Pola Jam Kerja
Siapkan jam masuk, pulang, dan istirahat yang digunakan. Jelaskan perbedaan pola antarbagian atau lokasi.
Aplikasi Jadwal dan Shift Kerja
Atur jadwal dan shift kerja karyawan sebagai acuan absensi di setiap departemen atau cabang melalui Sigma HRIS atau Forte HRIS. Perubahan jadwal lebih mudah ditindaklanjuti ketika karyawan, atasan, dan HR menggunakan acuan yang sama.
Atur Jam Kerja dan Pembagian Shift
untuk Setiap Kelompok Karyawan
Perusahaan dengan beberapa pola kerja perlu memastikan jadwal yang dipakai adalah versi terbaru. Perubahan shift yang hanya disampaikan lewat pesan dapat membuat catatan kehadiran terbaca dengan acuan yang salah.
Penempatan Karyawan pada Jadwal Shift
Tentukan karyawan atau kelompok yang mengikuti setiap shift. Dalam satu cabang, tim operasional dan administrasi bisa memiliki jam kerja berbeda.
Perubahan Jadwal
Catat siapa yang menyetujui perubahan dan sejak kapan jadwal baru berlaku. HR perlu mengetahui hasil keputusan sebelum memeriksa absensi.
Shift Lintas Hari
Jika jam kerja melewati tengah malam, jelaskan pola tersebut saat konsultasi agar kebutuhan pencatatannya dibahas dengan tepat.
Menyesuaikan Catatan Absensi
Saat Karyawan Berganti Shift
Sebagai contoh, karyawan menggantikan rekan pada shift malam. Catatan waktunya perlu diperiksa menggunakan jadwal pengganti yang telah disetujui, bukan hanya jadwal awal. Koordinasi antara atasan dan HR membantu mencegah salah pembacaan.
Tim kami membantu memahami pola kerja perusahaan dan kebutuhan setup Sigma HRIS atau Forte HRIS. Siapkan contoh jadwal normal serta kasus perubahan yang sering terjadi agar demo lebih sesuai.
Kalender Kerja & Hari Libur
Sesuaikan pemeriksaan kehadiran dan periode cuti dengan kalender kerja & hari libur yang berlaku di perusahaan.
Aplikasi Absensi Karyawan
Kelola catatan jam masuk dan pulang melalui aplikasi absensi karyawan agar pemeriksaan kehadiran menggunakan data karyawan yang sesuai.
Gunakan Jadwal Shift Terbaru untuk Memeriksa Absensi
Pengaturan shift perlu mempertimbangkan kebutuhan operasional dan penempatan karyawan. Jadwal yang sering berubah tanpa update catatan akan menyulitkan pemeriksaan keterlambatan, ketidakhadiran, atau kebutuhan pengganti. Karena itu, perusahaan perlu menentukan kapan jadwal dipublikasikan, siapa yang bisa mengajukan perubahan, dan bagaimana perubahan yang disetujui menjadi acuan bagi HR dan karyawan.
Penyusunan jadwal kerja perlu menjaga kebutuhan layanan tanpa membuat administrasi sulit diikuti. Dalam satu perusahaan, pola kerja kantor bisa berbeda dari tim produksi atau layanan pelanggan. Menyamakan seluruh pola justru bisa menyulitkan pembacaan absensi. Gunakan pola shift perusahaan sebagai contoh saat membahas kebutuhan aplikasi jadwal kerja. Perusahaan bisa menyiapkan contoh siklus, pembagian kelompok, dan perubahan yang sering terjadi. Informasi ini membantu menentukan pengaturan yang relevan dan mengurangi penafsiran berbeda antara jadwal yang direncanakan dan jadwal yang dijalankan.
Tentukan kapan perubahan shift harus disampaikan kepada karyawan dan HR. Ketika pertukaran shift disetujui, karyawan dan pihak yang memeriksa kehadiran harus mengetahui acuan barunya. Tanpa koordinasi tersebut, HR mungkin menilai catatan berdasarkan jadwal lama. Saat mengecek aplikasi, gunakan contoh pertukaran mendadak dan penugasan lintas kelompok untuk membahas kebutuhannya. Dengan begitu, atasan tetap dapat menyesuaikan shift dan HR mengetahui jadwal terbaru yang harus dipakai. Pengaturan yang sesuai membantu atasan membagi pekerjaan sekaligus memudahkan HR menyiapkan rekap tanpa terlalu banyak klarifikasi tambahan.
Atur Shift Malam yang Berakhir Keesokan Hari
Contoh penting adalah shift malam yang dimulai pada satu hari dan berakhir keesokan harinya. Tim perlu menyepakati pengelompokan catatan masuk dan pulang agar laporan mudah dibaca. Pertukaran shift antarkaryawan juga perlu memiliki persetujuan yang jelas. Saat memilih aplikasi jadwal kerja, gunakan pola kerja yang paling sering menimbulkan pertanyaan untuk menilai kesesuaian setup dengan kebutuhan operasional.
