Identitas Pengguna
Pastikan akun terhubung dengan data karyawan yang benar. Identitas yang konsisten membantu pemeriksaan saat ada perubahan penempatan atau status kerja.
Aplikasi Akses Karyawan
Kelola akses karyawan ke informasi, pengajuan, dan layanan ESS sesuai peran melalui Sigma HRIS atau Forte HRIS. Tinjau kembali kewenangan saat karyawan berganti jabatan, pindah tim, atau keluar dari perusahaan.
Karyawan Mengakses Informasi yang Sesuai dengan Perannya
Kebutuhan akses seorang karyawan berbeda dari atasan, HR, atau finance. Perusahaan perlu menentukan siapa yang dapat melihat informasi, membuat pengajuan, dan mengambil keputusan. Pengelolaan akses karyawan membantu menjaga layanan ESS tetap mudah digunakan tanpa memberikan kewenangan yang tidak diperlukan untuk pekerjaan pengguna.
Peran dan Layanan
Tentukan menu serta tindakan yang tersedia untuk tiap peran. Bedakan kebutuhan melihat data dari kewenangan memeriksa atau menyetujui.
Cakupan Data Tim
Atasan memerlukan informasi tim sesuai tanggung jawabnya. Perubahan struktur perlu diikuti pemeriksaan cakupan akses.
Perubahan dan Penonaktifan
Tinjau akses ketika karyawan berpindah tugas atau keluar. Penonaktifan akun perlu dikoordinasikan dengan proses administrasi terkait.
Tinjau Kembali Akses Saat Tanggung Jawab Berubah
Karyawan yang menjadi atasan dapat memerlukan akses persetujuan dan ringkasan tim. Sebaliknya, tanggung jawab yang sudah berakhir tidak seharusnya terus menjadi dasar kewenangan. Pemeriksaan perubahan membantu perusahaan menyesuaikan akses dengan peran yang memang berlaku.
Daftarkan Hak Akses Setiap Pengguna
Daftarkan layanan, tindakan, dan cakupan data untuk tiap pengguna.
Periksa Akun
Cocokkan identitas serta penempatan sebelum akses diberikan.
Lakukan Review
Tinjau ulang kewenangan saat terjadi perubahan tugas atau status karyawan.
Hak Akses Karyawan Perlu Mengikuti Tanggung Jawabnya
Pengaturan akses membantu perusahaan menentukan informasi dan tindakan yang tersedia bagi setiap pengguna. Kebutuhan karyawan, atasan, dan administrator tentu berbeda. Karena itu, akses sebaiknya disusun berdasarkan peran dan lingkup pekerjaan, bukan sekadar kemudahan saat setup. Review juga diperlukan ketika terjadi mutasi, perubahan tanggung jawab, atau penyelesaian hubungan kerja.
Pembagian akses perlu mengikuti kebutuhan pekerjaan dan perubahan organisasi. Hak yang sesuai saat awal bergabung mungkin perlu dicek ketika karyawan pindah unit atau mendapat tanggung jawab baru. Jika perubahan tidak dikoordinasikan, informasi yang tersedia bisa tidak lagi sesuai kebutuhan pengguna. Saat membahas akses karyawan, gunakan contoh peran dan data yang boleh diakses setiap pengguna. Perusahaan bisa menentukan pihak yang menyetujui dan mengupdate pengaturan. Kejelasan ini membantu penggunaan tetap praktis tanpa memberikan kewenangan yang lebih luas hanya untuk mengatasi kebutuhan sementara.
Kelompokkan akses berdasarkan pekerjaan yang dilakukan. Karyawan dapat membutuhkan akses ke kehadiran dan pengajuannya, sedangkan atasan memerlukan informasi tim serta persetujuan. Saat demo, coba aktivitas dari setiap peran untuk memeriksa pengaturan yang sesuai. Tentukan juga siapa yang mengajukan, menyetujui, dan menjalankan perubahan akses saat karyawan pindah bagian atau keluar. Dengan pembagian tugas tersebut, HR dan IT mengetahui tanggung jawabnya dalam menjaga akses tetap sesuai kebutuhan pekerjaan.
Periksa Akses melalui Contoh Peran yang Berbeda
Misalnya, seorang atasan perlu melihat informasi tim sesuai kewenangannya, sementara karyawan mengakses layanan untuk kebutuhannya sendiri. Dalam pembahasan aplikasi akses karyawan, gunakan contoh kedua peran tersebut dan kondisi perubahannya. Tujuannya adalah memastikan proses administrasi tetap praktis sekaligus menjaga informasi tersedia hanya bagi pengguna yang memang membutuhkannya dalam pekerjaan.
