Data untuk Pembayaran
Sepakati informasi penerima, nominal disetujui, referensi perjalanan, dan pusat biaya yang diperlukan finance. Tentukan sumber data yang digunakan bersama.
Integrasi Perjalanan Dinas ke Sistem Finance
Hubungkan perjalanan dinas ke sistem finance untuk proses pembayaran uang muka dan reimbursement sesuai sistem yang digunakan perusahaan. Tim kami membantu meninjau kebutuhan pertukaran data serta konfirmasi pembayaran bersama HR, finance, dan IT.
Teruskan Data yang Disetujui ke Finance untuk Pembayaran
Ketika data perjalanan harus diketik ulang ke sistem finance, tim perlu memeriksa nominal, penerima, dan referensi transaksi kembali. Integrasi sistem dapat membantu pertukaran informasi untuk kebutuhan pembayaran. Pelaksanaannya perlu menyesuaikan sistem tujuan, metode pertukaran data, hak akses, serta proses pemeriksaan yang digunakan perusahaan.
Metode Pertukaran Data
Tinjau fasilitas sistem finance, seperti API atau pertukaran file jika tersedia. Pilih pendekatan berdasarkan kemampuan kedua sistem dan kebutuhan operasional.
Status dan Rekonsiliasi
Bahas cara mengonfirmasi transaksi diterima, diproses, dibayar, atau gagal. Status pembayaran harus mengacu pada informasi yang dikonfirmasi oleh finance.
Kontrol Transaksi
Tentukan otorisasi, penanganan data tidak valid, dan pencegahan transaksi ganda. Proses koreksi perlu dapat ditelusuri oleh pihak yang berwenang.
Pengiriman Data Berhasil Belum Berarti Pembayaran Selesai
Data reimbursement dapat diterima sistem finance tetapi masih menunggu jadwal pembayaran atau pemeriksaan rekening. Karena itu, proses perlu membedakan penerimaan data dari hasil pembayaran. Tim juga perlu menyepakati cara menangani kegagalan dan pengiriman ulang agar transaksi tidak dibuat ganda.
Petakan Sistem Tujuan
Siapkan dokumentasi serta contoh data pembayaran dari tim finance dan IT.
Sepakati Alur Data
Tentukan pemetaan kolom, otorisasi, referensi unik, dan konfirmasi status.
Uji Skenario Pembayaran
Periksa transaksi berhasil, gagal, koreksi, dan pengiriman ulang sebelum penggunaan operasional.
Tentukan Data Pembayaran yang Dikirim ke Sistem Finance
Integrasi perjalanan dinas dengan sistem finance bertujuan mengurangi pencatatan ulang informasi yang diperlukan untuk pembayaran. Kebutuhannya perlu dibahas berdasarkan sistem tujuan, format data, dan prosedur perusahaan. Cocokkan kode karyawan, nomor pengajuan, dan nominal yang disetujui agar HRIS dan sistem finance mencatat transaksi yang sama. Support teknis perlu dicek bersama sebelum menentukan cara pertukaran datanya.
Pertukaran data antarsistem perlu dimulai dari definisi informasi yang sama. Nama karyawan, kode biaya, dan referensi transaksi mungkin disusun berbeda pada HRIS dan sistem finance. Jika pemetaan belum jelas, pengiriman data tidak otomatis mengurangi pekerjaan pencocokan. Kebutuhan integrasi perlu dicek berdasarkan kemampuan sistem tujuan dan mekanisme yang tersedia. Perusahaan bisa menyiapkan contoh format dan proses pembayaran yang digunakan. Informasi tersebut membantu pembahasan teknis tetap berhubungan dengan kebutuhan operasional, termasuk siapa yang bertanggung jawab memeriksa hasil dan menangani perbedaan.
Bahas juga proses ketika data perlu dikoreksi, dikirim ulang, atau belum mendapat konfirmasi dari sistem finance. Setiap transaksi perlu memiliki referensi yang jelas agar tim dapat memeriksa apakah data sudah diterima sebelum mencoba kembali. Saat diskusi teknis, gunakan contoh klaim yang disetujui tetapi belum dibayar untuk memastikan kedua status dapat dibedakan. Tentukan siapa yang memeriksa hasil pengiriman dan siapa yang menangani kendala. Dengan pembagian tugas ini, HR, finance, dan IT mengetahui langkah yang perlu dilakukan saat integrasi digunakan.
Bedakan Persetujuan Klaim dan Konfirmasi Pembayaran
Misalnya, klaim telah disetujui di HRIS tetapi belum masuk jadwal pembayaran finance. Kedua status tersebut perlu dijelaskan agar pengguna tidak menganggap pembayaran sudah selesai. Dalam pembahasan integrasi, sertakan kebutuhan pemeriksaan data ganda, penanganan pengiriman yang belum berhasil, dan konfirmasi hasil. Kesepakatan ini membantu tim merancang alur yang bisa dioperasikan dan diperiksa dengan jelas.
