Pengajuan dan Kebijakan
Catat tujuan, jadwal, serta kebutuhan perjalanan. Gunakan kebijakan perusahaan sebagai acuan pemeriksaan dan persetujuan sebelum keberangkatan.
Aplikasi Perjalanan Dinas
Kelola perjalanan dinas dari pengajuan, uang muka, hingga laporan biaya melalui Sigma HRIS atau Forte HRIS. Bantu karyawan, atasan, HR, dan finance mengikuti proses yang sama dari persiapan sampai penyelesaian biaya.
Kelola Perjalanan Dinas dari Pengajuan hingga Penyelesaian Biaya
Perjalanan dinas melibatkan karyawan, atasan, HR, dan finance. Jika pengajuan, uang muka, serta bukti biaya tersimpan di tempat berbeda, tim harus mencari ulang informasi sebelum menyelesaikan pembayaran. Aplikasi perjalanan dinas membantu mengelola tujuan, persetujuan, kebutuhan dana, dan laporan pengeluaran dalam proses yang jelas agar setiap pihak mengetahui tugasnya.
Anggaran dan Uang Muka
Siapkan perkiraan biaya dan kebutuhan dana awal. Bedakan biaya yang disetujui dari uang muka yang diberikan kepada karyawan.
Realisasi dan Klaim
Setelah perjalanan, lengkapi pengeluaran aktual dan bukti pendukung. Cocokkan biaya dengan uang muka untuk menentukan pembayaran tambahan atau pengembalian dana.
Pembayaran dan Laporan
Koordinasikan data yang sudah disetujui dengan finance. Rekap perjalanan dan biaya membantu perusahaan meninjau penggunaan anggaran.
Satu Perjalanan Memerlukan Koordinasi Beberapa Pihak
Karyawan dapat mengajukan kunjungan cabang, menerima uang muka, lalu menyerahkan biaya aktual setelah kembali. Atasan meninjau kebutuhan perjalanan, sedangkan finance memeriksa pertanggungjawaban dan pembayaran. Pembagian tugas yang jelas membantu menghindari pengeluaran diproses dua kali atau dokumen terlewat.
Sebelum Berangkat
Konfirmasikan pengajuan, persetujuan, anggaran, dan kebutuhan dana.
Setelah Kembali
Lengkapi realisasi serta bukti pengeluaran sesuai kebijakan.
Selesaikan Administrasi
Cocokkan uang muka dengan biaya yang disetujui, lalu selesaikan sisa dana atau pembayaran tambahan.
Catat Penugasan dan Pengeluaran Setiap Perjalanan Dinas
Pengelolaan perjalanan dinas melibatkan tujuan pekerjaan, jadwal, persetujuan, dan administrasi biaya. Jika setiap tahap dicatat terpisah, HR dan finance bisa kesulitan mencocokkan pengajuan dengan pelaksanaan. Acuan perjalanan yang jelas membantu pihak terkait memahami alasan penugasan dan kebutuhan dananya. Setelah perjalanan selesai, catatan realisasi menjadi bahan pemeriksaan untuk menyelesaikan administrasi.
Karyawan menyiapkan pengajuan, atasan memeriksa kebutuhan perjalanan, dan finance menangani penyelesaian biaya. Setiap pihak membutuhkan informasi yang saling berkaitan. Jika catatannya terpisah, rincian yang sama bisa diminta berulang kali. Saat memilih aplikasi perjalanan dinas, mulai dari alur yang sudah digunakan perusahaan. Tentukan informasi yang diperlukan dan penanggung jawab setiap tahap, dari rencana keberangkatan sampai penyelesaian uang muka. Dengan begitu, pengguna mengetahui apa yang perlu dikerjakan berikutnya.
Selain perjalanan yang berjalan sesuai rencana, bahas juga contoh perubahan jadwal atau biaya. Misalnya, perjalanan diperpanjang atau hotel dibayar langsung oleh perusahaan. Kondisi tersebut memengaruhi anggaran, uang muka, dan biaya yang perlu dilaporkan karyawan. Gunakan contoh ini saat demo untuk melihat bagaimana HR serta finance memeriksa rencana dan pengeluaran aktual. Proses yang jelas membantu karyawan menyelesaikan administrasi tanpa mengabaikan kebutuhan pemeriksaan perusahaan.
Gunakan Satu Contoh Perjalanan untuk Membahas Seluruh Alur
Misalnya, karyawan mengunjungi cabang untuk mendukung kegiatan operasional. Pembahasan bisa dimulai dari tujuan dan anggaran, kemudian berlanjut ke uang muka dan realisasi pengeluaran. Saat memilih aplikasi perjalanan dinas, gunakan contoh tersebut untuk melihat kebutuhan koordinasi antara karyawan, atasan, dan finance. Alur yang tertata membantu tim mengetahui pekerjaan yang masih perlu diselesaikan pada setiap tahap.