Uji akses dengan contoh pekerjaan dari beberapa peran. Karyawan, atasan, dan HR mungkin membuka aplikasi yang sama, tetapi kebutuhan informasinya berbeda. Saat demo, tunjukkan tindakan yang perlu dilakukan setiap pihak. Bahas juga perubahan akses ketika seseorang pindah bagian atau keluar. Dengan pengaturan yang jelas, pengguna memperoleh akses sesuai tugasnya dan HR serta IT memiliki proses yang sama untuk menangani perubahan.
Sigma HRIS dan Forte HRIS menyediakan layanan ESS yang terus dikembangkan bersama aplikasi mobile. Sigma HRIS tersedia untuk on premises dan private cloud, sedangkan Forte HRIS berbasis cloud. Gunakan contoh kebutuhan karyawan saat demo agar Anda bisa melihat proses yang sesuai. Tim kami membantu persiapan penggunaan, pengenalan aplikasi, dan support ketika karyawan atau tim HR mengalami kendala.
Pilih Sigma HRIS atau Forte HRIS Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Sigma HRIS dan Forte HRIS melayani UMKM hingga perusahaan besar. Perbedaannya ada pada pilihan pengelolaan sistem. Tim kami membantu Anda memilih sesuai kebutuhan operasional dan kebijakan IT.
Pilih Sigma HRIS untuk implementasi on premises di server sendiri atau private cloud. Tim kami mendampingi setup agar aplikasi sesuai dengan proses HR dan kebijakan IT perusahaan.
Pelajari Lebih Lanjut
Pilih Forte HRIS untuk penggunaan berbasis cloud. Tim kami membantu menentukan modul, menyiapkan data, dan mendampingi pengguna sesuai kebutuhan operasional HR.
Pelajari Lebih LanjutSigma HRIS dan Forte HRIS terus diupdate mengikuti kebutuhan pengguna, termasuk ESS, aplikasi mobile, dan dukungan teknologi AI powered. Lihat cara kerjanya melalui demo dengan contoh proses perusahaan Anda.
Bandingkan Pilihan ProdukPendampingan Implementasi
dan Support Aplikasi HRIS
Sigma Solusi Informatika telah mengembangkan sistem HR dan payroll selama lebih dari 10 tahun. Dengan pengalaman ini, tim kami dapat menyelesaikan mapping business process hanya dalam beberapa jam untuk memahami cara kerja perusahaan Anda.
Persiapan Data dan Setup Aplikasi
Cukup mulai dari data dan alur kerja yang sudah digunakan. Tim kami membantu persiapan, migrasi, dan setup agar aplikasi sesuai dengan proses perusahaan sejak awal.
Support Aplikasi Setelah Implementasi
Setelah aplikasi digunakan, tim support dan project manager tetap siap dihubungi. Kami membantu menjawab pertanyaan dan menangani kendala agar pekerjaan HR berjalan lancar.
Seputar Akses Karyawan
Apakah akses karyawan hanya berarti akun login?
Akses karyawan mencakup lebih dari akun login. Pengaturannya menentukan informasi yang dapat dilihat, tindakan yang boleh dilakukan, dan cakupan data sesuai peran pengguna.
Apakah semua karyawan dapat melihat data rekan kerja?
Akses ke data rekan kerja dibatasi sesuai peran dan kebutuhan tugas. Karyawan, atasan, dan HR dapat memiliki cakupan informasi yang berbeda.
Bagaimana menangani perubahan jabatan atau atasan?
Update data penempatan dan periksa dampaknya terhadap menu, informasi tim, serta kewenangan persetujuan.
Apa yang perlu dilakukan jika pengguna tidak dapat masuk?
Periksa identitas akun dan ikuti prosedur bantuan perusahaan. Jangan membagikan akun atau kata sandi kepada pengguna lain.
Apakah ESS otomatis menutup semua akses ketika karyawan keluar?
Penutupan akun ESS mengikuti pengaturan perusahaan. Untuk aplikasi lain, HR dan IT perlu memastikan aksesnya juga ditangani melalui proses offboarding yang sesuai.
Apa bahan yang membantu diskusi hak akses?
Siapkan daftar peran, jenis informasi, tindakan yang diizinkan, dan contoh perubahan penempatan yang perlu ditangani.
Diskusikan Kebutuhan Akses Karyawan
Bersama Tim Kami
Ceritakan pekerjaan yang ingin dipermudah dan kendala yang tim Anda hadapi. Kami siap menunjukkan cara kerja aplikasi, membantu setup, dan mendampingi penggunaannya.