Libatkan finance dan IT sejak pembahasan integrasi agar kebutuhan pembayaran dan kemampuan sistem tujuan dapat diperiksa bersama. Siapkan contoh format data dan transaksi, termasuk kasus pengiriman gagal atau data yang perlu dikoreksi. Tim kami membantu meninjau dukungan yang tersedia sebelum implementasi. Pembahasan ini memastikan perusahaan mengetahui cara menggunakan integrasi, memeriksa hasilnya, dan menangani kendala dalam operasional setiap hari.
Sigma HRIS tersedia untuk on premises dan private cloud, sementara Forte HRIS berbasis cloud. Pilih sesuai kebutuhan operasional dan kebijakan IT perusahaan. Bawa contoh perjalanan atau administrasi biaya saat demo agar tim kami bisa membahas proses yang sesuai untuk HR dan finance. Kami membantu persiapan serta setup aplikasi dan menyediakan support saat pengguna membutuhkan bantuan setelah implementasi.
Pilih Sigma HRIS atau Forte HRIS Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Sigma HRIS dan Forte HRIS melayani UMKM hingga perusahaan besar. Perbedaannya ada pada pilihan pengelolaan sistem. Tim kami membantu Anda memilih sesuai kebutuhan operasional dan kebijakan IT.
Pilih Sigma HRIS untuk implementasi on premises di server sendiri atau private cloud. Tim kami mendampingi setup agar aplikasi sesuai dengan proses HR dan kebijakan IT perusahaan.
Pelajari Lebih Lanjut
Pilih Forte HRIS untuk penggunaan berbasis cloud. Tim kami membantu menentukan modul, menyiapkan data, dan mendampingi pengguna sesuai kebutuhan operasional HR.
Pelajari Lebih LanjutSigma HRIS dan Forte HRIS terus diupdate mengikuti kebutuhan pengguna, termasuk ESS, aplikasi mobile, dan dukungan teknologi AI powered. Lihat cara kerjanya melalui demo dengan contoh proses perusahaan Anda.
Bandingkan Pilihan ProdukPendampingan Implementasi
dan Support Aplikasi HRIS
Sigma Solusi Informatika telah mengembangkan sistem HR dan payroll selama lebih dari 10 tahun. Dengan pengalaman ini, tim kami dapat menyelesaikan mapping business process hanya dalam beberapa jam untuk memahami cara kerja perusahaan Anda.
Persiapan Data dan Setup Aplikasi
Cukup mulai dari data dan alur kerja yang sudah digunakan. Tim kami membantu persiapan, migrasi, dan setup agar aplikasi sesuai dengan proses perusahaan sejak awal.
Support Aplikasi Setelah Implementasi
Setelah aplikasi digunakan, tim support dan project manager tetap siap dihubungi. Kami membantu menjawab pertanyaan dan menangani kendala agar pekerjaan HR berjalan lancar.
Seputar Integrasi Sistem
Apakah integrasi dapat digunakan untuk pembayaran uang muka dan reimbursement?
Ya, pembayaran uang muka dan reimbursement dapat menjadi bagian dari kebutuhan integrasi. Alur serta data yang dikirim disesuaikan dengan sistem finance dan kewenangan pembayaran perusahaan.
Apa yang menentukan dukungan integrasi ke sistem finance?
Dukungan bergantung pada cara sistem finance menerima dan menyediakan data, seperti API atau format file. Tim kami bersama IT meninjau fasilitas tersebut sebelum menentukan alur integrasi.
Apakah integrasi otomatis memindahkan uang?
Pertukaran data ke sistem finance berbeda dari eksekusi pembayaran. Pelaksanaan transfer mengikuti otorisasi dan layanan pembayaran yang digunakan perusahaan.
Bagaimana menangani pengiriman ulang?
Gunakan referensi transaksi yang disepakati dan pemeriksaan status sebelum mencoba ulang. Rancangan integrasi perlu mencakup pencegahan pembayaran ganda.
Data apa yang perlu dibawa saat diskusi integrasi?
Nama sistem finance, dokumentasi antarmuka, contoh format pembayaran, pusat biaya, dan alur konfirmasi status akan membantu pemetaan kebutuhan.
Apakah integrasi tersedia tanpa penyesuaian?
Ruang lingkup, konfigurasi, serta kebutuhan pengembangan ditentukan setelah memeriksa sistem dan proses perusahaan. Tim kami membantu meninjau kesesuaiannya saat diskusi teknis.
Diskusikan Kebutuhan Integrasi Sistem
Bersama Tim Kami
Ceritakan pekerjaan yang ingin dipermudah dan kendala yang tim Anda hadapi. Kami siap menunjukkan cara kerja aplikasi, membantu setup, dan mendampingi penggunaannya.