriksaan juga perlu menggunakan contoh yang relevan, seperti satu pengajuan lengkap atau contoh hasil payroll. Dengan pemeriksaan ini, pengaturan yang belum sesuai dapat diperbaiki sebelum dipakai untuk pekerjaan rutin.

Tim kami membantu membahas pengujian, training, dan pendampingan awal sesuai lingkup implementasi. Hasil yang belum sesuai dicatat dan ditindaklanjuti bersama. Setelah go live, pelanggan tetap memiliki akses kepada Application Specialist serta jalur eskalasi support agar kendala penggunaan tidak dibiarkan tanpa penanganan.

Rencanakan Perpindahan HRIS tanpa Melewatkan Pekerjaan Rutin

Buat jadwal yang mencantumkan pekerjaan, penanggung jawab, dan hasil yang perlu diperiksa. Jika mengganti sistem, tentukan kapan data lama diambil, kapan perubahan terakhir dicatat, dan kapan pengguna mulai bekerja di aplikasi baru. Jadwal payroll serta pengajuan yang masih berjalan perlu ikut diperhitungkan.

Contohnya, jika payroll bulan berjalan masih diproses di aplikasi lama, tentukan periode pertama yang akan dihitung di HRIS baru. Siapkan waktu untuk mencocokkan hasil dan melatih pengguna sebelum periode tersebut dimulai. Tim Sigma membantu menyusun jadwal ini bersama HR, payroll, dan IT agar perpindahan tidak mengganggu pembayaran gaji.

Sigma Solusi Informatika membantu mengoordinasikan persiapan Sigma HRIS atau Forte HRIS bersama tim perusahaan. Pendampingan mencakup langkah sebelum penggunaan dan pendampingan go live HRIS. Setelah sistem berjalan, pengguna tetap didukung Application Specialist dan jalur eskalasi untuk penyelesaian kendala.

Demo Aplikasi HRISPemilihan Aplikasi HRIS

Kenali proses HR yang dapat dibahas dalam konsultasi, persiapan aplikasi, dan pendampingan pengguna pada layanan ini.

Pengolahan Data Karyawan

Kelola data karyawan untuk administrasi HR dan payroll melalui Sigma HRIS atau Forte HRIS, dengan support yang responsif.

Aplikasi Absensi Karyawan

Kelola absensi karyawan sesuai jadwal kerja, cuti, dan izin untuk menyiapkan laporan kehadiran serta payroll yang lebih rapi.

Aplikasi Payroll

Kelola payroll karyawan, komponen gaji, pajak, dan potongan dengan Sigma HRIS atau Forte HRIS, didukung tim implementasi dan support.

Pertanyaan tentang Perencanaan Implementasi HRIS

Apakah implementasi terstruktur berarti prosesnya lama?

Tidak. Struktur membantu memperjelas pekerjaan dan keputusan agar tim tidak mengulang pembahasan. Persiapan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Berapa lama mapping kebutuhan?

Tim kami dapat membantu mapping dalam beberapa jam. Mapping merupakan pembahasan kebutuhan dan berbeda dari keseluruhan pelaksanaan implementasi.

Siapa penanggung jawab dari perusahaan?

Tetapkan perwakilan yang memahami proses HR dan payroll serta dapat mengonfirmasi kebijakan. Tim IT dilibatkan sesuai kebutuhan sistem.

Apakah semua modul harus dimulai sekaligus?

Tidak harus. Prioritas penggunaan dapat disepakati sesuai kebutuhan dan kesiapan, dengan memperhatikan hubungan data antarproses.

Apa yang diperiksa sebelum go live?

Data awal, konfigurasi, alur kerja, dan hasil proses diperiksa menggunakan contoh yang relevan. Pengguna juga perlu memahami pekerjaan utamanya.

Apakah pendampingan berhenti setelah go live?

Tidak. Pelanggan mendapatkan dukungan Application Specialist dan jalur eskalasi yang jelas untuk membantu penggunaan serta penyelesaian kendala.

Siapkan Rencana Implementasi bersama Tim Sigma

Ceritakan target penggunaan dan pekerjaan HR yang harus tetap berjalan. Kita bahas urutan persiapan, data yang diperlukan, dan pihak yang mengonfirmasi hasilnya.

Rencanakan ImplementasiLihat Sigma HRIS dan Forte HRIS