Jadwal yang mudah dipahami membantu karyawan mengetahui waktu kerjanya dan membantu HR membaca absensi dengan benar. Karena itu, libatkan orang yang menyusun shift saat demo. Tunjukkan pola kerja yang paling sering digunakan serta perubahan yang biasa terjadi. Misalnya pergantian kelompok atau pertukaran jadwal antarkaryawan. Pembahasan dengan contoh seperti ini lebih berguna untuk setup daripada hanya memakai jadwal kerja yang paling sederhana dan belum mewakili operasional perusahaan.
Anda bisa membahas kebutuhan absensi bersama tim Sigma Solusi Informatika. Sigma HRIS menyediakan pilihan on premises dan private cloud, sedangkan Forte HRIS berbasis cloud. Pemilihannya mengikuti kebutuhan operasional serta kebijakan IT perusahaan. Bawa contoh jadwal atau rekap yang biasa dipakai agar demo lebih konkret. Tim kami membantu persiapan dan setup aplikasi, serta menyediakan support ketika pengguna membutuhkan bantuan setelah sistem berjalan.
Pilih Sigma HRIS atau Forte HRIS Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Sigma HRIS dan Forte HRIS melayani UMKM hingga perusahaan besar. Perbedaannya ada pada pilihan pengelolaan sistem. Tim kami membantu Anda memilih sesuai kebutuhan operasional dan kebijakan IT.
Pilih Sigma HRIS untuk implementasi on premises di server sendiri atau private cloud. Tim kami mendampingi setup agar aplikasi sesuai dengan proses HR dan kebijakan IT perusahaan.
Pelajari Lebih Lanjut
Pilih Forte HRIS untuk penggunaan berbasis cloud. Tim kami membantu menentukan modul, menyiapkan data, dan mendampingi pengguna sesuai kebutuhan operasional HR.
Pelajari Lebih LanjutSigma HRIS dan Forte HRIS terus diupdate mengikuti kebutuhan pengguna, termasuk ESS, aplikasi mobile, dan dukungan teknologi AI powered. Lihat cara kerjanya melalui demo dengan contoh proses perusahaan Anda.
Bandingkan Pilihan ProdukPendampingan Implementasi
dan Support Aplikasi HRIS
Sigma Solusi Informatika telah mengembangkan sistem HR dan payroll selama lebih dari 10 tahun. Dengan pengalaman ini, tim kami dapat menyelesaikan mapping business process hanya dalam beberapa jam untuk memahami cara kerja perusahaan Anda.
Persiapan Data dan Setup Aplikasi
Cukup mulai dari data dan alur kerja yang sudah digunakan. Tim kami membantu persiapan, migrasi, dan setup agar aplikasi sesuai dengan proses perusahaan sejak awal.
Support Aplikasi Setelah Implementasi
Setelah aplikasi digunakan, tim support dan project manager tetap siap dihubungi. Kami membantu menjawab pertanyaan dan menangani kendala agar pekerjaan HR berjalan lancar.
Seputar Jadwal & Shift Kerja
Bagaimana jika jadwal kerja berbeda antar cabang?
Jadwal tiap cabang dapat dibahas sesuai pola kerja dan kebutuhan operasionalnya. Siapkan contoh shift serta alur perubahan jadwal agar tim kami dapat menyesuaikan pengaturan aplikasi.
Apa yang perlu disiapkan untuk konsultasi?
Tim kami membantu memahami pola kerja perusahaan dan kebutuhan setup Sigma HRIS atau Forte HRIS. Siapkan contoh jadwal normal serta kasus perubahan yang sering terjadi agar demo lebih sesuai.
Bagaimana memilih Sigma HRIS atau Forte HRIS?
Sigma HRIS tersedia untuk implementasi on premises dan private cloud. Forte HRIS berbasis cloud. Pilihan mengikuti kebutuhan perusahaan dan kebijakan IT, dengan bantuan tim kami saat konsultasi serta demo.
Bagaimana membaca shift yang melewati tengah malam?
Tentukan acuan tanggal kerja serta pasangan waktu masuk dan pulang sesuai pola shift. Pengaturan tersebut perlu diperiksa menggunakan contoh data nyata.
Bagaimana menangani pertukaran jadwal karyawan?
Catat jadwal pengganti dan persetujuan sesuai kewenangan. Data kehadiran perlu dibandingkan dengan jadwal yang sudah disepakati.
Apa perbedaan jadwal rencana dan kehadiran aktual?
Jadwal menunjukkan waktu kerja yang ditetapkan. Kehadiran aktual berasal dari catatan masuk dan pulang yang perlu ditinjau terhadap jadwal tersebut.
Bahas Kebutuhan Jadwal & Shift Kerja
Bersama Tim Kami
Ceritakan pekerjaan yang ingin dipermudah dan kendala yang tim Anda hadapi. Kami siap menunjukkan cara kerja aplikasi, membantu setup, dan mendampingi penggunaannya.