Lihat pekerjaan yang masih sering tertunda setelah karyawan pulang dari perjalanan. Jika bukti biaya atau persetujuan harus dicari lagi, bagian itu perlu dirapikan. Gunakan satu penugasan sebagai contoh demo agar alurnya terlihat dari awal sampai selesai. Pembahasan ini membantu HR, finance, dan karyawan memahami perannya. Aplikasi kemudian dinilai dari kemudahan koordinasi serta penyelesaian administrasi, bukan hanya dari formulir pengajuan yang bisa diisi sebelum berangkat.
Sigma HRIS tersedia untuk on premises dan private cloud, sementara Forte HRIS berbasis cloud. Pilih sesuai kebutuhan operasional dan kebijakan IT perusahaan. Bawa contoh perjalanan atau administrasi biaya saat demo agar tim kami bisa membahas proses yang sesuai untuk HR dan finance. Kami membantu persiapan serta setup aplikasi dan menyediakan support saat pengguna membutuhkan bantuan setelah implementasi.
Pilih Sigma HRIS atau Forte HRIS Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Sigma HRIS dan Forte HRIS melayani UMKM hingga perusahaan besar. Perbedaannya ada pada pilihan pengelolaan sistem. Tim kami membantu Anda memilih sesuai kebutuhan operasional dan kebijakan IT.
Pilih Sigma HRIS untuk implementasi on premises di server sendiri atau private cloud. Tim kami mendampingi setup agar aplikasi sesuai dengan proses HR dan kebijakan IT perusahaan.
Pelajari Lebih Lanjut
Pilih Forte HRIS untuk penggunaan berbasis cloud. Tim kami membantu menentukan modul, menyiapkan data, dan mendampingi pengguna sesuai kebutuhan operasional HR.
Pelajari Lebih LanjutSigma HRIS dan Forte HRIS terus diupdate mengikuti kebutuhan pengguna, termasuk ESS, aplikasi mobile, dan dukungan teknologi AI powered. Lihat cara kerjanya melalui demo dengan contoh proses perusahaan Anda.
Bandingkan Pilihan ProdukPendampingan Implementasi
dan Support Aplikasi HRIS
Sigma Solusi Informatika telah mengembangkan sistem HR dan payroll selama lebih dari 10 tahun. Dengan pengalaman ini, tim kami dapat menyelesaikan mapping business process hanya dalam beberapa jam untuk memahami cara kerja perusahaan Anda.
Persiapan Data dan Setup Aplikasi
Cukup mulai dari data dan alur kerja yang sudah digunakan. Tim kami membantu persiapan, migrasi, dan setup agar aplikasi sesuai dengan proses perusahaan sejak awal.
Support Aplikasi Setelah Implementasi
Setelah aplikasi digunakan, tim support dan project manager tetap siap dihubungi. Kami membantu menjawab pertanyaan dan menangani kendala agar pekerjaan HR berjalan lancar.
Seputar Aplikasi Perjalanan Dinas
Apa itu aplikasi perjalanan dinas?
Aplikasi perjalanan dinas membantu mengelola pengajuan, anggaran, uang muka, realisasi, dan laporan biaya. Data tersebut memudahkan koordinasi karyawan, atasan, HR, dan finance.
Siapa yang terlibat dalam proses perjalanan dinas?
Karyawan, atasan, HR, dan finance dapat memiliki tugas berbeda. Alur serta hak akses ditentukan sesuai kebijakan perusahaan.
Apakah perjalanan antarcabang termasuk perjalanan dinas?
Dapat termasuk jika perusahaan menetapkannya sebagai tugas dinas. Kriteria dan biaya yang ditanggung mengikuti kebijakan internal.
Apakah aplikasi menggantikan sistem finance?
Aplikasi ini membantu administrasi perjalanan dinas. Untuk pembayaran dan pencatatan keuangan, prosesnya dapat dihubungkan dengan sistem finance sesuai kebutuhan integrasi perusahaan.
Apakah tersedia pilihan cloud dan server sendiri?
Sigma HRIS menggunakan on premises atau private cloud, sedangkan Forte HRIS berbasis cloud. Pilihan mengikuti kebijakan IT dan kebutuhan perusahaan.
Apa yang perlu disiapkan saat demo?
Bawa contoh pengajuan, kebijakan biaya, proses uang muka, pertanggungjawaban, serta alur pembayaran yang digunakan saat ini.
Diskusikan Kebutuhan Aplikasi Perjalanan Dinas
Bersama Tim Kami
Ceritakan pekerjaan yang ingin dipermudah dan kendala yang tim Anda hadapi. Kami siap menunjukkan cara kerja aplikasi, membantu setup, dan mendampingi penggunaannya.